Et si un simple livret d’accueil pouvait garantir des locataires satisfaits et une avalanche d’avis 5 étoiles ?

Un livret d’accueil pour location saisonnière contient toutes les informations essentielles : horaires de check-in/out, règlements intérieurs, recommandations locales (restaurants, activités), accès Wi-Fi, consignes de sécurité, et numéros d’urgence. Personnalisable et convivial, il enrichit l’expérience des locataires et réduit les questions fréquentes.

Pourquoi un Livret d’Accueil est Essentiel en Location?

Un livret d’accueil maximisera l’expérience de vos invités, ce qui équivaut à des commentaires 5 étoiles à répétition.

Le livret d’accueil est un outil essentiel pour améliorer l’expérience des locataires.

Il fournit des informations clés sur le logement, les règles à respecter et les services disponibles.

En facilitant l’arrivée et en anticipant les questions des locataires, il réduit les sollicitations et augmente la satisfaction, favorisant ainsi des avis positifs et des réservations récurrentes.

Julie G., propriétaire d’un Airbnb nous donne son avis :

« Un livret d’accueil bien conçu est un outil incontournable pour tout propriétaire de location saisonnière. Il montre que vous vous souciez de vos locataires et améliore leur expérience, ce qui se traduit par des avis positifs et une fidélisation accrue. »

Julie G., propriétaire d’un Airbnb et membre du club vip

Voici comment un livret d’accueil peut être utile à votre activité.

Améliorez l’expérience locataire grâce à un livret d’accueil personnalisé

N’oubliez pas qu’ils échangent leur argent durement gagné et leur temps précieux non seulement contre une maison de vacances, mais aussi contre une expérience. 

Ils vous donnent quelque chose de précieux dans l’espoir que leurs séjours seront bonnes en retour.

Avoir un livret d’accueil pour vos invités rend le processus un peu plus personnalisé. 

Il y a de fortes chances que vous ne soyez pas là pour accueillir physiquement vos invités, vous voudrez donc vous assurer que votre livret d’accueil des invités fait un bon travail pour le remplacer.

Avoir un livret de bienvenue convivial et informatif pour vos invités sera le meilleur substitut que vous trouverez pour une poignée de main à la porte. 

Faites savoir aux clients que vous vous souciez d’eux grâce à votre livret d’accueil.

Un livret d’accueil pour guider efficacement vos locataires dès leur arrivée

C’est peut-être votre deuxième maison, mais vos invités n’ont jamais mis les pieds sur la propriété. 

La chose la plus proche qu’ils doivent savoir sur votre location de vacances pourrait être quelques photos que vous aviez sur votre site Web.

Vous ne voulez pas que vos invités se sentent perdus à leur arrivée. 

Après tout, quel genre d’accueil est-ce? Dites-leur tous les services et avantages que vous offrez, ainsi que des instructions pratiques pour différentes choses simples comme la connexion au Wi-Fi, le démarrage du lave-vaisselle et l’utilisation de tous les équipements disponibles. 

Cela leur permettra de bien se familiariser avec la configuration du terrain et comment tout fonctionne dans votre propriété.

Les propriétaires de locations saisonnières qui fournissent un livret d’accueil complet constatent une réduction de 50 % des questions et des appels de leurs locataires

Paula T. propriétaire et membre du club vip partage son expérience :

« Depuis que j’ai mis en place un livret d’accueil numérique pour ma location saisonnière, les questions répétitives de mes locataires ont diminué de 60 %. Les invités apprécient particulièrement les recommandations locales et les instructions claires pour les équipements. »

Paula T., propriétaire et membre du club vip

Quelles Recommandations Offrir à vos Locataires ?

Montrez-leur que vous êtes un pro en leur fournissant non seulement des loisirs à domicile, mais également des activités à faire dans la région. 

Les clients seront impressionnés par votre connaissance des environs et également reconnaissants pour les idées de la population locale.

L’expérience client n’est pas conçue uniquement à la maison. 

Ce que les clients font et comment ils interagissent avec l’emplacement va façonner ce qu’ils ressentent à propos de votre location de vacances. 

