10 conseils pour créer un guide d’accueil efficace pour plaire aux locataires de location saisonnière

Un guide d’accueil est en résumé un recueil de réponses qui anticipe les interrogations des locataires de votre location meublée en courte durée : quel est le meilleur restaurant à proximité ? Où se trouvent les commerces ? Quel est le code WiFi ? Comment régler le thermostat ? Et tout ce qui fait la différence entre un séjour correct et un séjour réussi.

Le guide d’accueil ou encore guide de bienvenue vous permet, non seulement de rendre le séjour de vos locataires plus agréable, mais aussi, d’augmenter vos chances de réservation.

C’est pour cela que nous mettons à votre disposition un exemple gratuit de guide d’accueil personnalisable :

Cet article de référence sur Eldorado Immobilier, le blog de la location courte durée pourra vous aider également :

Comment créer un livret d’accueil pour votre location saisonnière

Il est donc primordial de créer un guide d’accueil regroupant toutes les informations nécessaires pour faciliter le séjour de vos locataires au sein de votre location en courte durée.

Ceci étant dit, quelles sont les informations que vous devez mentionner dans votre guide d’accueil ?

En plus des détails concernant votre propriété, ce livret doit contenir des informations sur les centres d’intérêts à proximité de votre location de vacances ainsi que toutes les indications d’ordre pratique qui seront utiles aux locataires de votre appartement ou de votre maison.

Ainsi, le livret d’accueil est d’une importance capitale, et ce, de par sa capacité à réduire le nombre de questions que se posent les clients, mais aussi, pour sa faculté à mettre ces derniers en confiance.

Le client se sentira comme chez lui ! N’est-ce pas le but final pour un propriétaire de location saisonnière ?

Cf expériences

Élément de communication à part entière entre le loueur et le locataire, le livret d’accueil est un outil essentiel pour une location saisonnière réussie. C’est justement pourquoi je vous ai concocté une sélection de 10 conseils vous permettant de créer un livret d’accueil optimal.

guide accueil

A vos crayons, à vos ordis, créer un guide d’accueil pour souhaiter la bienvenue à vos locataires est simple et efficace car nous mettons à votre disposition un exemplaire gratuit à télécharger et personnaliser.
Il vous suffit d’indiquer à quel mail envoyer le document dans les formulaires de l’article.

10 conseils pour créer un guide d’accueil attractif et efficace

Cela dit, avant d’aborder le vif du sujet, quelques présentations est mises en place de notions de base s’imposent.

Si vous souhaitez aller dores et déjà plus loin et avoir du concret, je vous redirige vers un autre article sur comment créer un livret d’accueil pour votre location en courte durée dans lequel vous trouverez également un exemple de livret d’accueil à télécharger, ici.

Maintenant que les bases sont établies, voici nos 10 conseils pour créer un guide de bienvenue aussi attractif qu’efficace.

<H3>Conseil n°1 : Définissez en amont le format de votre guide d’accueil</H3>

Commencez par définir le format adéquat de votre guide d’accueil.

Pour ça, je vous conseille de rédiger un manuel, ni trop grand, ni trop petit, ni trop épais.

Vous pouvez soit créer un fichier PDF à télécharger pour vos voyageurs, soit laisser un classeur à disposition dans votre location, ou pourquoi pas les deux.

Il est vivement conseillé de rassembler tous vos conseils sur, maximum, 4 feuilles A4, pour que vos invités puissent le consulter facilement et rapidement.

Notez qu’il vous est possible d’intégrer votre livret directement dans votre site ou votre annonce Airbnb, Booking.com ou Abritel.

guide bienvenue locataires

Créer un guide de bienvenue efficace requiert de trouver le bon équilibre entre quantité ‘informations, qualité de la présentation et facilité d’utilisation pour les locataires de votre meublé de tourisme.

Conseil n°2 : Accueillez vos clients par un mot de bienvenue

Pour bien amener les locataires à consulter votre livret de bienvenue en entier, pensez à leur souhaiter la bienvenue, que ce soit de vive voix ou via un petit mot sur la table à l’entrée. Cette proximité entre le propriétaire et le locataire est aussi agréable que rassurante.

