Mails Automatisés Pour Votre Location Saisonnière (Top 6 Exemples)

Un autorépondeur est un e-mail généré automatiquement qui est envoyé au locataire immédiatement après qu’il s’est renseigné sur votre location saisonnière. 

Même si vous faites preuve de diligence pour répondre aux demandes dans les heures qui suivent, nous vous conseillons vivement d’en utiliser un pour vous démarquer de la concurrence.

Essayez de le personnaliser le plus possible, pour que le locataire potentiel sache que vous vous souciez de sa demande et qu’il vous répondra dans les plus brefs délais.

En fait, vous avez 7 fois plus de chances d’obtenir une réservation si vous effectuez un suivi dans l’heure.

Si les demandes arrivent à un compte de messagerie spécifique, par exemple via Gmail, vous pouvez utiliser l’outil Paramètres d’absence du bureau ou de vacances pour configurer votre réponse. 

Nous avons testé plusieurs autorépondeurs pour envoyer des mails automatiquement, et cela a souvent été la catastrophe. Heureusement nous utilisons maintenant Getresponse qui fonctionne très bien et est gratuit jusqu’à 2000 mails collectés ce qui laisse de la marge !

Voici comment vous y prendre et 6 exemples gratuits à copier / coller pour votre usage personnel :

Comment rédiger un autorépondeur pour une location saisonnière de qualité

Mails Automatisés Pour Votre Location Saisonnière
GetResponse est une plateforme logicielle de marketing complète qui vous aide à créer du contenu, à stimuler les ventes et à augmenter le trafic vers votre entreprise en ligne

Si les clients s’attendent à recevoir des nouvelles de votre part en temps voulu, ce qui compte vraiment, c’est l’empathie – le sentiment que vous comprenez leur situation et que vous voulez sincèrement les aider.

Gardez cela à l’esprit lorsque vous écrivez vos autorépondeurs; même si c’est un message pour dire que vous avez reçu leur demande et que vous répondrez directement dès que possible, vos invités seront heureux de savoir que leur demande a été traitée et qu’ils ne sont pas ignorés.

Webmarketing location saisonnière : LE guide du débutant

1. Ne soyez pas générique

Un e-mail automatisé peut ne pas être aussi personnalisé qu’un message direct de votre part, mais cela ne signifie pas qu’il doit être froid ou impersonnel.

Au lieu de quelque chose de générique, utilisez des champs intelligents pour personnaliser les informations.

Les champs intelligents vous permettent d’insérer un texte personnalisé dans votre e-mail sans avoir à modifier individuellement chaque champ personnalisé.

Par exemple, incluez leur prénom dans la salutation et mentionnez le nom de la propriété dans la ligne d’objet ou dans l’introduction.

Certains logiciels d’automatisation de messagerie vous permettent également d’ajouter des informations personnalisées afin que vous puissiez intégrer des détails sur votre propriété, les règles de la maison ou les procédures de check in.

2. Montrez votre gratitude

La personnalisation de votre modèle d’e-mail est un petit pas en avant pour que vos invités se sentent spéciaux plutôt que “juste une autre demande”.

Un autre conseil utile mais facile à ignorer: commencez votre message avec gratitude.

Dire “merci” est une façon de montrer aux clients que vous voulez qu’ils apprécient leur expérience avec votre location saisonnière dès le début.

3. Inclure les détails de la réservation

Gardez les choses simples pour vous et vos invités en incluant leurs détails de réservation dans votre autorépondeur.

 En utilisant les mêmes champs intelligents mentionnés ci-dessus, vous pouvez confirmer des détails tels que:

  • Nom et adresse de la propriété
  • Durée du séjour
  • Dates d’arrivée et de départ
  • Numéro d’identification de la location
  • Nom et prénom de l’invité
  • Coordonnées de l’invité

Cela permet non seulement à vous et à vos invités de trouver plus facilement les informations plus tard, mais c’est aussi l’occasion pour eux de revoir les informations qu’ils ont soumises et de vous faire savoir s’ils découvrent des erreurs.