Assurez-vous qu’ils passent un bon moment tout au long de leur voyage en leur proposant des options amusantes pendant leur séjour.

« Nous avons vraiment apprécié le livret d’accueil de notre location. Il contenait toutes les informations dont nous avions besoin et nous a permis de découvrir des endroits locaux que nous n’aurions jamais trouvés autrement. Cela a rendu notre séjour beaucoup plus agréable. »

Yvette G., propriétaire et membre du club vip

Un livret d’accueil booste vos avis positifs et fidélise vos locataires

En fin de compte, vous voulez que leur voyage soit agréable et que cela se reflète dans leur commentaire. 

Un commentaire brillant est le signe d’une excellente expérience, ce qui vous permet d’attirer de nouveaux clients et de relancer les anciens.

Un livret d’accueil bien conçu augmente de 30 % la probabilité de recevoir des avis positifs sur les plateformes de location

Plus vous incluez d’informations dans votre livret de bienvenue, plus vous serez récompensé pour votre attention dans les commentaires en ligne, ce qui contribue également à donner de la crédibilité à votre entreprise de location saisonnière et à votre site Web.

Comment Créer un Livret d’Accueil ?

Créer un livret d’accueil peut sembler complexe, mais en suivant des étapes bien définies, cela devient simple et efficace.

Voici comment concevoir un livret d’accueil qui répond aux besoins de vos locataires tout en améliorant leur expérience.

1. Déterminez les Informations à Inclure

Pour anticiper les besoins de vos locataires, identifiez les informations qu’ils recherchent le plus souvent. Voici les éléments essentiels à inclure :

• Horaires et consignes pratiques : Check-in, check-out, règles de la maison.
• Informations sur les équipements : Fonctionnement des appareils (Wi-Fi, électroménager, climatisation).
• Recommandations locales : Restaurants, activités, commerces.
• Numéros d’urgence : Médecin, police, pompiers, contacts locaux.

L’objectif est de répondre aux questions fréquentes et d’anticiper les besoins pour rendre leur séjour plus fluide.

2. Choisissez un Modèle Adapté

Un modèle bien structuré facilite la lecture. Voici vos options :

• Modèles préconçus : Utilisez des outils comme Canva ou Word pour gagner du temps.
• Personnalisation : Ajoutez des touches personnelles, comme un logo, des couleurs en harmonie avec votre décoration ou des photos de votre location.

Privilégiez un format simple et intuitif pour que vos locataires trouvent rapidement l’information.

3. Remplissez le Modèle avec Précision

Chaque section doit être claire et concise. Suivez ces conseils pour structurer vos informations :

• Classez les données par thème (logement, équipements, règles, recommandations).
• Utilisez des listes à puces pour faciliter la lecture.
• Employez un langage convivial tout en restant professionnel.

4. Ajoutez des Visuels Attrayants

Les photos et illustrations apportent une valeur ajoutée à votre livret :

• Photos : Montrez les pièces principales, les équipements, et les attractions locales.
• Icônes : Simplifiez les consignes avec des pictogrammes (par exemple, Wi-Fi, tri des déchets, sécurité).

Les visuels aident à capter l’attention et rendent le livret plus engageant.

5. Mettez à Jour Régulièrement

Un livret d’accueil efficace doit refléter les évolutions de votre logement et de la région :

• Actualisez les informations pratiques : Numéros d’urgence, horaires, consignes.
• Intégrez les nouveautés : Ajoutez des restaurants récemment ouverts ou des activités saisonnières.
• Récoltez des avis : Demandez aux locataires de suggérer des améliorations pour rendre le livret encore plus utile.

6. Digitalisez votre Livret pour Plus d’Accessibilité

En plus d’un livret papier, proposez une version numérique accessible via QR code. Cela permet aux locataires de consulter les informations depuis leur téléphone à tout moment.

Créer un livret d’accueil bien pensé est un investissement qui améliore l’expérience des locataires, réduit leurs questions, et renforce la satisfaction globale. Un tel livret deviendra un véritable atout pour votre location saisonnière.

