5 outils pour tripler votre productivité sans efforts et vous éviter le burn out

outils productivité location saisonniere

 

 

Comme vous le savez, nous avons une un emploi du temps chargé avec Gwendoline.

 

Une des questions qui revient souvent sur le blog, est :

 

« comment faites-vous pour concilier vie familiale avec trois enfants en bas âge, vie professionnelle de cadres sup, gestion de vos gîtes, et blogging. »

 

Généralement,  nous nous contentons de sourire, pour toute réponse.

J’ai décidé aujourd’hui de vous donner nos secrets

 

 

Ce qui est sûr, c’est que nous ne sommes pas sur-humains 🙂

 

Nous avons tout simplement fait la chasse aux activités inutiles,

et essayé d’optimiser notre productivité dans tout ce que nous faisons.

 

Gare aux passes temps inutiles, halte à la procrastination

 

Par exemple, cela fait bien longtemps que nous avons arrêté de regarder la télévision, pour autre chose que regarder les dessins animés avec nos enfants le matin…

 

D’ailleurs, avez-vous déjà vu des publicités pour une Porsche ou une Ferrari à la télévision ?

Vous êtes-vous demandé pourquoi ?

 

Et bien, nous pensons, tout simplement, que le public capable de se payer de tels bolides, ne regarde pas la télévision non plus.

Ces gens, riches, ont peut-être mieux à faire : s’occuper de leur business, qui se trouve être aussi leur passion.

 

Mais au-delà de ces gains de productivité, et de concentration, qui relèvent de la volonté, il y a également des outils numériques et physiques que nous utilisons et que nous aimerions partager avec vous, tellement ils sont puissants.

 

 

 

maitre du temps location courte durée

 

 

 

L’essentiel à retenir pour tripler facilement votre productivité

 

5 outils ont véritablement changé notre vie

Je vous les présente dans les détails, du classique au plus inattendu, mais aussi plus efficace

 

1/ Les mails pré-rédigés avec Google Docs

2/ Les fichiers stockés en ligne et accessibles sur Google Drive en 2 clics

3/ Trello pour ne jamais rien oublier et rester concentré et diablement efficace

4/ La publication automatique sur le Bon Coin avec notre logiciel “maison”

5/ La dictée automatique professionnelle avec la solution Dicma

 

 

 

 

 

1/ Les mails préformatés, des réponses complètes accessibles en 2 clics

 

 

mail rapide en clic locataire

 

Pour la gestion de nos gîtes, et vous pouvez vous en inspirer, dans un objectif d’automatisation, nous utilisons ce que nous appelons des mails préformatés.

 

Les mails préformatés, que vous pouvez très facilement créer depuis votre compte Gmail par exemple, ou alors depuis un compte Google Docs, sont tout simplement des mails que vous avez rédigé à l’avance et qui sont des mails prêts à l’emploi.

 

Grâce à eux, vous avez vous la main des réponses préformatées, extrêmement utiles et maniables.

 

Il s’agit d’avoir des réponses toutes faites pour la plupart des demandes que vous recevez à propos de vos gîtes.

Par exemple, lorsqu’un voyageur souhaite réserver un de vos hébergements, au lieu de répondre par une phrase lapidaire en disant :

 

“oui c’est dispo, le prix est 320 € la semaine.”

….

 

Vous pouvez utiliser une réponse préformatée bien plus complète, qui va attirer l’attention de votre voyageur, et l’intéresser.

 

Dans ce cas, en juste:

  • un clic pour “copier”
  • et un clic pour “coller”
  • vous pouvez en seulement 2 secondes répondre quelque chose du style :

 

« je vous remercie pour votre intérêt dans mon appartement.

Je pense effectivement qu’il correspondra tout à fait à vos attentes pour votre séjour.

Il est très bien situé, au calme, et tout équipé, y compris le wi-fi est une literie de grande qualité.

Il est disponible pour vous, au tarif préférentiel de 320€ la semaine

Nous connaissons très bien la région, que nous apportons que nous arpentons depuis au moins une dizaine d’années. Nous pourrons donc vous donner tous les conseils nécessaires pour vos visites, en fonction de vos centres d’intérêt »

 

Cette réponse, est une réponse préformatée, dans le sens où vous pouvez l’utiliser pour tous vos clients.

 

Il vous suffit donc de copier coller cette réponse depuis Google Docs ou alors d’utiliser les réponses préformatées de Gmail, pour pouvoir les envoyer :

  • immédiatement
  • de n’importe où

 

Vous pouvez bien sûr compléter ces réponses préformatées avec une personnalisation.

Je vous le conseille d’ailleurs fortement.

Vous pouvez ainsi consacrer une partie du temps que vous auriez passé à faire votre réponse basique, pour mettre le nom de votre interlocuteur par exemple, et une petite référence à son origine.

Par exemple, s’il s’agit d’un couple qui fait une randonnée à vélo, vous pouvez préciser que l’itinéraire est plat jusqu’à votre appartement.