Vous pouvez exprimer sur cette page votre contentement à accueillir des vacanciers chez vous, que vous allez tout faire pour rendre leur séjour le plus agréable possible et qu’ils trouveront dans ce livret toutes les informations dont ils auront besoin.

Informez-les également que, en cas de problèmes, ils peuvent contacter des personnes sur place et qu’ils trouveront leurs contacts dans la page contact de votre livret.

Rassurant…vous voyez !

Pour d’autres idées de petites attentions, cet article vous inspirera :

Les meilleurs cadeaux de bienvenue pour accueillir vos locataires dans votre location courte durée

l’expérience voyageurs

guide d'accueil bienvenue locataires

Une petite attention, un mot ou un cadeau de bienvenue sont des petites touches qui font se sentir bien le locataire dans votre appartement ou votre maison.

Conseil n°3 : Racontez l’histoire de votre propriété

Il est important de raconter l’histoire de votre propriété en citant quelques anecdotes sur ses anciens habitants ou encore sur les époques qu’elle a traversées.

En plus de l’Histoire, vous pouvez dans cette partie vanter les mérites de votre jardin exposé au soleil, de vos pièces lumineuses et de tout autre atout auxquels vous pensez afin de montrer aux locataires qu’ils ont fait le bon choix en sélectionnant votre propriété pour y passer leurs vacances.

Nous avons consacré un article édifiant sur ce sujet, une clef majeur de la réussite de votre marketing :

3 manières de créer une légende personnelle adaptée à sa location saisonniere

Conseil n°4 : Exposez un plan d’accès à votre meublé

Après le mot de bienvenue, pensez à inclure dans le manuel un plan d’accès de votre quartier.

Gardez en tête que les trajets que vous faites régulièrement, dans une ville que vous connaissez par cœur, vous semble simples.

Cependant, pour un couple ou une famille qui vient d’arriver, cela peut représenter une véritable aventure (au mieux) ou une source de stress.

Certes, la technologie actuelle ainsi qu’Internet, facilitent énormément les déplacements au cœur d’une ville inconnue, mais l’attention ne passera pas inaperçue aux yeux de vos clients. Et Cela leur permettra de faire des choix éclairés.

D’autant plus qu’une carte de la ville leur permet d’avoir une vision d’ensemble dès leur arrivée et de planifier leur séjour sans aucun effort. Ils vous remercieront avec des commentaires 5 étoiles

Pour aller plus loin :

Location saisonnière : Comment plaire aux famille et groupes à coup sûr ?

Comment être certain de plaire aux familles avec votre gîte

guide accueil plan accès

Un plan d’accès facilement consultable (et transportable) sera très utile pour trouver / retrouver votre hébergement de tourisme !

Conseil n°5 : Fournissez un maximum d’information sur votre hébergement

Quel type d’informations ? Pensez aux informations dont vos clients auront immédiatement besoin.

La plupart du temps, la première question de vos voyageurs concerne les codes WiFi. Ceci étant dit, chaque location saisonnière a ses spécificités, n’hésitez donc pas à leur fournir le plus d’informations possibles.

Chauffe-eau, compteur, climatisation, chauffage, ou bien le tri sélectif ; tout cela ne semble pas avoir de secret pour vous, mais vos invités seront plus que ravis d’apprendre leur fonctionnement dès leur arrivée.

Enfin, faites aussi une fiche plus basique concernant l’utilisation de la télévision, votre lecteur DVD, la chaîne hi-fi et tout le matériel « High-Tech » que vous souhaitez laisser à leur disposition.

Cet article vous aidera également beaucoup :

Les équipements de location saisonnière les plus recherchés + check list Gratuite

Conseil n°6 : Établissez une liste de consignes simple et précise

Il est tout à fait normal que vous établissiez une liste d’interdits ou de choses à éviter dans votre meublé de tourisme.

Cette démarche restrictive ne choquera pas vos invitées, car c’est compréhensible que vous souhaitiez préserver votre location meublée.