Quels Éléments Inclure dans un Livret d’Accueil?

Mot de Bienvenue : Créer une Bonne Première Impression

Un modèle de livret d’accueil location saisonnière commence toujours par un mot de bienvenue.

85% des locataires déclarent que la présence d’un livret d’accueil a amélioré leur séjour en fournissant des informations claires et pratiques.

Il est toujours préférable de commencer par une note de bienvenue.

Quelque chose de court et de doux, en ajoutant un élément de plaisir, ne serait pas non plus à bannir.

Mais il vaut mieux qu’un mot de bienvenue soit court.

Commencez par quelque chose comme

« Bienvenue à La Résidence des Dauphins. Nous sommes ravis que vous ayez décidé de séjourner chez nous et nous espérons que vous passerez un agréable séjour ».

Ajoutez ensuite quelques paragraphes expliquant les points forts de votre propriété.

Vous pouvez par exemple mentionner que vous n’êtes qu’à quelques pas d’une attraction locale

Écrivez également que votre télévision a Netflix, ou qu’un grand restaurant est à deux pas, etc.

N’entrez pas trop dans les détails, 3 ou 4 paragraphes suffiront.

Sachez que 70% des avis positifs sur les plateformes de réservation mentionnent l’utilité du livret d’accueil et des recommandations locales

« Depuis que j’ai commencé à utiliser un livret d’accueil digital, j’ai remarqué une nette amélioration des avis de mes locataires. Ils apprécient particulièrement la facilité d’accès aux informations et les recommandations personnalisées. Cela a vraiment aidé à créer une expérience positive pour mes invités. »

Vivien T., propriétaire Airbnb et membre du club vip

Coordonnées : Simplifier la Communication

Dans votre livret d’accueil pour location saisonnière, incluez toujours vos coordonnées.

Cela s’explique et est important.

Il est fort probable que vos invités voudront vous contacter pendant leur séjour.

Vous pouvez fournir plusieurs types de coordonnées.

Un numéro de téléphone et une adresse électronique sont les plus évidents.

Un autre moyen courant de chatter est d’utiliser un programme de chat tel que WhatsApp ou Facebook Messenger.

Le programme de chat intégré à Airbnb peut également être utile.

Mais gardez à l’esprit que tous les invités n’ont pas un smartphone, et encore moins l’application Airbnb.

Ne comptez pas sur l’application Airbnb.

Vous devez donner aux invités quelques autres possibilités de vous contacter.

Cela leur permettra d’avoir l’esprit tranquille si quelque chose se passe mal pendant leur séjour.

Instructions Check-in/Check-out pour Invités

Soulignons l’importance d’être très clair sur les heures du check-in et check-out.

Inscrivez-les en gras sur la première page de votre livret de bienvenue Airbnb afin que vos invités ne les manquent pas.

Sur la première page de votre manuel, mettez l’heure de départ en gras et soulignez.

Ecrivez en caractères de taille raisonnable, pour une bonne lisibilité.

Il est rare que les locataires dépassent l’heure du check-out et le fait de l’écrire dans le manuel en est la raison principale.

Aussi, vous devez être clair sur ce qu’il faut faire avant de quitter le logement.

Adresses Pratiques à Proximité

Attractions Locales à Découvrir

Présentez les principales attractions locales, avec une courte description et éventuellement des informations pratiques comme les horaires d’ouverture, les tarifs et la distance depuis la location.

N’oubliez pas d’inclure des activités de plein air, des monuments historiques, et des sites touristiques.

Restaurants Recommandés à Proximité

Listez quelques restaurants incontournables avec une brève description des spécialités et de l’ambiance.

Précisez si une réservation est recommandée et si des options végétariennes, végétaliennes ou sans gluten sont disponibles.

Options de Transport Locales

Donnez des informations sur les moyens de transport disponibles autour de la location pour faciliter les déplacements des voyageurs.

Exemples : les stations de location de vélos, location de scooters ou de voitures à proximité, principales applications de covoiturage.

