RGPD : comment l’appliquer pour l’immobilier et la location courte durée ?

Qu’est-ce que le RGPD ? Quelle relation avec l’immobilier ou la location courte durée ? On en parle beaucoup, mais que dit et demande vraiment le RGPD ? Que devez-vous éventuellement mettre en place pour une bonne application ?

Le RGPD est-elle une contrainte ou au contraire un moyen efficace pour optimiser le fonctionnement de votre activité de louer en meublé professionnel ou non ? (bon vous connaissez la réponse, mais il faut positiver 😉 )

Vous allez tout comprendre dans cet article.

Qu’est-ce que la loi RGPD et que stipule-t-elle ?

Le RGPD : Définition

Le Règlement général sur la Protection des Données personnelles, RGPD (ou GPDR in english), est issu un règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 visant à encadrer le processus d’exploitation des données personnelles et également de protéger la vie privée des internautes.

Le règlement RGPD responsabilise davantage les entreprises, notamment celles dont la collecte et le traitement des données constituent le fondement même de leur affaire.

Bref, le RGPD vise à lutter contre le spam et contre les entreprises qui vendent les données personnelles qu’elles collectent.


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La loi RGPD, pour réglementer internet et créer une cyberprotection

En effet, les sites internet doivent désormais obtenir le consentement explicite des internautes avant de récolter et utiliser leurs données personnelles.

Notez bien que le qualificatif « données personnelles » se réfère à toutes les informations permettant l’identification d’une personne physique, et ce, de façon directe ou indirecte.

Les données personnelles peuvent être donc :

  • une adresse physique ou numérique,
  • un numéro d’identification (SIRET, numéro de sécu, etc…),
  • un numéro de téléphone,
  • une photo
  • ou encore une empreinte digitale (si quelqu’un est capable de récupérer une telle information ?).
RGPD immobilier

Les applications et implications du RGPD sont beaucoup plus larges que ce que vous pouvez imaginer au premier abord.
D’ailleurs, en tant que propriétaire vous êtes probablement concerné par la réglementation existante liée à la CNIL, que vous ne connaissez probablement pas, en particulier pour la gestion des fichiers clientèle pour vos locataires

Loi RGPD : le secteur de l’immobilier est il concerné ?

La loi RGPD s’applique bien entendu à l’immobilier !

En effet, il n’y a pas que les commerces en ligne qui sont visés par la loi RGPD ; celle-ci concerne toute aussi les professionnels du secteur de l’immobilier, et donc potentiellement vous, petit propriétaire LMNP ou LMP.

Vous l’aurez compris, toute personne disposant d’un historique de données personnelles recueillies essentiellement à travers des échanges directs avec des locataires doit se soumettre à la loi RGPD.

Il en va de même si vous passez par un intermédiaire, en l’occurrence généralement une conciergerie.

Pour voir les choses d’une manière globale, le RGPD concerne :

  • Les agences immobilières,
  • Les promoteurs immobiliers,
  • Les plateformes d’hébergement d’annonces de location saisonnière type Airbnb ou encore Abritel
  • et les propriétaires qui exploitent un bien loué en courte durée .

Quel impact concret du RGPD dans la location courte durée et l’immobilier ?

Dans le cadre de la loi RGPD, les professionnels du secteur de l’immobilier sont tenus de mettre en place quelques dispositions afin de garantir la sécurité des internautes sur leurs plateformes, leurs annonces, ou le site web de leur location de vacances.

Voici les grands objectifs et les moyens de les mettre en œuvre :

RGPD et consentement de l’internaute

Vous devez désormais obtenir le consentement explicite de vos locataires ou clients potentiels.

RGPD immobilier consentement

Consentement obligatoire pour le RGPD… c’est pour d’autres choses 😉

Par conséquent, les formulaires sur votre site Internet doivent clairement indiquer que votre collecte d’informations vous servira ensuite pour différents objectifs.

Des objectifs que vous devez bien évidemment détailler.

Par exemple ici sur Eldorado Immobilier, lorsque vous vous abonnez vous recevez également un email qui vous détaille la démarche du site et ses objectifs : vous donner accès librement à 80% de nos connaissances et vous inviter à passer au niveau supérieur via le club VIP.

