Automatiser la remise des clés airbnb (sans stress en 2020)

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La gestion des clés dans une location saisonnière type Airbnb est un moment crucial, et même, oserais-je dire : clef.

De nombreux propriétaires, et pas uniquement des débutants, butent devant cette question lorsqu’ils veulent automatiser leur location ou louer à distance. 

Cela les conduit même bien souvent à choisir de passer par une conciergerie, quitte à grever très fortement leur rentabilité.

C’est vrai que la tranquillité n’a pas de prix, mais nous allons voir qu’il existe des solutions simples pour rendre la remise des clefs infaillible lorsque vous n’êtes pas présent.

Je vais vous présenter les différentes options à votre disposition pour que tout se passe bien avec la remise des clefs et que les locataires continuent à vous mettre des commentaires 5 étoiles.

Une synthèse et les questions fréquemment posées vous sont présentées à la fin de l’article.

Etes vous capable de ne jamais voir les locataires ?

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Comment réussir l’entrée autonome des voyageurs lorsque l’hôte n’est pas présent ?

Il est très important que le check in et la réception des clés se passe bien pour vos invités afin que vous puissiez conserver des évaluations 5 étoiles.

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Nous sommes dans la notion de première impression, et vous savez à quel point elle est importante pour l’expérience voyageurs, cette notion fondamentale que nous mettons sans cesse en avant.

Remise des clés Airbnb
L’accueil des voyageurs est une étape que vous devez absolument réussir. Cela ne choque plus personne de ne pas être accueilli directement par l’hôte des lieux, mais encore faut-il faire les choses dans les règles de l’art

Ainsi, si vous n’êtes pas présent, et pour ne pas avoir à vous soucier des inconvénients liés au calage d’une heure de rdv pour rencontrer votre invité (qui vont arriver en retard…), nous vous recommandons d’utiliser un processus d’auto-enregistrement.

Cela peut faire un peu peur au départ car cela fait impersonnel, mais en fait nous avons constaté que les clients préfèrent pouvoir se rendre directement dans l’appartement ou la maison et s’enregistrer eux-mêmes sans avoir à rencontrer un étranger et à discuter après de longues heures de voyage.

la remise des clés
La preuve par l’image, des voyageurs ravis de leur entrée autonome airbnb !(source : Airbnb qui utilise le terme de arrivée autonome)

Comment gérer l’état des lieux si l’hôte n’est pas présent au check in ?

C’est probablement la question qui vient immédiatement à l’esprit.
Vous imaginez la mise en situation où vous n’êtes pas présent lors de la remis des clés.

Du coup, comment se passe l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie qu’il faut normalement faire au moment de la remise des clés d’un logement ?

Je ne peux que m’inspirer de ce que font les grands groupes hôteliers et les hôtels depuis des années : l’acceptation de la réservation et la validation du contrat de location qui va avec vaut état des lieux.
Si le locataire voit un manque d’équipements, ou un dysfonctionnement, il est invité à se manifester sous 24h.

Même si l’on flirte avec la légalité stricto sensu, dans un établissement hôtelier il n’y a jamais de signature d’un bail, d’un contrat de location ou d’un état des lieux.

Et comment faire pour rendre le dépôt de garantie qu’il faut restituer à l’état des lieux de sortie ?

La réglementation, pour tout logement, donne un délai de restitution de 1 mois pour rendre une caution. Et même 2 mois si une différente est constatée entre état des lieux d’entrée et état des lieux de sortie.

Par conséquent, il n’est en fait pas “normal” de restituer le dépôt de garantie au moment du départ du locataire. En fait, le départ du locataire ne fait qu’acter le départ du délai de restitution légal de la caution.

Restituer la caution est bien sûr une des obligations du propriétaire si le locataire a fait un usage paisible du logement, mais il n’est pas obligé de le faire toute affaires cessantes.

C’est assez logique car si vous n’avez pas le temps de constater d’éventuels dégâts cachés (on m’a cassé le pied d’un lit une fois, impossible à voir, par contre le locataire suivant l’a vite vu !), alors il ne vous reste plus qu’à tenter la mise en demeure de rembourser par lettre recommandée, avec d’infimes chances d’abouter à un remboursement.