Centres Commerciaux et Shopping Local

Recommandez quelques centres commerciaux, marchés locaux, ou boutiques artisanales pour faire du shopping ou acheter des souvenirs.

Services Médicaux à Proximité

Indiquez les centres médicaux, pharmacies, ou hôpitaux proches en cas d’urgence.

Ajoutez les coordonnées, les horaires et les services disponibles.

Parcs et Espaces Verts Locaux

Partagez des informations sur les parcs locaux et les espaces verts où les clients peuvent se promener, pique-niquer ou se détendre.

Activités Sportives et Loisirs à Proximité

Mentionnez des options pour les activités de loisirs, comme les pistes cyclables, les sentiers de course, les installations sportives, ou les activités nautiques disponibles dans les environs.

Guidez vos locataires pièce par pièce avec un livret d’accueil clair

Fournir des informations aux invités est une partie cruciale du livret d’accueil Airbnb.

Ce sera la première fois qu’ils visiteront votre maison (en supposant qu’ils ne soient pas des clients réguliers !), il est donc important qu’ils sachent où tout se trouve et comment tout fonctionne.

Commencez par la cuisine. Faites-leur savoir où se trouvent les poubelles, les assiettes et les produits de nettoyage.

Rédigez des guides sur le fonctionnement du four et des autres appareils.

C’est une bonne idée de faire savoir à vos invités qu’ils doivent faire leur propre vaisselle.

Faites-leur savoir où se trouvent les commandes de climatisation et de chauffage.

Si votre téléviseur est équipé de Netflix, informez vos invités et donnez-leur le mot de passe, pareil pour le code de la connexion wifi.

Dans les chambres, indiquez-leur où se trouvent les oreillers, les couvertures et les draps de rechange.

Parking : Infos et Options pour Vos Invités

S’il y a un parking attaché à votre propriété, vous devez absolument l’indiquer dans votre guide d’accueil.

Il est probable que vous aurez affiche que vous proposez un parking sur votre profil Airbnb et dans le descriptif de votre annonce.

Il est donc important de le réaffirmer dans votre manuel de la maison également, pour que ce soit clair.

Les clients voudront savoir s’ils peuvent garer leur voiture dans vos locaux, ou s’il y a des frais pour le stationnement, et si le stationnement dans la rue est verbalisé.

Il n’y a rien de pire que de rentrer chez soi après un voyage avec une contravention.

Si vous vous trouvez dans une ville où le nombre de places de stationnement est limité, vous devez être clair.

Incluez des cartes de stationnement et des informations sur les parkings à proximité et assurez-vous de mentionner les coûts pour 24 heures.

Cet article pourra vous intéresser : 10 conseils pour un guide d’accueil efficace

Quelles Informations de Sécurité Fournir ?

La sécurité de vos locataires est primordiale. Assurez-vous d’inclure dans votre livret d’accueil toutes les informations nécessaires pour faire face à une situation d’urgence. Voici quelques éléments à ne pas oublier :

• Numéros d’urgence : Indiquez clairement les numéros de téléphone des services d’urgence tels que le SAMU, la police, et les pompiers.
• Équipements de sécurité : Fournissez des instructions détaillées sur l’utilisation des extincteurs, des détecteurs de fumée, et des trousses de premiers secours.
• Risques naturels : Informez vos locataires des risques naturels potentiels dans la région, comme les inondations ou les incendies de forêt, et des mesures à prendre en cas d’urgence.

En incluant ces informations, vous assurez la tranquillité d’esprit de vos locataires et montrez que leur sécurité est une priorité.

Quelles Spécificités pour les Locations Saisonnières ?

Un livret d’accueil conçu pour une location saisonnière doit répondre à des attentes précises des locataires tout en valorisant votre propriété.

Voici les éléments indispensables à inclure pour garantir une expérience inoubliable.