RGPD et et portabilité des données

Le RGPD prévoit un mécanisme de portabilité des données. Mais c’est quoi ce truc incompréhensible ?

Cela signifie concrètement que si vous choisissez de changer de logiciel de transaction au profit d’un nouveau, il faut que votre logiciel actuel soit en mesure de vous fournir vos informations, sous un format exploitable, afin qu’elles soient réutilisées par le nouveau prestataire.

Cela paraît tout bête, mais si vous passez par un prestataire basé à l’étranger, faites bien attention à ce que cette condition soit remplie.

La confidentialité dès la conception

La loi RGPD impose aux entreprises de penser leur stratégie autour de ses règles et valeurs, et ce dès les premières étapes de la conception.

Ainsi, par exemple si vous envisagez une refonte de votre site internet, vous devez intégrer des outils visant à protéger la vie privée des internautes et garantir leur confidentialité.

Concrètement, ce sera dans les mentions légales et dans les éléments d’informations que vous leur ferez parvenir.

N’oubliez pas également que malgré le fait que vous n’en ayez pas l’impression, votre activité de loueur en meublé est assimilé à une entreprise.

Pour plus d’informations :

Faut il créer une société pour investir et gérer votre location courte durée?

Le RGPD permet un droit à l’oubli, ou effacement

RGPD confidentialité

Malgré quelques effets pervers et une in efficacité sur de nombreux aspects où elle est en retard, la RGPD met en avant la sécurité et la confidentialité des données de chacun, ce qui est une très bonne démarche

Le droit à l’oubli est une pratique qui existe déjà depuis quelques années ; les internautes peuvent demander à Google de déréférencer un contenu les concernant.

C’est accessible très simplement sur cette page.

Cela dit, depuis la mise en œuvre du RGPD, le droit à l’effacement s’applique à l’ensemble des entreprises qui gèrent de la donnée. Et donc logiquement à vous en tant que propriétaire de location courte durée.

Vous avez des contrats à votre disposition, des baux, des historiques de transactions, etc…

 

 

Nous vous mettons d’ailleurs à votre disposition un modèle de contrat gratuit à télécharger : 

 

 

 

Ainsi, désormais avec le RGDP, sur une simple demande par mail, un locataire peut donc vous “obliger” à effacer les informations que vous détenez sur lui.

Pour aller plus loin sur les moteurs de recherches, saviez-vous que Google s’intéresse de plus en plus à la location saisonnière ?

Google: le géant endormi de la location de vacances?

Google s’implique dans la location saisonnière : ce que les propriétaires peuvent faire pour se préparer

Quelles actions pour se mettre en conformité avec le RGPD ?

En tant que professionnel (ou vous avez bien lu) du secteur de l’immobilier, la loi RGPD exige que vous suiviez les démarches suivantes :

désigner un délégué à la protection des données

Vous devez désigner un délégué à la protection des données au sein de votre entreprise.

Selon la CNIL, le responsable devra exercer une mission d’information, de contrôle et de formation au sein de votre agence ou plateforme.

Bon, bref, c’est vous.

Recenser les données que je traite avec ma LCD

Une autre action que vous devez mettre en place, c’est de bien ranger les données que vous récupérez.

En langage RGPD, on dit « traiter » les données

Créer un registre des traitements

Vous devez également être en mesure de rédiger un registre des traitements, un document que vous devez communiquer à la CNIL en cas de contrôle. Il faut que celui-ci soit précis, d’où l’intérêt de cartographier vos données.

RGPD registre

Vous devrez créer, alimenter, et clarifier un registre de données des clients de vos locations meublées, dans le cadre du RGPD

Pour concevoir ce registre, vous devez répondre aux questions suivantes :

  • Quelle est la nature des données récupérées ? (nom, prénom, adresses, numéro de téléphone, etc…)
  • Où sont-elles situées ? (dans un fichier récapitulatif locataires)
  • Quel est le but final de cette collecte de données ? (relancer les locataires pour des promotions, transmission des données au comptable)
  • Comment et où les stocker ? (disque dur, cloud)
  • Comment sécuriser l’accès à ces données ? (mot de passe, copie de sauvegarde)
  • Sous quelle modalité les efface-t-on ? (demande des personnes concernées, critère de durée : par exemple effacement automatique sous 1 an ?)