Vous pouvez donc tout à fait gérer un dépôt de garantie à distance, soit via une empreinte de carte bleue (avec Stripe par exemple), ou alors en envoyant la photo du chèque de caution déchiré si vous êtes de la vieille école (et je le fais souvent…).

Ne lésinez pas sur la communication et allez dans les détails

Nous recommandons d’envoyer un message automatique le jour de l’arrivée avec toutes les informations sur le processus d’enregistrement ou check in.

Incluez des détails tels que :

  • l’adresse de la propriété, 
  • l’itinéraire d’accès,
  • les modalités précises pour récupérer les clés de la location saisonnière
  • et au passage le règlement intérieur de la location.

Vous pouvez également ajouter des informations utiles que tous les locataires demandent immédiatement après leur arrivée, tels que :

  • le mot de passe WiFi 
  • et vos coordonnées en tant de l’hôte, ou les coordonnées de votre co-hôte ou gestionnaire

Utiliser une serrure intelligente ou un boitier à clés airbnb ?

Les serrures intelligentes et les boîtiers à code sont les meilleurs moyens pour les locataires de s’enregistrer facilement.

Ces solutions procurent à l’hôte beaucoup plus de tranquillité d’esprit que de devoir passer par un intermédiaire « humain » via une consigne pour clés airbnb type Myloby, ou de laisser la clef sous « la grosse pierre au pied du rosier ». 

Pour aller plus loin et voir en détails quelle est la meilleure option pour votre gîte, cette comparaison entre boîtier à code et serrure connectée vous donnera tous les éléments que vous devez connaître.

A noter, qu’avec une serrure intelligente, l’hôte peut générer un code nouveau et différent pour chaque réservation. Les références sont nombreuses, comme Lockbox ou SmartLock….

Ce code peut être personnalisé pour expirer le jour du départ de chaque locataire afin que le client ne puisse pas accéder à la propriété quand il n’est pas censé le faire.

Cela supprime en fait les clés d’un logement et tous les ennuis qui vont avec. En fait, la remise des clés de vos locations meublées est une sorte de rituel ancrée de notre mémoire collective, elle est pleine de symboles.
Mais s’en passer est finalement très simple aussi.

Remise clés airbnb
 quelques exemples de serrures connectées (source Amazon)

Avec les coffres à clés, qui sont des mini coffre forts au départ destinés aux camping-cars, le code devra être changé manuellement, et cela se fera donc moins souvent, évidemment.

Autre inconvénient pour les locations saisonnières disposant d’un boîtier à code est qu’il faut que le locataire les y dépose à la fin de séjour. Si il oublie, la restitution des clés au propriétaire n’a pas lieu et cela peut rapidement mettre en difficulté, sans parler du coût de réfection des clés.

Remise clés airbnb
quelques exemples de modèles de coffres à clés (source Amazon)

Voici le modèle que j’utilise pour mes locations, une boîte à clés s’est déjà enrayé, mais cela reste exceptionnellement fiable.

Pensez à une procédure de secours et d’urgence pour récupérer vos clés

Même si vous utilisez une serrure intelligente au quotidien, c’est une bonne idée d’avoir quand même un boîtier à code avec une clé de secours dedans, juste au cas où le courant tomberait en panne ou que le code ne fonctionnerait pas. 

Vous pouvez alors dire à l’invité où trouver la boîte à clés de secours et quel est le code de celle-ci.

Ils pourront ainsi récupérer la clé et l’utiliser pour l’utiliser pour accéder tranquillement à leur location de vacances.

Cela permet aussi d’éliminer l’inconvénient du coffre à clés lié au changement du code. En effet, si nous n’utilisez le code qu’en cas de secours, vous avez beaucoup moins de pression pour trouver le temps de le modifier manuellement.

Par ailleurs, si vous utilisez un boîtier à clefs comme méthode principale pour la remise des clés à vos locataires, assurez-vous que vous avez quand même un autre mi coffre-fort de secours, au cas où :

  • Le locataire précédent oublierait de rendre les clés
  • Votre coffre soit vandalisé
  • Ou qu’il ait un problème technique

Personnellement, j’ai un coffre-fort plus gros bien caché, dans lequel j’ai mis toutes mes clefs. Juste au cas où. (mais je n’ai jamais eu besoin d’y recourir).