4. Inclure les informations de contact appropriées

Que vous gériez vous-même la propriété sur place ou que vous utilisiez un service local, n’obligez pas les clients à rechercher les bonnes informations de contact.

Incluez:

  • votre adresse e-mail
  • votre numéro de téléphone
  • et l’URL de votre site Web

dans votre autorépondeur, ainsi que les coordonnées de votre responsable sur site et / ou de toute autre personne à contacter lors de leur visite.

5. Faites-leur savoir quand ils auront de vos nouvelles

Que vous soyez loin de votre ordinateur ou que vous surveilliez activement votre courrier électronique, indiquez un délai précis pour votre réponse.

Cela permet de définir les attentes des clients afin qu’ils ne se demandent pas quand ils vous répondront. L’essentiel, alors, est que vous planifiez également votre emploi du temps pour répondre à ces attentes.

6. Testez-le!

Faites un essai de votre configuration d’automatisation et demandez l’avis de vos amis. Profitez-en pour demander:

  • Le message automatisé est-il envoyé quand il est censé le faire?
  • Quel est le ton du message?
  • Si vous avez utilisé des champs intelligents pour personnaliser votre message, fonctionnent-ils comme prévu?
  • Si vous configurez une séquence de messages, sont-ils envoyés comme prévu?
  • Y a-t-il des informations que vous pouvez ajouter à un message pour le rendre plus utile?

Exemples de messages d’auto répondeurs pour location saisonnière 

Mails Automatisés Pour Votre Location Saisonnière
Les autorépondeurs sont devenus des outils essentiels pour les campagnes de mails.

Exemple 1 : Remerciement rapide

Sujet : [nom_de_la_propriété] – Merci de votre demande

Merci de votre demande de renseignements sur le {{nom de la propriété}}. Il s’agit d’une réponse automatique.

J’essaie de répondre à toutes les demandes dans les 3 heures. En attendant, si vous souhaitez en savoir plus sur cette maison, veuillez consulter notre site Web pour obtenir des informations détaillées sur la maison, une vaste bibliothèque de photos et un guide touristique  mettant en évidence les attractions et les événements.
Je vous recontacterai sous peu.

Site Web : {url du site web}

Salutations
Pierre
{nom de la propriété}
{{Site Web}}

Exemple 2 : Mettre en évidence les principales caractéristiques

Salut!

Merci de vous être renseigné sur ma location. J’essaie de répondre rapidement aux demandes de renseignements, mais comme je ne peux pas toujours le faire immédiatement, j’ai configuré ce autorépondeur pour m’assurer que vous disposez d’un lien vers le site Web de mon domicile à l’adresse {url du site web} où il y a beaucoup de photos et informations.

Ne manquez pas le garage que nous avons converti en salle de jeux pour enfants, avec Nintendo Wii, une table de console d’arcade classique et une mini table de billard. 

À l’intérieur, nous avons une télévision à écran plasma 3D avec de nombreux films 3D pour enfants, comme les trois films Toy Story, Cars 2 et le roi Lion. Assurez-vous également de consulter l’onglet “ Informations locales ”, où j’ai beaucoup d’informations sur les restaurants et les événements locaux.

Peut-être y aura-t-il de bonnes affaires lorsque vous serez en ville !

Veuillez noter que ma location n’est pas autorisée aux fumeurs et aux animaux

A bientôt !
Jonathan

{nom de la propriété}
{Site Web}

Exemple 3 : Questions fréquemment posées

Il s’agit d’un exemple légèrement modifié de la communauté HomeAway.

Bonjour!

Merci de vous renseigner sur notre location saisonnière. Nous répondrons à votre demande dans les 24 heures. 

En attendant, veuillez visiter notre site Web à l’adresse {url du site web} pour voir nos équipements, des photos supplémentaires, un guide de la région avec nos activités et restaurants préférés dans la région. N’oubliez pas de consulter nos questions fréquemment posées ci-dessous.

Q. Quand ont lieu le check in et le départ?
R. Le check in s’effectue à 16h00 et le départ à midi.

Q. À quelle distance la maison est-elle de la plage?
R. La plage est à environ 1,5 km, soit 20 minutes à pied ou 5 minutes en voiture.

