Automatiser la communication avec votre personnel de ménage (tutoriels)

Bonus Gratuit : Les 60 astuces qui fonctionnement pour louer plus(guide facile et rapide)

C’est un casse-tête sans cesse renouvelé que d’essayer de tenir votre femme de ménage informée de chaque check in et de chaque départ, et ce pour chaque réservation.

Avec des nouveaux clients qui arrivent tout le temps en dernière minute, cette charge de travail qui peut vite s’accumuler et c’est super facile à oublier, avec des conséquences désastreuses pour vos commentaires…

Si vous louez votre location courte durée à la nuitée ou même pour des périodes de deux nuits, vous pourriez devoir envoyer jusqu’à 14 messages par semaine!

Mon ancienne méthode consistait à taper manuellement chaque message de rappel deux jours avant l’arrivée et 24 heures avant le départ.

C’était un souci constant dans ma tête. Et il va sans dire que j’oublie plus souvent que je ne voudrais l’admettre.

Du coup, je me suis dit qu’il y avait sûrement une astuce pour éviter cette prise de tête.

Et il y en a plusieurs 🙂

Sondage :

Où en êtes vous avec l'automatisation du ménage ?

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Vous avez ci-dessous une présentation des différentes possibilités, et ensuite un guide pas à pas pour mettre en place l’option d’automatisation pour  le ménage que vous aurez retenue. 

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4 façons d’automatiser les rappels des dates ménage pour votre location saisonnière type Airbnb

Commencez par vous simplifier la vie

Au lieu d’envoyer un message à pour chaque arrivée et pour chaque départ, envoyez uniquement un message pour les départs.


Ainsi, le ménage est fait dès qu’un locataire part et votre meublé de tourisme est prêt pour le locataire suivant, peu importe qu’il arrive dans l’après-midi même ou dans une semaine.

Cela fait deux fois moins de rappels à envoyer.


C’est un premier pas vers l’automatisation.


Les 3 techniques suivantes vous permettent d’aller encore beaucoup plus loin.





Solution d’automatisation du ménage

Avantage Inconvénient
Co-hôte Facile Accès à des données confidentielles
Synchroniser Google Agenda Assez simple Nécessite de maîtriser l’outil informatique
Connecter Gmail et Airbnb Complexe à configurer Très facile à utiliser

Ajoutez votre personnel de ménage comme co-hôte à votre compte Airbnb.

Avantage: Le plus facile à mettre en place.

Inconvénient: Permet à votre nettoyeur d’accéder à tous les détails de vos gains, etc.

Héberger des voyageurs chez vous avec l’aide d’un ami

Configurer et synchroniser un Google Agenda avec Airbnb et programmer des rappels par e-mail 

Avantage: Plutôt simple à mettre en place.

Inconvénient : Nécessite que votre femme de ménage soit un peu calée en nouvelles technologies (à moins que vous ne le configuriez pour elle/lui), et qu’elle/il soit familier avec Google Agenda.

Google Agendas
Configurer et synchroniser un Google Agenda avec Airbnb et programmer des rappels par e-mail

Faire suivre les rappels Airbnb sur le Gmail à votre nettoyeur

Avantage : Ne nécessite pratiquement aucun travail de configuration pour votre femme de ménage.

Le personnel de nettoyage n’a aucunement besoin d’avoir la moindre notion en informatique, tant qu’il utilise un courrier électronique.

Inconvénient : Plus difficile à configurer pour vous (l’hôte)

Des guides pas à pas pour automatiser la planification du ménage de votre location saisonnière

Ajouter votre femme de ménage Cleaner comme co-hôte à votre compte Airbnb.

Pour ajouter votre personnel de ménage en tant que co-hôte de votre annonce :

Dans mon compte Airbnb

Allez dans Gérer mes annonces sur votre tableau de bord Airbnb.

Compte Airbnb
Ajouter votre femme de ménage Cleaner comme co-hôte à votre compte Airbnb

Sélectionnez Gérer mon annonce et le calendrier de l’annonce que vous allez modifier.

Survolez le côté gauche de la page pour ouvrir le menu et sélectionnez “Co-Hôtes”.

Et c’est tout.

Un mot d’avertissement pour cette configuration

En le mettant au niveau de co-hôte, vous donnez des privilèges à votre femme de ménage pour accéder à pratiquement tous les aspects de votre annonce, de la réponse aux questions que vous faites aux locataires, aux commentaires ou encore à la fixation des prix, etc.

La seule chose à laquelle ils n’ont pas accès est le côté bancaire de Airbnb.

C’est pourquoi je n’utilise pas personnellement cette méthode.