Vous pouvez donc demander à vos guests d’ôter leurs chaussures à l’entrée, interdire la consommation de cigarettes et/ou d’alcool au sein de votre location en courte durée ou encore leur demander de ne pas organiser de soirées pendant leur séjour.

L’essentiel est d’exprimer vos consignes de manière claire et compréhensible, évitez les sous-entendus.

En effet, bien souvent les conflits naissent d’un décalage d’appréciation ou d’attentes entre d’une part le locataire et d’autre part l’hôte.

guide d'accueil consignes

Des consignes et restrictions seront d’autant bien vécues par les locataires qu’elles sont présentées sous forme humoristique.
Le message est clair, passe mieux et a donc plus de chances d’être entendu et respecté.
C’est donc un élément important à intégrer dans la création d’un guide de bienvenue pour les locataires de votre location de vacances.

Conseil n°7 : Indiquez les commerces, les centres de loisirs et les commodités aux alentours

Vous avez le meilleur restaurant italien à deux ruelles de chez vous, le salon de thé le plus cosy dans la rue d’à côté et vous savez où se trouvent les meilleurs endroits du quartier pour sortir entre amis ? Génial !

Faites donc une liste de recommandations de tous ces endroits à vos voyageurs, ils en seront plus que ravis.

Une fois installés dans leur location, ils apprécieront savoir où se rendre pour apprécier un bon repas ou bien aller boire un verre.

En plus des adresses et numéros de téléphone, donnez-leur des détails sur le décor, l’ambiance et la musique qui s’y joue ou diffuse. Mieux encore, vous pouvez leur joindre les liens des réseaux sociaux de ces établissements.

Pensez également à compléter votre liste avec tous les commerces pratiques au quotidien, tels que les supermarchés, les pharmacies, la boulangerie où le boucher du coin.

Vous pouvez également y glisser les coordonnées d’un garagiste ou un salon de coiffure, notamment si vous pouvez leur dénicher quelques réductions.

Le must : faire cela grâce à votre site internet

Si vous n’êtes pas encore convaincus, lisez cet article et devenez vraiment un propriétaire qui se bouge :

Site internet pour votre hébergement : 10 raisons indiscutables de vous lancer

Conseil n°8 : Suggérez à vos voyageurs quelques activités et visites

Indiquez à vos visiteurs les coordonnées de votre office de tourisme le plus proche. Pensez également à glisser quelques brochures à disposition pour vos voyageurs.

Vous pouvez aussi les orienter vers les principaux lieux touristiques, leur conseiller des événements dans la région ou même des balades à faire aux alentours.

Important : Toutes les activités et les points d’intérêts ne sont pas accessibles à pied de chez vous. Il faut donc inclure dans votre livret une partie consacrée aux transports. Bus, métro, tram, taxi…bref, notez bien tous les transports disponibles.

Vous pouvez également proposer des itinéraires afin de rassurer les locataires. N’oubliez pas de donner les instructions pour que vos locataires puissent se rendre aux aéroports et gares les plus proches.

guide accueil visites

Les voyageurs aiment … ne rien faire en vacances !
Faites leur plaisir 😉
Mâchez leur le travail

Conseil n°9 : faites un inventaire de vos équipements et fournitures mis à dispositions de vos clients

Afin de rendre le séjour de vos clients plus pratique, plus confortable et plus agréable, vous laissez du matériel à disposition de vos invités.

Cela peut être des équipements ménagers, un sèche-cheveux, mais aussi des jeux de société, des jeux vidéo ou votre collection de vinyles !

Pour que vos voyageurs puissent prendre connaissance de tout ce qu’ils ont à portée de main, vous pouvez rajouter une liste qui répertorie tous ces biens.

Cette liste peut aussi s’avérer être très utile au moment de vérifier que tout le matériel mis à disposition est en état à la fois lors du check-in, mais aussi lors du check-out et du ménage de votre location louée en courte durée

Et parce que le ménage est extrêmement important pour la réputation de votre location courte durée :

3 check list indispensables pour propriétaires de location saisonnière : téléchargement GRATUIT d’exemples

Nettoyage de printemps: comment nettoyer en profondeur votre location courte durée et assurer une propreté optimale

Conseil n°10 : Mettez à disposition une liste de numéros à appeler en cas d’urgence

Dressez une liste de tous les numéros à appeler en cas d’urgence. Vos locataires seront soulagés de pouvoir appeler la bonne personne au bon moment.

