Gérer l’arrivée des locataires dans votre location saisonnière pour les propriétaires débutants

La meilleure façon d’obtenir de bons commentaires est de s’assurer que vos invités passent un séjour sans soucis et sans stress.

 

Cette expérience voyageur de qualité commence à partir du moment où vos hôtes arrivent dans votre ville, et il y a des tonnes de choses que vous pouvez faire pour assurer des vacances sans stress pour vos invités.

 

En particulier, assurez-vous que les voyageurs qui séjournent dans votre appartement ou votre maison :

 

 

Assurons-nous que l’expérience de votre invité dans votre location de vacances sera bonne.

Et voyons comment procéder au mieux

 

stress location courte duree

Si nous pouvons éviter que nos locataires ressemblent à ça en arrivant dans notre location de vacances… c’est mieux 🙂

 

 

PS : pour un article plus expert, cliquez ici maintenant :

Propriétaire de location courte durée : votre location est-elle prête à accueillir les voyageurs ? 6 techniques à connaître

 

 

 

Une double vérification de votre planning de nettoyage de votre location courte durée

 

Nous avons parlé de comment trouver et surtout obtenir un service de nettoyage fiable dans un précédent article sur Eldorado Immobilier

Nettoyage de printemps: comment nettoyer en profondeur votre location courte durée et assurer une propreté optimale

 

A chaque séjour, vérifiez à nouveau que votre service de nettoyage sait quand vous avez besoin de la propriété nettoyée pour l’avoir fin prête lors de l’arrivée de vos nouveaux clients.

 

Vérifiez l’heure et le jour du nettoyage et de l’entretien.

 

Il est particulièrement important de vérifier à nouveau vos plannings de nettoyage si vous avez un changement de locataire dans la même journée :

  • une personne qui s’en va le matin et
  • une autre qui s’enregistre l’après-midi même (c’est ce que nous vous permettons d’obtenir avec les formations LIEN)

 

nettoyage location saisonniere

Le choix et le suivi de votre prestataire de nettoiement sont fondamentaux pour la qualité de l’expérience voyageur que vous réservez à vos locataires

 

 

Assurez-vous que votre prestataire de nettoyage sait quand vos nouveaux invités arriveront et qu’ils sont prêts à terminer leurs tâches une heure avant l’arrivée du client.

Si vous voulez un peu d’assurance supplémentaire,

la plupart des services de nettoyage sont en capacité d’envoyer un SMS pour confirmer que la propriété est nettoyée et prête pour les invités.

Si vous gérez votre location de vacances à distance, vous y gagnerez peut-être un peu plus en tranquillité d’esprit!

 

Garantissez un accès facile à votre location courte durée

 

Il existe de nombreuses façons de fournir aux clients l’accès à votre location de vacances.

 

Elles impliquent différents niveaux de sécurité,

de coût et

d’implication personnelle.

 

La méthode que vous choisissez dépendra fortement du type de fonctionnement et de relation d’hôte que vous avez choisi.

 

 

Un accueil personnel à l’arrivée des locataires

 

Certains propriétaires aiment accueillir leurs invités personnellement et s’assurer qu’ils peuvent aisément profiter à plein de leur location de vacances.

Si vous vivez à proximité et que cela ne vous dérange pas de prendre le temps, cela peut être une excellente option.

Sachez toutefois que vos invités ne seront peut-être pas en mesure d’arriver à l’heure convenue en raison des retards des voyages, des transports, ou d’un manque de respect.

Si vous pouvez être accommodant et utile dans ces circonstances, vous gagnerez des points énormes avec vos invités.

 

 

accueil location saisonniere

Rien ne remplace d’un accueil physique motivé et enjoué… mais ce n’est pas toujours possible et avouons le ce n’est pas toujours motivant

 

 

Coût:   seulement votre temps, et le remplacement peu coûteux de la clé de la maison en cas de perte.