Je préfère garder le contrôle sur ces aspects de la gestion de mes locations et ne pas transmettre d’informations inutiles au personnel de ménage.

Mais si vous avez une relation de confiance étroite avec la personne qui fait le ménage pour vous et que vous pensez qu’elle pourrait vous aider dans ces domaines, alors banco, c’est parti.

Mettre en place et synchroniser un Agenda Google avec Airbnb et programmer des rappels par e-mail dans la boîte de réception de la personne qui fait le ménage

Si vous n’avez pas encore de Google Agenda, installez-le et configurer tranquillement un calendrier.

Voici un guide de base pour configurer votre Google Calendar (lien ext Google calendar tutoriel) si vous avez des difficultés.

Très bien, votre Google Agenda est configuré, vous voulez maintenant le synchroniser avec votre Agenda Airbnb pour importer toutes vos réservations.

Depuis votre tableau de bord Airbnb, allez dans “Calendrier”.

Mettre en place et synchroniser un Agenda Google avec Airbnb
Mettre en place et synchroniser un Agenda Google avec Airbnb

Ensuite, en haut à droite, cliquez sur “Paramètres de disponibilité” puis sur “Exporter le calendrier” dans le paragraphe Synchronisation des calendriers

 en haut à droite, cliquez sur "Paramètres de disponibilité" puis sur "Exporter le calendrier" dans le paragraphe Synchronisation des calendriers

Cela générera votre URL unique

URL unique

Copiez cette URL et rendez-vous sur votre Google Agenda (Calendar)

Tout d’abord, cliquez sur “Autres calendriers”, puis sur la flèche vers le bas.


Puis “A partir de l’URL”.

Puis cliquez sur "Autres calendriers", puis sur la flèche vers le bas
Puis cliquez sur “Autres calendriers”, puis sur la flèche vers le bas

Collez l’ URL générée par Airbnb dans la boîte de dialogue et appuyez sur “Sauvegarder”.

C’est tout.

Votre Google Agenda est maintenant synchronisé avec votre calendrier Airbnb, et toutes les futures réservations seront également synchronisées.

La prochaine étape consiste à partager ce calendrier avec la personne qui fait le ménage dans votre appartement ou votre maison.

PS : Votre femme de ménage devra avoir configuré un Google Agenda pour pouvoir accéder à l’Agenda ainsi créé.

Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de votre nouvel Agenda Airbnb sur le côté gauche.

Cliquez sur “Paramètres et partages”.

Paramétres
Puis cliquez sur “Paramètres et partages”

Ajoutez l’adresse e-mail de votre femme de ménage.

Cliquez sur “Partager avec des personnes en particulier”.

C’est fait.

Pour terminer ce processus, votre femme de ménage devra mettre en place des rappels programmés.

Pour ce faire, nous devons suivre des étapes très similaires à celles décrites ci-dessus.

 Mais cette fois, nous allons cliquer sur “Modifier les notifications”.

Puis cliquer sur "Modifier les notifications"
Puis cliquer sur “Modifier les notifications”

Fixez le calendrier de notification à “2 jours avant l’événement”.

Sauvegardez.

Et c’est tout.

C’est un peu compliqué, je sais. 

 Et cette méthode nécessite que votre femme de ménage soit au moins ouverte à l’utilisation d’un calendrier numérique.

 Mais une fois votre installation terminée, vous serez content du résultat et de son efficacité.

Comment faire suivre les rappels de Gmail à femme de ménage

OK.

Donc, voici la troisième et dernière méthode.

Qui se trouve être ma méthode préférée, car c’est celle que je contrôle le plus (ok, je suis parfois un maniaque du contrôle…)

Allez sur votre compte Gmail lié à Airbnb.

Cliquez sur l’icône “Roue crantée” en haut à droite, puis sur “Paramètres”.

Dans la page des paramètres, sélectionnez “Transfert et POP/IMAP”.

Page Paramétres
Puis sélectionnez “Transfert et POP/IMAP”

Nous allons maintenant ajouter l’adresse électronique de votre personnel de ménage pour faire suivre vos rappels de notifications pour les dates de ménage.

Puis ajouter l’adresse électronique de votre personnel de ménage

Ensuite,

Puis Ajouter une adresse de transfert

Cliquez sur “Enregistrer les modifications”.

Votre femme de ménage recevra un courriel lui demandant d’accepter vos messages transférés.  Une fois qu’ils ont validé, nous sommes prêts à nous lancer.

Presque…

La dernière étape consiste à créer un ensemble de règles pour que Gmail transmettre les bons messages à votre femme de ménage et pas seulement tout ce qui arrive dans votre boîte de réception (ce qui pourrait être encore plus délicat que de partager vos données de Co Hôte Airbnb…)

Tout d’abord, allez dans “Filtres et adresses bloquées” dans vos paramètres Gmail, et sélectionnez “Créer un nouveau filtre”.