En plus de votre numéro de téléphone, indiquez les coordonnées :

  • D’un médecin, d’un vétérinaire (si toutefois vous autorisez les animaux) ;

  • D’une agence de location de voiture ;

  • D’une conciergerie Airbnb (si toutefois fois vous faites appel à ses services). 

Le guide d’accueil, l’avis des spécialistes 

Je me suis penché un peu plus sur la question du guide de bienvenue optimal, ce qui m’a amené à interroger des professionnels de l’immobilier qui passent leur vie professionnelle à peaufiner ce sujet.

Voilà ce qui est ressorti de leurs conseils pour obtenir le guide de bienvenue idéal :

Avis de créateur de guide n°1 : StyQR, une guide de bienvenue digital

Marie-Lou de StyQR  nous indique que le meilleur conseil qu’il puisse donner à ce sujet est de passer au digital (bon d’un autre côté, c’est son cœur de métier ;))

Ses arguments sont intéressants :

 D’expérience le livret d’accueil sur papier est peu efficace, bien souvent très peu esthétique et surtout, surtout, il n’est jamais mis à jour.

Quel dommage que le gros travail que vous avez mené en tant que propriétaire soit gâché par une présentation dans un classeur écorné et des informations sur un bar qui n’existe plus…

En plus, avec un livret d’accueil numérique, votre guide d’accueil peut devenir ludique pour vos locataires via un QR code qui peut s’intégrer parfaitement à la décoration de votre pièce (dans un cadre en sur impression d’une superbe photo de la région par exemple).”

Note de Pierre, Eldorado Immobilier : exact, toutefois à titre personnel j’aime pouvoir feuilleter un livre et pouvoir le sentir dans mes mains. Je trouve cela rassurant et utilisable par tous, y compris nos locataires pour qui le numérique n’est pas une chose innée et évidente

J’ai également posé la question à un membre de l’équipe du site MediaVacances qui m’a gentiment répondu que lorsque des propriétaires leur demandent conseil pour créer un guide d’accueil, ils leur suggèrent de mettre en avant, de manière précise et concrète :

  • Concernant la location :

  • Le fonctionnement des différents appareils électroménagers ;

  • Les coordonnées en cas d’urgence ;

  • Le fonctionnement de la relève des ordures le cas échéant ;

  • Le rappel des éléments composants la location (état des lieux) ;

  • Le règlement de copropriété s’il y a lieu :

  • Le fonctionnement des clés s’il y en a plusieurs ;

  • Le fonctionnement du compteur électrique.

  • Concernant les environs :

  • Les bonnes adresses et points d’intérêt à proximité ;

  • Les transports en commun.

En résumé, pour le gérant de Média Vacances :

 « Le principal pour un guide d’accueil réussi : faire synthétique et dynamique ! »

Conclusion sur le guide d’accueil de votre location saisonnière :

Vous savez désormais comment créer un livret d’accueil qui saura séduire vos clients et les fidéliser. À vous de jouer !

Dites moi à quelle adresse vous envoyer immédiatement notre livret d’accueil gratuit à personnaliser :

Où en êtes vous ?

Avez-vous mis en place un livret d’accueil ? Si oui, en papier ou digital ?

Quelles indications vous semblent indispensables à un livret d’accueil réussi ?

Pierre

4 commentaires

  1. Merci pour cet article bien intéressant… j’ai réalisé un guide d’accueil que je vais perfectionner grâce à vos conseils!

  2. bonjour,
    Merci pour cet article ! Savez-vous où je pourrai trouver un guide d’accueil en anglais ?
    Cordialement,
    Cathie

    • Bonjour

      Merci pour votre intérêt !
      Le plus simple est de traduire votre texte avec Google Traduction, ils ont fait de gros progrès !
      Bien à vous

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