 

Pour aller plus loin, ces conseils vous intéresseront :

Faut il investir dans une location saisonnière près de sa résidence principale? Avantages et inconvénients de la proximité

 

 

 

 

Les coffres à codes

 

Les coffres à codes programmables sont devenus une option populaire pour les propriétaires qui ne vivent pas sur place.

Ils vous permettent de laisser les clés de la maison à l’intérieur d’un coffre sécurisé qui ne peut être accessible qu’avec un code que vous fournissez à l’invité, et que vous pouvez changer quand vous le souhaitez.

 

Les coffres sont peu coûteux et généralement faciles à programmer avec le bon code. 

 

coffres code location courte duree

J’aime bien celui là, mais il en existe de beaucoup plus simples et discrets, que vous retrouverez dans l’article ci-dessous

 

Vous devez modifier le code vous-même,

mais vous pouvez facilement déléguer cette tâche à un prestataire de services, tel que votre personnel d’entretien,

à qui vous devez également vous adresser pour vous assurer que les clés ont été remplacées après le départ d’un client.

Le principal inconvénient est que les coffres peuvent être volés et brisés par un voleur déterminé.

 

 

Coût:   généralement autour de 30 € – 40 €, mais il existe des modèles plus chers disponibles 😉

 

Pour plus de détails sur les différents boîtiers à code :

La clef du paradis pour votre location saisonniere ?

 

 

La serrure connectée, sans clef

 

Les systèmes d’entrée sans clef, ou serrures connectées, prennent essentiellement la place du trou de la serrure de votre porte.

 

Une fois installé, vous pouvez changer le code sur un système d’entrée sans clé avec WiFi à distance, et comme ils sont installés dans la porte elle-même, il est très difficile pour quiconque de les manipuler.

 

Les systèmes d’entrée sans clé sont extrêmement sécurisés et faciles à utiliser,

et la possibilité de changer le code à distance à tout moment peut être très utile pour les propriétaires de location de vacances.

 

 

L’inconvénient est qu’ils sont plus coûteux à installer et impliquent généralement des modifications à faire sur la porte, ce que certains propriétaires ne veulent pas faire.

Coût:   varie de 100 € à 600 €, plus le coût d’installation et de l’entretien régulier, qui varie selon la région.

 

D’autres informations complémentaires :

Boitier à clefs contre serrure connectée, le match pour automatiser votre location courte durée

41 startup qui révolutionnent l’immobilier et la location courte durée

 

Une fois que vous avez décidé comment vous souhaitez que vos invités accèdent à votre location saisonnière, vous devrez leur communiquer la méthode d’accès via vos instructions d’enregistrement.

 

 

 

Donnez des consignes d’arrivée et de départ claires et précises

 

 

Avant l’arrivée de vos locataires, vous devrez leur envoyer des instructions sur :

  • les horaires d’arrivée
  • et de départ,
  • ainsi que des rappels sur les règles et
  • les politiques générales de votre établissement.

 

À moins que votre invité ait réservé en dernière minute, vous devrez envoyer ces instructions d’enregistrement bien avant l’arrivée de vos voyageurs, nous les envoyons habituellement 15 jours avant leur date d’arrivée.

 

check in arrivee consignes

Des consignes claires pour l’arrivée des locataires sont nécessaires pour que tout se passe au mieux et que vous récoltiez de bons commentaires

 

 

Nous vous recommandons d’inclure les éléments suivants dans vos instructions d’enregistrement :

  • L’adresse de votre propriété.  Mettez cela en haut de la page : ils en auront besoin pour trouver votre maison, et vous ne voulez pas qu’ils soient frustrés quand ils ne peuvent pas la trouver tout de suite!

 

  • L’itinéraire de la propriété.  Vos invités peuvent ou non utiliser vos instructions, mais ils peuvent être particulièrement utiles si votre propriété n’est pas facile à trouver sur Google Maps ou i Map.

 

  • Instructions de stationnement  Si vous fournissez un accès au garage, laissez vos invités savoir comment entrer dans le garage. Sinon, dites-leur où il est acceptable de se garer dans votre région, et combien de voitures ils peuvent stationnement facilement.