Concernant la dernière question sur l’effacement des données, il y a des normes spécifiques à l’immobilier qui ont été édictées par la CNIL.

Ainsi, notez que conformément au RGPD, les données concernant un locataire ne peuvent être conservées que dans le cas où la location a effectivement eu lieu.

Dans le cas contraire, le propriétaire ou la conciergerie doivent supprimer les données des personnes au bout de trois mois sans communication avec le prospect.

Ce dernier point est très important, car il signifie que si vous relancez le prospect, le délai repart pour trois mois 

Vous allez donc devoir mettre en place des procédures de rappel et enclencher des campagnes de communication régulièrement pour conserver les informations du prospect.

Très pratique pour cela les autorépondeurs…

Pour en savoir plus :

Comment automatiser la gestion de votre location en courte durée? 16 techniques utiles

Prévoir un plan d’action pour les données inutiles

Maintenant que le registre des traitements est en place, vous devez prévoir un plan d’action concernant les données inutiles.

Les propriétaires bailleurs peuvent conserver les informations dont ils ont besoin, notamment pour leur comptabilité, les contrôles fiscaux.

Mais le RGPD stipule que ces données doivent être protégées.

Vous devez mettre en place des procédures “d’anonymisation”.

En gros, vous devez remplacer les noms et les adresses mails des clients par des pseudos.

Trop facile, non ? Vous n’aviez probablement que ça a faire…

Détailler la finalité de la collecte des données

Il y aura également un changement dans la façon de collecter et conserver les informations des clients.

Vous ne pouvez plus collecter des données sans finalité bien particulière et sans les répertorier.

Il faut explicitement déclarer ce que vous allez faire de ses datas.

Si elles sont collectées pour être réutilisées à des fins marketing ou pour un traitement commercial, quoi qu’il en soit vous devez le préciser.

RGPD une loi plutôt contraignante ou avantageuse pour la LCD?

Avec tous les changements que vous allez devoir effectuer, il est tout à fait compréhensible de considérer la loi RGPD comme une contrainte supplémentaire pour la gestion au quotidien de votre location saisonnière.

Et si je vous disais que la loi RGPD pour l’immobilier n’est pas synonyme de corvée ou galère.

Que vous pouvez tirer bien davantage de tous ces changements ?

Pour vous aider à considérer la loi RGPD pour l’immobilier autrement qu’une décision rédhibitoire, voici quelques-uns de ces nouveaux bienfaits :

  • La loi RGPD vous permet de rationaliser votre collecte de données personnelles

Quel que soit le volume de données que vous récoltez aujourd’hui dans le cadre de vos activités, il y a de fortes chances que ce dernier soit trop important. Et que les données recueillies soient partiellement inutiles.

Or, dans le cadre strict du RGPD pour l’immobilier, les données inutiles font peser des risques importants :

  • Plus vous demandez de données, plus vous devez justifier de leur bonne utilisation et de leur finalité ;
  • Plus vous stockez de données personnelles, plus il est compliqué d’assurer leur protection ;
  • Plus vous cherchez à obtenir des informations qui ne sont pas en lien direct avec votre activité immobilière, plus vous vous exposez à des sanctions de la CNIL lors des contrôles.
  • En somme, vous avez tout intérêt à réduire ce volume et la loi RGPD vous y aide.

De quelle façon ? le RGPD vous incite à vous concentrer uniquement sur les données adéquates et pertinentes ; à vous focaliser sur un objectif : atteindre la finalité annoncée, et rien d’autre.

C’est aussi l’occasion de vous interroger sur la durée de vie de ces informations, et sur l’utilité de les conserver plus longtemps que nécessaire.

Vous créez un socle de confiance plus solide que jamais avec vos locataires.

Nous y sommes ! La confiance un des plus grands avantages du RGPD pour l’immobilier.

Et nous retombons dans un de mes dadas, l’expérience voyageurs :

Votre arme fatale pour cartonner avec votre location courte durée : l’expérience voyageurs

Le cadre du RGPD pour l’immobilier favorise la création d’un socle de confiance plus robuste entre les professionnels de l’immobilier et leurs prospects. Il garantit des échanges plus sécurisés, donc plus pertinents.