Q. Comment vais-je obtenir les clés?
R. Nous avons un clavier électronique sur la porte. Un code vous sera fourni lors du paiement final.

Q. Les draps et serviettes sont-ils fournis ou dois-je apporter les miens?
R. Pas besoin d’apporter vos propres draps et serviettes. Notre femme de ménage fournira des draps et des serviettes propres au début de votre séjour.

Q. Y a-t-il une cuisine équipée?
R. Oui, la cuisine est bien équipée et nous vous encourageons à préparer vos propres repas à moins, bien sûr, que la cuisine ne soit pas votre activité de vacances idéale. Notre ville compte également de nombreux excellents restaurants.

Q. Y a-t-il un accès Internet?
R. Oui, nous avons Internet sans fil haut débit dans toute notre maison. Nous avons également deux ordinateurs portables que vous pourrez utiliser pendant votre séjour si vous ne souhaitez pas apporter le vôtre.

Q. Autorisez-vous les animaux domestiques?
R. Les animaux domestiques sont acceptés, mais il y a des frais non remboursables de 200 € par animal.

Q. Y a-t-il un service de ménage quotidien?
R. Il n’y a pas de service de ménage quotidien. Cependant, si vous êtes intéressé, cela peut être fourni moyennant des frais supplémentaires.

Nous vous recontacterons sous peu!

Merci
Amandine
0600000000

{Nom de la propriété}
{Site Web}

Exemple 4 : Nouvelle demande ( pas une réservation instantanée )

Objet : [Nom de la propriété ] Merci pour votre demande!

Salut { Prénom },

Merci d’avoir choisi {nom de la propriété} pour votre visite à {location}! Je vous répondrai dans les trois prochaines heures pour confirmer la disponibilité. D’ici là, pouvez-vous confirmer que les détails de votre demande sont corrects?

Durée du séjour: {{durée du séjour}}
Date d’arrivée: {{date d’arrivée}}
Date de départ: {{date de départ}}
Nom du client {{Prénom}} {{Nom}}
Courriel du client: {{adresse mail}}
Numéro de téléphone du client:{{numéro de téléphone}}

{Nom de la propriété} est un excellent choix car {info_propriété_personnalisée}. Pour en savoir plus sur la région et commencer à planifier votre séjour, visitez notre site Web à {url du site web}. Vous trouverez des informations détaillées sur la maison, une collection de photos et un guide touristique  qui met en évidence nos attractions, restaurants et magasins locaux préférés.

Je vous contacterai sous peu.

Sincèrement,
Stephane 
{Nom de la propriété}
{Site Web}

Exemple 5 : Absent du bureau ( message transmis au gestionnaire immobilier )

Objet : [Nom de la propriété ] Merci pour votre demande!

Salut { Prénom },

Merci d’avoir choisi {nom de la propriété} pour votre visite à {location}! Je suis actuellement indisponible, mais votre message a été transféré au {gestionnaire_de_propriété}qui vous contactera dans les six prochaines heures.

D’ici là, pouvez-vous confirmer que les détails de votre demande sont corrects?

Durée du séjour: {{durée du séjour}}
Date d’arrivée: {{date d’arrivée}}
Date de départ: {{date de départ}}
Nom du client {{Prénom}} {{Nom}}
Courriel du client: {{adresse mail}}
Numéro de téléphone du client:{{numéro de téléphone}}

{Nom de la propriété} est un excellent choix pour votre séjour car {info_propriété_personnalisée}. Pour en savoir plus sur la région et commencer à planifier votre séjour, visitez notre site Web à {url du site web}. Vous trouverez des informations détaillées sur la maison, une collection de photos et unguide touristique qui met en évidence nos attractions, restaurants et magasins locaux préférés.

{gestionnaire_de_propriété} vous contactera sous peu.

Sincèrement,
Marie
{Nom de la propriété}
{Site Web}

Trouvez ici : Marketing location saisonnière : 14 leçons ETONNANTES apprises de nos CONCURRENTS

Exemple 6: Questions reçues pendant le séjour d’un client

Salut {Prénom},

J’espère que vous appréciez votre séjour à {nom de la propriété}! Je répondrai à votre question dans les trois prochaines heures; s’il s’agit d’une urgence sur place, veuillez appeler {nom du contact}au {numéro téléphone}.