 

  • Votre contact sur place.  Il peut s’agir de vous, ou d’un voisin de confiance ou d’un partenaire de service embauché qui est prêt à répondre à leurs questions ou à les aider en cas de problème avec le processus d’arrivée

 

  • Instructions d’arrivée  C’est ici que vous devez indiquer l’heure d’arrivée possible et expliquer comment l’invité aura accès à votre propriété. Cela peut se faire au moyen d’un transfert de clés en personne, d’une boîte à code ou d’une autre méthode de votre choix. Assurez-vous que vos invités sachent parfaitement comment accéder à votre propriété !

 

  • Instructions de départ.  Fournissez l’horaire du check-out (départ)  et les instructions pour ce que vous souhaitez que le client fasse avant de quitter la maison : comme sortir les poubelles ou enlever les draps des lits. Vous devez également vous assurer qu’ils sachent comment restituer les clés ou verrouiller la maison à leur départ.

Nous préférons également inclure des informations utiles supplémentaires dans les instructions d’enregistrement, telles que le mot de passe WiFi ou les directives concernant l’emplacement de divers articles importants, tels que les draps de rechange.

 

Pour des demandes supplémentaires, dites-leur où ils peuvent s’arrêter et faire des courses en arrivant à votre propriété !

 

 

 

Trouvez un contact relais sur place et disponible pour vos locataires

 

Malgré tous les efforts que vous avez fait pour vous assurer que vos invités aient un moyen facile d’accéder à votre propriété et de localiser tous les éléments importants, beaucoup d’entre eux auront encore des questions dans les premières 24 heures de leur arrivée.

C’est complètement compréhensible.

Vos invités seront fatigués, stressés et désorientés dans un nouvel environnement.

Ils ont dû chercher leurs bagages et récupérer une voiture de location.

Tout le monde est fatigué et grincheux, et leurs téléphones seront probablement sans batteries.

Dans ces circonstances, il n’est pas surprenant qu’ils aient perdu ce code d’entrée ou qu’ils ne puissent pas trouver la clef pour ouvrir la serrure.

 

C’est pourquoi fournir les coordonnées de quelqu’un qui peut répondre aux questions et aider à résoudre les problèmes est essentiel.

 

voyageurs assistance locataires

Les voyageurs qui séjournent dans votre logement sont déboussollés car loin de chez eux
Ils n’ont pas besoin en plus de ne pas avoir de personne disponible pour les aider

 

 

 

 

Vous pouvez être en mesure de répondre à de nombreuses questions à distance,

et c’est une bonne option pour les clients qui envoient des SMS frénétiquement sur l’endroit où se trouve la cafetière, etc….

 

Cependant, il est très important d’avoir quelqu’un de disponible sur place pour aider à résoudre les problèmes qui surviennent sur le terrain.

 

Si vos invités ne peuvent pas accéder à la propriété quand ils arrivent épuisés et stressés,

ils ne vont pas avoir une opinion très favorable de votre location de vacances. 

 

Si, cependant, une personne sympathique arrive rapidement pour les aider avec ce coffre compliqué et s’assurer qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin, ils vont se sentir bien pris en charge, et d’humeur à vous laisser un excellent commentaire.

 

Si vous ne pouvez pas être le contact unique pour votre location de vacances, nous vous recommandons fortement de trouver quelqu’un prêt à être disponible au besoin.

Seulement 1 voyageur sur 10 aura du mal à accéder à votre propriété, mais pour ceux qui seront concernés, ce service fera toute la différence.

 

 

 

Les ultimes vérifications sont importantes pour un bon accueil des locataires

 

Regardons les choses en face : des événements imprévus surviennent.

Cela va vous arriver.

 

Le prestataire de nettoyage peut oublier (seulement cette fois !) de vider l’évier d’eau sale après leur travail de nettoiement par ailleurs parfait.

Un chat laisse un cadeau odorant et renverse les plantes en pots sur la terrassasse.