Assurez-vous que l’entrée de votre location courte durée bien éclairée

Pour que vos locataires se sentent en sécurité, il est indispensable que les environs immédiats menant à l’entrée de votre propriété soient bien éclairés. 

Cela sera beaucoup plus facile pour eux de récupérer les clés de votre airbnb lorsqu’ils arriveront le soir (d’autant plus par temps froid ou de pluie !). 

C’est également mieux pour des raisons de responsabilité car les voyageurs ne seront pas familiers avec cet environnement sombre et auront tendance à trébucher ou à tomber…. Et vous serez en partie responsable.

Un petit truc supplémentaire pour bichonner l’arrivée de vos locataires ?

Prévoyez un customiser vos clés avec un porte clés Airbnb. Cela donne une petite touche rassurante pour les voyageurs qui se disent « c’est sûr, plus d’inquiétude à avoir, ça y est je suis au bon endroit et je vais pouvoir me poser »

Soyez disponible pour que les locataires puissent vous contacter

Vous devriez avoir quelqu’un de disponible pour répondre aux questions ou aux problèmes 24/7, certes.
Mais cette disponibilité au téléphone vaut surtout pendant l’enregistrement. 

Si la récupération des clés ne réussit pas et que le client ne peut pas entrer dans le gîte ou vous contacter, il peut appeler Airbnb et annuler sa réservation, en laissant un commentaire catastrophique au passage (quoique contacter airbnb n’est pas forcément simple…). 

Vous voudrez certainement éviter cela 😉 Passer par le centre de résolution de Airbnb n’est pas vraiment agréable.

Prévoyez aussi qu’une autre personne puisse répondre à votre place, en secours, au cas où vous ne seriez pas disponible en raison d’une urgence ou de circonstances imprévues.

Synthèse et questions

Les locations meublées louées en courte durée se prêtent parfaitement à l’automatisation. La gestion des clés en est la première étape.

Pour automatiser et réussir la remise des clés d’une location saisonnière lorsque l’hôte n’est pas présent :

  1. Osez ne pas être présent lors de la remise des clés
  2. Accordez une importante énorme à la réussite de l’arrivée des voyageurs
  3. Dissociez remise des clés, l’état des lieux d’entrée et le dépôt de garantie
  4. Communiquez et soyez précis pour décrire comment entrer dans la location courte durée
  5. Choisissez entre serrure connectée et boîte à clef mini coffre
  6. Ayez une procédure d’urgence avec un double des clés et soyez joignable
  7. Prévoyez la restitution des clés au propriétaire de manière simple

Questions les plus souvent posées sur le Check in Airbnb et la remise des clés

Que choisir entre serrure connectée et boîtier à clés ?

La serrure connectée est moderne et soumise aux coupures d’électricité et internet, le boîtier à clés est un coffre fort mécanique donc plus résistant. Le comparatif détaillé est ici pour vous aider.

Quelles infos donner aux voyageurs avant le check in ?

Toutes les informations utiles pour la remise des clés, un plan d’accès et les coordonnées de l’hôte sont des éléments que tout locataire devrait à minima se faire remettre. Le check in peut se faire à distance mais il doit être le plus fluide possible pour une bonne expérience voyageur.

Comment faire si ma serrure connectée airbnb ou mon boîtier tombent en panne ?

Vous devez avoir une procédure de secours. Nous vous conseillons d’avoir un boîtier à clés supplémentaire, que vous pourrez indiquer aux voyageurs en cas de souci. Soyez également joignable aux heures de check in afin d’orienter les locataires qui seraient perdus.

Comment trouver ma réservation Airbnb ?

Il faut aller sur mon compte Airbnb, puis Voyages. Ensuite, vous cliquez sur votre réservation et vous aurez toutes les informations, y compris un reçu de paiement.

Où acheter un boîtier à clés et comment le choisir ?

Nous avons essayé plusieurs modèles et nous conseillons le MasterLock dont le modèle est décrit dans l’article, un peu plus haut.

Qu’en pensez ?
Etes vous plutôt boitier à clés, serrure connectée ou remise des clés en main propre ?
Dites moi quelle est la solution que vous préférez dans les commentaires !