En attendant, visitez notre site Web à {url du site web}pour des informations détaillées sur la propriété et un guide touristique qui met en évidence nos attractions, restaurants et magasins locaux préférés. Ou peut-être que l’une de ces questions fréquemment posées vous aidera:

Q. Où puis-je garer ma voiture?
R.{{Fournissez des indications pertinentes pour trouver votre place de stationnement, le stationnement dans la rue ou les parkings à proximité.}}

Q. Comment puis-je entrer dans la maison?
R.{{Expliquez tous les détails pertinents tels que l’emplacement du coffre, les codes d’accès, les codes d’alarme, etc..}}

Q. Comment accéder au WiFi?
R.{{Partagez le nom et le mot de passe du serveur.}}

Q. Quand ont lieu le check in et le départ?
R.{{Le check in se fait à tout moment après 15 heures, le départ avant 11 heures.}}

Q. Où puis-je acheter des produits d’épicerie?
R.{{Expliquez comment vous rendre à l’épicerie la plus proche. Ajoutez un lien vers une carte Google Map, ou vers votre guide touristique si celui-ci comporte une carte.}}

Q. Où puis-je acheter d’autres articles essentiels?
R.{{Expliquez comment vous rendre au magasin général le plus proche. Ajoutez un lien vers une carte Google Map, ou vers votre guide touristique  si vous y avez inclus une carte.}}

{{…ajoutez tout autre détail important, comme des informations sur le ramassage des ordures ou le nettoyage des rues, le règlement intérieur et d’autres questions fréquemment posées..}}

Je vous contacterai sous peu.

Sincèrement,
Fred
{Nom de la propriété}
{Site Web}

Pour aller plus loin : Airbnb : 60 Secrets Pour Une Top Annonce (en 2021)



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Qu'est-ce qu'un autorépondeur et comment fonctionne-t-il?

Un autorépondeur est un outil de marketing par e-mail simple mais efficace qui vous permet d’envoyer une série d’e-mails de suivi programmés à vos acheteurs; en fonction des paramètres spécifiques que vous définissez dans votre boutique. Par exemple, vous devrez peut-être envoyer un e-mail de suivi à tous vos acheteurs qui ont acheté un article spécifique.

Que pourrez-vous écrire dans un e-mail de réponse automatique?

Je serai absent du bureau du (date de début) au (date de fin) et reviendrai (date de retour). Si vous avez besoin d’une assistance immédiate pendant mon absence, veuillez contacter (Nom du contact) à ( Adresse e-mail du contact ). Sinon, je répondrai à vos e – mails dès que possible à mon retour. Merci pour votre message .

Quel autorépondeur est le meilleur?

GetResponse – L’autorépondeur de courrier électronique le plus flexible.

Pierre

Pierre est ingénieur agronome spécialisé dans l'aménagement du territoire (INA ENSA A), et urbaniste. Investisseur immobilier dans la location meublée courte et longue durée, il est passionné pour aider les propriétaires au quotidien. Il est l'auteur du Best Seller "Airbnb Master : les 200 secrets des nouveaux millionnaires de la location courte durée" et collabore avec de nombreux médias (Capital de M6, Le Monde, Le Parisien, Le Petit Futé...) Surtout, Pierre est à votre disposition pour échanger sur vos difficultés, laissez un commentaire !

2 réponses

  1. Bonjour Pierre,
    Merci pour votre accompagnement.
    Je suis déjà en période d’essai gratuit de 30 jours avec GetResponse, mais il me semble qu’après les 30 jours, c’est payant ?… ou bien vous avez négocié quelque chose pour vos CherPropriétaireQuiSeBouge ?
    Bien à vous, Catherine

    • Pierre dit :

      Bonjour,

      Merci pour votre message et pour votre intérêt !

      Guetresponse est trop gros pour que j’aie un impact sur eux 🙂

      Mais on peut essayer quand même 🙂
      A très vite

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