Cliquez sur « Sauvegarder »

Sauvegarder
Puis Cliquez sur « Sauvegarder »

Nous allons maintenant créer les règles qui permettront de filtrer exactement les messages à transmettre à votre femme de ménage.

Nous voulons que tous les messages dont l’objet est “Rappel de réservation” soient transmis.

Pour configurer cela, copiez exactement les étapes de l’image ci-dessous.

Puis copiez exactement les étapes de l'image ci-dessous
Puis copiez exactement les étapes de l’image ci-dessous

Et hop là, nous avons fini.

C’est un peu galère je le reconnais, mais c’est gratuit, et une fois que c’est mis en place, vous pouvez l’oublier.

Questions fréquentes sur le ménage dans une LCD et pour aller plus loin

Pour aller plus loin dans votre volonté d’un ménage parfait dans votre location courte durée, ces articles vont vous aider :

Quel est le tarif d’une femme de ménage pour location saisonnière?

La surface du logement va conditionner le tarif. Pour faire des comparaisons, le taux horaire est une bonne base.
Le tarif moyen d’une femme de ménage se situe entre 18€ et 23€ par heure de ménage.

Qui doit faire le ménage dans une location courte durée ?

Les locataires doivent être respectueux et laisser le logement très propre.
De son côté, l’hôte doit faire le ménage pour que le nettoiement soit irréprochable, dans les moindres détails.

Où mettre les frais de ménage dans Airbnb ?

Dans “Mon compte Airbnb”, cliquez votre annonce, puis dans l’onglet “Tarifs”. Vous avez alors accès aux frais de ménage, que vous pouvez modifier.

Quel tarif pour un forfait ménage dans une location meublée?

Il est d’usage de calculer un forfait de ménage au m². En moyenne 1.5€ par m². Soit pour un studio de 30m² un forfait de 45€, ou pour un T2 de 50m² : 75€ de ménage.

Peut on payer en Cesu une femme de ménage ?

Oui pour sa résidence principale. Pour une location courte durée, ou une résidence secondaire, le système du TESE est plus adapté comptablement.

Comment déclarer les frais de ménage Airbnb aux impôts ?

Les frais de ménage font partie de vos revenus, à déclarer dans les revenus BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux).
N’oubliez pas de prendre en compte les frais de service de 3% dans votre calcul pour votre déclaration d’impôt.

Avez-vous une méthode encore meilleure que celle que j’ai décrite plus haut?

Vous avez des questions ?

Comme toujours, vous êtes libre de laisser un commentaire ci-dessous.

Je réponds à chacun, personnellement

Bonus Gratuit : Les 60 astuces qui fonctionnement pour louer plus(guide facile et rapide)


Pierre

Pierre est ingénieur agronome spécialisé dans l'aménagement du territoire (INA ENSA A), et urbaniste. Investisseur immobilier dans la location meublée courte et longue durée, il est passionné pour aider les propriétaires au quotidien. Il est l'auteur du Best Seller "Airbnb Master : les 200 secrets des nouveaux millionnaires de la location courte durée" et collabore avec de nombreux médias (Capital de M6, Le Monde, Le Parisien, Le Petit Futé...) Surtout, Pierre est à votre disposition pour échanger sur vos difficultés, laissez un commentaire !

6 commentaires

  1. Bonjour Pierre,

    “N’oubliez pas de prendre en compte les frais de service de 3% dans votre calcul pour votre déclaration d’impôt.”

    Qu’entendez vous par là s’il vous plait? Air bnb nous prend 3% donc je ne declare que les loyers moins les 3%, c’est à dire que la somme déduite des 3%, c’est bien ca?

    Merci

    Cordialement

  2. Hello Pierre,
    Sympa cet article ! C’est vrai que c’est toujours un peu casse pied de bien informer son prestataire pour les ménages surtout !
    j’ai créé un google agenda à partir du lien airbnb qui est mon master, par contre, on a pas moyen d’avoir le nombre de personne ? car j’ai 1 ou 2 lits à préparer …

    • Hello Kévin,

      merci pour ton intérêt !
      Pour ma part je marque le nombre de jeux de draps dans le titre de la réservation

      A très vite

  3. il faut savoir que la synchronisation iCAL d’un agenda avec Google se fait toutes les 24 h. pour de la réservation de dernière minute c’est un peu tendu. pour ne pas prévenir la femme de ménage à la dernière minute.
    je suis a la recherche d’un autre agenda ical (appli android) plus réactif est qui soit facile à transmettre à ma femme de ménage.

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