Vous oubliez de changer le code d’entrée et il est différent de celui que vous avez donné à votre invité…

 

facile oublier propriétaire locataire

Il est facile d’oublier un élément essentiel pour la qualité de votre appartement ou de votre maison, il faut donc avoir des mécanismes de contrôle clairs et précis, rigoureux pour éliminer les aléas

 

 

C’est pourquoi une dernière vérification est si essentielle avant l’arrivée des locataires

 

Donnez-vous une petite liste d’éléments à vérifier juste avant que chaque invité arrive, et cochez chaque case à chaque fois.

Ne comptez pas sur votre mémoire !

Une des raisons pour lesquelles les erreurs se produisent est que vous avez fait ces tâches tellement de fois, que vous pensez que vous ne pourriez pas en avoir oublié une.

Mais nous sommes tous humains, et votre liste de contrôle ou check list est la garantie contre ces erreurs humaines.

 

 

 

Cochez tout ce pour être sûr que:

  • Le code que vous avez donné à cet invité ouvrira votre coffre
  • Toutes les lumières de chaque pièce s’allument et s’éteignent
  • Chaque chambre est propre et mise en scène d’une manière attrayante pour les nouveaux invités
  • Le chauffage ou l’air conditionné fonctionnent correctement
  • Tous les appareils électroménagers et l’électronique fonctionnent correctement
  • Vous avez stocké suffisamment de fournitures de salle de bain et de cuisine pour le séjour de ce client

 

Pour les propriétaires qui veulent exceller (et récolter des commentaires 5 étoiles),

vous pouvez également utiliser votre visite de contrôle pour améliorer un peu la présentation de votre appartement pour donner une excellente première impression.

 

checklist-location courte durée

Les check lists sont très utiles pour ne rien oublier et ne pas stresser
A utiliser sans modération !

 

 

Cela vaut la peine de passer un peu de temps à réfléchir à la façon dont votre propriété apparaîtra à un invité lors de son arrivée. 

Qu’est-ce qui le ferait se sentir chez lui? Qu’est-ce qui lui rendrait la vie un peu plus facile? Qu’est-ce qui lui ferait se sentir bien dans votre location de vacances?

 

Dans les meilleures propriétés, nous voyons les propriétaires:

  • Allumer les lumières de la véranda afin que les clients puissent facilement voir comment accéder à la propriété
  • Laisser quelques lumières intérieures afin que les invités ne marchent pas dans une maison sombre et inconnue
  • Fournir une petite note à l’entrée pour accueillir les invités dans la propriété
  • Laisser quelques collations ou une bouteille de vin dans la cuisine comme cadeau aux invités
  • Ouvrir un coin de la couette afin que les invités se sentent invités à sauter confortablement dedans

 

Il est particulièrement agréable d’offrir ces petites attentions si vous savez que vos invités voyagent pour une occasion spéciale comme une lune de miel ou un anniversaire.

Fournir un petit cadeau et une carte de bienvenue aux invités les félicitant est toujours la bienvenue, et garantit pratiquement un bon commentaire.

 

C’est pour cela que nous vous offrons un exemplaire éditable de livret d’accueil :

Comment créer un livret d’accueil pour votre location courte durée : exemple de livret de bienvenue gratuit a télécharger

 

Si vous n’êtes pas dans les environs, demandez à votre service de nettoyage ou à votre contact sur place s’ils seraient disposés à ajouter quelques petites attentions à leurs travaux classiques pour que vos invités se sentent comme chez eux.

 

 

Qu’est-ce qui nous manque ?

Quelle action ou attention supplémentaire rajouteriez-vous à cette liste de tâches pour assurer un processus d’enregistrement sans effort pour vos invités?

Nous aimerions entendre vos suggestions dans les commentaires!

 

Cet article fait partie de la série sur la LCD pour débutants, où nous échangeons et donnons des conseils sur les tenants et aboutissants de la gestion d’une location saisonnière pour les nouveaux propriétaires et investisseurs, mais aussi comme rappel pour les plus expérimentés.

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