Vos prospects ne consentent pas seulement à vous communiquer leurs données personnelles ; ils le font en connaissance de cause, en sachant qu’ils vous confient une ressource précieuse que vous utiliserez à bon escient.

Le RGPD met en pratique des outils qui assurent votre propre protection

Il s’agit là du double effet du RGPD.

En obligeant les entreprises à se conformer à la réglementation, le texte de loi protège à la fois les citoyens qui consentent à fournir leurs données personnelles ainsi que les responsables de traitement qui sont chargés d’obtenir ce consentement et de sécuriser les informations collectées.

En effet, par le biais du RGPD pour l’immobilier, votre activité de propriétaire de location meublée sera assurée que les outils utilisés quotidiennement pour collecter et traiter les données personnelles de vos contacts (logiciel de transaction, site web, emailing…) sont conformes au RPGD.

Conclusion sur le RGPD et ses conséquences pour la location meublée

Pour conclure, je dirai qu’il faut voir en la loi RGPD une opportunité de remettre à jour ses bases de données et de créer une stratégie marketing plus rapide et plus dynamique.

Gardez également en tête, qu’avant que vous soyez un agent, un promoteur immobilier ou un loueur en courte durée, vous êtes d’abord un citoyen ainsi qu’un internaute.

Perdurer, c’est évoluer et s’adapter… le RGPD fait partie de cette évolution !

Qu’en pensez vous ?
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RGPD : comment l’appliquer pour l’immobilier et la location courte durée ?
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Pierre

3 commentaires

  1. Bonsoir,
    Selon un récent décret espagnol, il serait d’usage lors de la déclaration trimestrielle des revenus de mentionner le(s) nom(s) des locataire(s), est-ce une réelle obligation? Le locataire ne dispose-t-il pas du droit de ne pas voir son nom mentionné dans une telle déclaration?

  2. Le RGPD, outre toutes ces nombreuses contraintes pour les loueurs qui l’applique réellement (combien sont-ils ?) est un élément de la relation de confiance établie avec le client. Prévoir aussi une clause RGPD dans le contrat et une charte des données personnelles à côté des mentions légales sur le site web.
    J’en profite pour dénoncer les pratiques illicites de Booking consistant à transmettre, pardon monétiser, les données personnelles des hébergeurs à ces partenaires. Voyez sur Bing/maps votre établissement sur lequel il est mentionné données issues de booking (parfois avec d’autres sources quand elles existent) avec votre n° de tel privé qui n’est pas publiée sur l’annonce et non rendu public selon votre situation (liste rouge, pas de site web etc). J’ai déjà été appelé plusieurs fois à cause de cette violation caractérisée et Booking ne reconnaît même pas ces manquements et renvoie vers Microsoft. Voyez aussi les photos streetview publiées à côté des données reprises de votre annonce Booking, sans votre consentement explicite, et enrichi d’un contenu étranger à votre annonce. Ex mappy publie des photos de x années antérieures de votre adresse alors que tout a changé ou vous ne voulez pas publier des photos extérieures de votre habitation qui ne fait pas partie de la prestation d’hébergement et qui constitue un bien privé lié à votre adresse privée et donc protégée par le RGPD. Quand Google Maps publie des photos de Street view il ne l’associe pas avec l’activité de LDC ce qui ne s’applique pas Google Business qui rend publiques des photos streetview en lien avec les données de l’annonce que j’accepte de publier sur sa plateforme.
    Faites donc un test sur Bing/maps en cherchant avec le nom de votre établissement pour accéder à ce déballage de données vous concernant.
    Quand Booking sera-t-il inquiété pour ces pratiques litigieuses en matière de respect du RGPD. Quand donc une CNIL ouvrira une instruction pour le mettre en demeure ?
    Scandaleux de la part d’un partenaire qui prétend garantir la protection de vos données personnelles. A ajouter à la liste des GAFA.

    • Merci pour votre retour

      Vous parlez de Booking il y a un problème aussi avec la taxe de séjour qu’ils ne collectent toujours pas !

      Quand aux loueur qui appliquent le RGPD il y en a probablement autant que de conducteurs qui n’en respectent pas limitations de vitesse 🙂

      Qu’en pensez vous ?

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