Activités et Attractions à Proximité

Les vacanciers recherchent des expériences uniques. En leur proposant des idées, vous ajoutez de la valeur à leur séjour :

• Sites touristiques : Incluez des lieux incontournables comme les monuments historiques, musées, ou parcs nationaux.
• Activités de plein air : Proposez des activités locales telles que des randonnées, des sports nautiques, ou des pistes cyclables.
• Événements locaux : Si des festivals, marchés ou événements ont lieu durant leur séjour, mentionnez-les avec les horaires et lieux.

Un exemple :
« Ne manquez pas la randonnée du Pic du Midi, à seulement 15 minutes. Une vue panoramique à couper le souffle vous attend ! »

Recommandations de Restaurants et Bars

Faites découvrir les saveurs locales et facilitez leur choix :

• Restaurants incontournables : Indiquez les meilleures adresses pour déguster des spécialités locales.
• Options pour tous : Ajoutez des lieux avec des plats végétariens, végétaliens ou sans gluten.
• Conseils pratiques : Mentionnez si une réservation est nécessaire ou si un restaurant est idéal pour les familles.

Exemple d’ajout : « Pour un dîner typique, rendez-vous au restaurant Chez Marcel, réputé pour ses plats régionaux et son ambiance conviviale. Réservation recommandée ! »

Équipements et Services Disponibles

Mettez en avant tout ce que votre location offre pour garantir un séjour confortable :

• Technologie : Accès Wi-Fi, télévision connectée, enceintes Bluetooth.
• Confort : Climatisation, chauffage, linge de maison fourni.
• Options supplémentaires : Indiquez si vous proposez des équipements comme des vélos, une piscine, ou un jacuzzi.

Conseil :
Ajoutez des photos de vos équipements pour que les locataires sachent à quoi s’attendre.

Instructions pour l’Utilisation des Équipements

Simplifiez leur arrivée en détaillant clairement le fonctionnement des installations :

• Électroménager : Donnez des instructions simples pour le lave-linge, le four ou la machine à café.
• Wi-Fi : Fournissez le mot de passe et les étapes pour se connecter.
• Sécurité : Expliquez l’utilisation des détecteurs de fumée, extincteurs, et boîtes à clés.

Exemple d’instruction :
« Pour allumer la climatisation, utilisez la télécommande située sur la table de chevet. Température recommandée : 22°C. »

Recommandations pour Découvrir la Région

Facilitez leur immersion locale avec des conseils pratiques :

• Marchés et boutiques : Recommandez des marchés locaux pour des produits frais ou des souvenirs.
• Moyens de transport : Indiquez les applications de covoiturage, les stations de location de vélos, ou les arrêts de transport public.
• Espaces verts : Ajoutez des informations sur les parcs ou plages à proximité pour un moment de détente.

Exemple :
« Le Parc des Moulins, situé à 5 minutes à pied, est parfait pour un pique-nique ou une balade en famille. »

Mettez en Avant les Avantages Uniques de votre Location

Pour vous démarquer des concurrents, listez les particularités de votre logement :

• Vue exceptionnelle : Si votre propriété donne sur la mer ou la montagne.
• Proximité : Indiquez les attractions accessibles à pied ou en voiture.
• Expériences incluses : Un panier de bienvenue, des équipements premium, ou des réductions pour des activités locales.

Exemple :
« Depuis la terrasse, profitez d’une vue imprenable sur le coucher de soleil. Un moment de sérénité garanti ! »

Astuces pour un Livret d’Accueil Efficace

Pourquoi Intégrer des Visuels dans un Livret ?

Les photos et les illustrations jouent un rôle crucial dans la personnalisation de votre livret d’accueil.

Elles permettent de visualiser les espaces, de guider les locataires, et d’ajouter une touche personnelle à votre livret.

• Photos :

Intégrez des photos de haute qualité de votre propriété, notamment des vues extérieures, des pièces principales, et des équipements spécifiques (piscine, jardin, terrasse).

• Illustrations :

Les illustrations peuvent être utilisées pour ajouter du charme et simplifier la présentation des informations.

Par exemple, des icônes peuvent illustrer des sections comme « Wi-Fi », « Règles de la maison », ou « Lieux à visiter ».