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Pierre

12 commentaires

  1. Bonsoir, Pierre,
    Merci pour vos nombreux articles. Que pensez vous de la localisation saisonnière en tiny house? Je voudrais faire cela à Caen en Normandie. Est-ce que votre simulateur pourrait m’aider à trouver le secteur le plus approprié sur ma région afin de chercher un terrain.?

    • Bonsoir

      Oui bien sûr, dès que ça sort de l’ordinaire et QU’EN PLUS c’est rentable, c’est nickel :=)

      Bien sûr, le simulateur de rentabilité va vous aider
      On peut tester toutes les adresses qui vous intéressent

      Bien à vous

  2. Bonjour,
    Article très intéressant ! Juste une petite remarque : on n’évoque jamais le cas d’un appartement situé dans un immeuble avec digicode à l’entrée, et pour lequel la boîte à clefs n’est pas possible d’être installée à l’extérieur. Connaissez-vous le système qui permet à votre interphone (situé dans l’appartement) d’ouvrir la porte d’entrée de l’immeuble à distance ? Pratique pour ensuite rentrer dans la résidence et se diriger vers la boîte à clefs qui se trouve à proximité de la porte d’entrée de votre appartement par exemple.

    • Bonjour Fabrice

      Oui cela existe, selon le même principe que pour les médecins qui ouvrent la porte d’entrée avec un “bouton”

      Encore faut il pouvoir le formaliser avec un accord de la copropriété…

      Bien à vous

  3. Bonjour. Nous avons opté dès le début pour une boîte à clé sécurisée car nous sommes rarement là pour le check out, étant actifs tous les deux. Le check in est grandement simplifié aussi et pour les voyageurs et pour nous, les voyageurs peuvent arriver quand ils le souhaitent et ils apprécient très souvent. Nous les rencontrons pendant leur séjour ou pas du tout si ce sont des séjours d’une nuit mais systématiquement ils reçoivent un sms leur demandant comment s’est passée leur arrivée, s’ils sont bien installés… Nous avons quasiment 5/5 pour les deux logements, preuve que cette façon de faire ne les perturbe pas…Pas d’oublis pour le moment, on retrouve toujours les clés dans le boîtier !

  4. Perso j’utilise THE KEYS, serrure connecté et c’est le top, les chauffages sont également géré depuis mon smartphone via une box domotique. Le seul point noir reste le ménage et les draps …

    • C’est pratique en effet et ça impressionne les locataires (encore pour quelques temps)

      Vous avez pensé à externaliser le reste ?

      a très vite

  5. Merci merci merci Pierre pour ces commentaires judicieux
    Après avoir hésité longuement à passer sur cette plate forme à priori incontournable…Après avoir commencé sur Booking. (Comm 15% !!! Si si)
    Je vais dobc tenter l’aventure.
    A 3%… et donc je vais baisser mes tarifs..sur quelle type de population vais je tomber ??
    Bonne année 2020 à vous Pierre et “pouce en l’air” pour vos travaux et études de grande qualité sur la question..
    Marie. Débutante en location CD

  6. bonjour,
    très bien votre article, il ne manque que le plutot serrure avec codes (nous utilisons la solution d’une société française THE KEYS voir sur https://www.the-keys.eu/fr/

    je crois que la problématique majeure des coffres à clefs c’est en cas d’effraction du coffre à clefs car j’imagine que l’assurance ne va pas indemniser puisqu’il n’y aura pas eu effraction de la porte de l’appartement ! l’un de vous a t’il déjà eu cette mauvaise expérience ?

    • Bonjour

      En effet, c’est une alternative supplémentaire

      Pour le coffre, une fois un de mes boitiers s’est grippé et j’ai du le décoller de son support.
      J’ai tapé un sacré bout de temps à la masse dessus, il ne s’est jamais ouvert…

      Autre chose : une effraction suppose que le timing est bon, juste entre deux locataires
      mais c’est possible en effet et c’est un risque

      Après, je ne sais pas quelle est la sécurité des autres systèmes. Ils doivent probablement être piratés aussi ?

      Merci pour votre commentaire intéressant
      Bien à vous

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