 

 

De cette manière, au contraire d’une réponse aseptisée, vous apportez une énorme plus-value à vos clients potentiels.

 

Et sans vous fatiguer.

 

 

 

2/ Google Drive, pour aller encore plus loin et bluffer vos voyageurs en 2 clics supplémentaires

 

 

cloud mail locataires gite

 

 

 

Google drive vous permet d’aller au-delà encore de la réponse préformatée.

C’est le niveau supérieur qui va vraiment provoquer un effet “WAHOUU” chez vos voyageurs.

 

Pour notre part, nous utilisons Google drive, mais il s’agit d’un simple espace de stockage en ligne, un cloud.

Vous pouvez donc tout à fait utiliser un autre à la place un autre Cloud, que ce soit I Cloud, Dropbox, ou que sais-je encore !

 

Comment utilisons-nous Google Drive ?

 

Une fois que nous avons copié / collé notre réponse préformatée, nous cliquons dans “ajouter une pièce jointe” et là, vous verrez qu’il y a un petit nuage qui apparaît, c’est le symbole du Cloud.

Cela vous permet d’accéder directement à vos documents stockés en ligne depuis Google Drive, depuis n’importe où dans le monde et n’importe quelle situation, en particulier depuis votre Smartphone.

Petite confidence, nous le faisons même parfois en conduisant… pas bien 🙂

 

Avec Google Drive, vous pouvez ajouter des pièces jointes à vos mails sans avoir à être derrière votre ordinateur.

 

Souvent, nous ajoutons plusieurs documents (tant qu’à faire !) :

  • un itinéraire d’accès
  • un guide pour visiter la région
  • un recueil des questions qui nous sont souvent posées

 

Vous n’imaginez sûrement pas à quel point cette attention (qui je le rappelle prend quelques secondes), donne une plus-value supplémentaire pour les voyageurs, qui l’apprécient énormément.

Et cela se traduit dans les commentaires. Par exemple, celui-ci reçu sur Airbnb :

 

” Pierre et Gwendoline ont tout fait pour que nous passions un bon séjour, même avant notre arrivée. Dès le premier contact, nous ont été fournis des PDF avec toutes les informations possiblement nécessaires, que ce soit pour le logement où le séjour à Montélimar.

L’hôte était des plus arrangeant pour la remise des clefs.

Pour ce qui est du logement, tout était au top. Le studio est nickel et superbement décoré, il offre un joli panorama, calme et sérénité, … On apprécie également le paquet de friandises en cadeau de bienvenue. Au niveau équipements, tout a été pensé pour que nous ne manquions de rien.

Ce logement offre un très bon rapport qualité/prix, je le recommande vivement, il m’évitera une nouvelle recherche pour un éventuel nouveau séjour “

 

Avec l’utilisation combinée des mails préformatés et de Google drive, vous pouvez envoyer un mail extrêmement intéressant et personnalisé à chacun de vos clients, tout en étant être extrêmement réactif.

Sans que cela ne vous coût plus que quelques secondes.

 

Une fois que vous avez rédigé une seule fois votre réponse, elle est réutilisable en infini, en quelques secondes, sans aucun effort, presque sans y penser.

 

Quand je dis sans y penser, c’est très important.

En effet, votre cerveau est constamment encombré d’énormément de sollicitations.

 

Le fait de pouvoir répondre immédiatement aux demandes de vos clients, vous permet de sortir cela de votre esprit, et de vous consacrer pleinement et de manière concentrée, aux tâches que vous êtes en train de faire, et qui sont beaucoup plus importantes, et stratégiques.

 

 

 

 

3/ L’outil de planification en ligne Trello, pour vous vider l’esprit de l’inutile

 

trello idees organiser

 

 

Il existe une multitude d’outils de planification, d’organisation, de gestion de projet, que vous pouvez utiliser en ligne.

 

Certains d’entre vous, sont probablement fans de l’application qui s’appelle Evernote.

 

Pour notre part, nous la trouvons un petit peu compliquée pour notre usage, et nous préférons utiliser Trello.

En fait, nous sommes toujours en recherche de la simplicité.

Trello est donc un outil très simple à utiliser, depuis votre smartphone

il permet de présenter toutes les tâches que vous avez à faire,

sous forme de tableau.

 

Vous pouvez partager ces tableaux avec :

  • vos collaborateurs,
  • votre équipe d’ouvriers,
  • votre femme de ménage…

 

Encore une fois, l’objectif est d’y voir clair dans votre esprit, et de ne pas l’encombrer de choses qui ne sont pas importantes immédiatement.

 

Ainsi, à chaque fois que nous avons une demande particulière, ou qu’une idée traverse notre esprit, nous la notons dans Trello, dans le tableau correspondant.

Il suffit de taper votre idée, puis “ajouter”

 

Cela nous prend moins de 10 secondes, et cela permet de sortir cette idée de votre esprit, toujours dans un objectif d’être concentré sur ce que vous faites, sans être distrait constamment, et donc en restant très efficace.