Assurez-vous que les photos et illustrations sont cohérentes avec le ton général de votre livret.

Si votre propriété a un thème spécifique (moderne, rustique, bord de mer), choisissez des visuels qui renforcent cette ambiance.

Comment Mettre à Jour un Livret d’Accueil ?

Un livret d’accueil est un document vivant qui doit évoluer avec votre propriété et les services que vous proposez.

Voici quelques conseils pour le maintenir à jour :

• Révisez régulièrement le contenu :

Mettez à jour les informations pratiques (numéros d’urgence, codes Wi-Fi, instructions pour les appareils électroménagers) chaque fois qu’il y a un changement.

Assurez-vous que les informations sur les règlements d’intérieur, les horaires de check-in/check-out, et les services locaux sont toujours à jour.

• Mettez à jour les photos et illustrations :

Si vous apportez des modifications à votre propriété (nouveau mobilier, rénovations), assurez-vous de prendre de nouvelles photos et de les intégrer dans le livret.

Cela montre aux locataires que vous prenez soin de votre propriété et que vous êtes attentif aux détails.

• Demandez des retours :

Invitez vos locataires à donner leur avis sur le livret d’accueil.

suggestions peuvent vous aider à améliorer le document et à identifier les informations manquantes ou les sections qui méritent d’être clarifiées.

Où et Comment Placer Votre Livret d’Accueil pour Maximiser son Utilité ?

Pour que vos invités profitent pleinement du livret d’accueil dès leur arrivée, il est essentiel de le positionner dans un endroit stratégique et visible.

Voici quelques conseils pour placer votre livret d’accueil de manière à capter l’attention et faciliter l’expérience de vos locataires.

Sur la Table de l’Entrée ou du Salon

L’entrée ou le salon sont souvent les premières pièces que les invités découvrent.

En disposant le livret d’accueil bien en évidence sur une table d’entrée ou une table basse du salon, il sera facilement accessible dès leur arrivée.

Vous pouvez même le placer aux côtés d’un petit mot de bienvenue ou d’un panier d’accueil pour attirer l’attention.

Dans la Cuisine

La cuisine est un autre endroit central où les invités passent du temps, surtout s’ils ont l’intention de préparer des repas sur place.

Placer le livret d’accueil sur le plan de travail ou près de la machine à café peut inciter vos invités à le consulter en prenant un moment de pause.

Dans la Chambre Principale

Certains voyageurs préfèrent se poser avant de prendre connaissance des informations pratiques.

Placer le livret d’accueil sur la table de chevet de la chambre principale permet aux invités de le découvrir au calme, une fois installés.

À Proximité de la Connexion Wi-Fi

L’accès à la connexion Wi-Fi est souvent l’une des premières questions posées par les invités.

En plaçant le livret d’accueil près du mot de passe Wi-Fi (affiché par exemple sur un petit tableau ou un cadre), vous leur offrez un point d’accès rapide à la fois pour le Wi-Fi et pour toutes les informations pratiques du séjour.

Format Numérique Accessible par QR Code

Enfin, pour compléter le format papier, vous pouvez proposer un livret d’accueil numérique accessible via un QR code.

Ce code peut être affiché à plusieurs endroits stratégiques dans le logement, comme sur la porte d’entrée ou dans les pièces principales.

Le format numérique permet aux invités d’avoir accès aux informations même lorsqu’ils sont en déplacement.

Conclusion

Un livret d’accueil bien conçu est un atout précieux pour enrichir l’expérience des locataires et simplifier la gestion de votre location saisonnière.

En centralisant des informations pratiques et des recommandations locales, vous créez une expérience personnalisée qui se traduit souvent par des avis 5 étoiles et une fidélisation de vos clients.

Investir du temps dans l’élaboration de ce guide démontre votre souci du détail et de la satisfaction des hôtes.

J’espère que vous appréciez la lecture de cet article.

Si vous voulez beaucoup plus de réservations je vous aide à avoir une annonce qui dépasse tous vos concurrents et se positionne tout en haut des listings.

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