 

Ensuite, nous regardons l’intégralité des tableaux une fois par semaine.

 

Nous classons les tâches en fonction de leur ordre de priorité, et cela fait notre planning de la semaine suivante.

C’est tout simple, mais diablement efficace.

Essayez, et vous verrez à quel point votre esprit cela libéré, vous ne pourrez plus vous en passer.

 

 

 

 

4/ Le logiciel de publication automatique “maison” pour Le Bon Coin

 

 

logiciel publication automatique le bon coin

 

 

Nous apprécions beaucoup le fait de travailler avec le site du bon coin.

En effet, c’est un espace de liberté, qui est encore accessible sur Internet.

Avec le bon coin, pas de commentaire, pas de commission.
Quel soulagement !

Et c’est un site redoutablement efficace pour vous permettre de louer plus.
Je vous renvoie vers l’article : comment j’ai eu 874 demandes de réservations en 2 mois avec Le Bon Coin

 

Le seul problème, c’est que la règle du premier arrivé, premier servi, est en vigueur sur Le Bon Coin.

En effet, les visiteurs regardent principalement les trois premières annonces, et n’accordent que très peu d’attention aux annonces suivantes.
Malheureusement pour vous, cela veut dire qu’il faut publier très régulièrement votre annonce, pour qu’elle apparaisse en haut du listing.

 

Pour cela, nous sommes des dizaines et des dizaines, peut-être des milliers France, a dépublier puis republier dans la foulée notre annonce, chaque soir.

C’est vraiment fatiguant, et en plus, ce n’est pas un travail valorisant… c’est le moins que l’on puisse dire.

 

C’est pour cela que nous avons mis au point un logiciel en ligne, qui fait tout le travail pour vous.

En plus, le logiciel vous donne des statistiques très précises sur votre annonce du bon coin, qui vous permettra de déterminer l’heure la plus appropriée pour publier votre annonce.

L’heure à laquelle elle a le plus de chances d’être vue

 

C’est vraiment un outil très addictif, et plusieurs centaines de propriétaires l’ont déjà adopté !

En plus, le logiciel du bon coin, vous permet de réaliser des tests A/B.
Qu’est-ce que cela veut dire ?

 

Cela vous permet d’avoir deux annonces en même temps sur le site du bon coin, ce qui augmente votre visibilité, et en même temps, tester quelle est l’annonce la plus efficace.

Cela vous permet de sélectionner petit à petit les éléments de votre annonce qu’il faut garder, et au contraire ce qu’il faut supprimer

 

Ces 4 outils nous ont déjà permis de doubler notre productivité.
Et le meilleur est pour la fin 🙂

L’arme ultime pour gagner du temps… la dictée automatique

 

 

 

 

5/ La dictée automatique professionnelle avec Dicma

 

dicma ecrire dictee blog

 

Que ce soit avec une notre casquette de propriétaire de locations saisonnières, ou notre casquette de blogueur via le site eldorado immobilier, nous avons beaucoup beaucoup de texte à écrire.

 

Pour gagner du temps, nous avons essayé de créer des vidéos, mais décidément nous préférons écrire plutôt que de parler devant une caméra.

Réaliser une bonne vidéo, ne prend pas forcément moins de temps qu’écrire un bon texte.

 

Un jour, nous nous sommes dit que ce serait vraiment génial de pouvoir écrire à la vitesse où l’on parle, ce qui nous permettrait de gagner énormément de temps.

 

La dictée vocale a réalisé notre rêve.

C’est l’outil qui fait la synthèse des autres et les sublime

 

Nous avons d’abord essayé en dictant nos textes à notre smartphone.

Bon, comment dire, c’était bien, mais non, globalement inexploitable car truffé de fautes

 

Nous sommes donc passé à la solution professionnelle, Dicma.

 

Et c’est au top 🙂

 

La preuve ?

 

 

Il vous faudra peut-être relire cette phrase deux fois avant d’y croire, mais c’est véridique, j’ai écrit l’intégralité de cet article en roulant en voiture… en 15 minutes sur mon trajet domicile – travail, hier matin !!

2 000 mots – 17 pages – en 15 minutes !!

(sérieux, c’est vraiment trop bon!)

 

 

Vous pouvez emporter l’article de partout en le téléchargeant au format PDF, cliquez sur J’aime ou Tweeter pour télécharger

 

 

 

A vous maintenant !

Que pensez vous de ces outils ?

Vous utilisez d’autres astuces pour gagner du temps?

 

Partagez dans les commentaires ci-dessous!

2 Commentaires

  1. ” la règle du premier arrivé, premier servi, est en vigueur sur Le Bon Coin.”

    Ce n’est pas plutôt le contraire? Le dernier arrivé est le premier servi dans le sens ou la dernière annonce publiée est la première de la liste.

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