Un locataire vous a demandé une facture?

La galère, non?

Plein de questions vous assaillent :

• avez vous le droit de faire une facture?
• Comment établir votre modèle facture comme un pro ?
• Vous avez peur d’oublier de mentionner quelques éléments indispensables ?
• Y a-t-il une différence entre les factures adressées aux particuliers et celles adressées aux professionnels ?
• La remise d’une facture est-elle obligatoire ou facultative ?

Pour vous aider à vous dépatouiller avec ces aspects juridiques, nous vous avons fait une petite synthèse…

… avec une facture de location saisonnière gratuite à télécharger en cadeau bonus en bas de l’article, c’est pas beau ça ? 🙂

Après avoir hébergé plus de 2 000 voyageurs, nous commençons à être rodés avec notre facture type !

Dans cet article, vous trouverez :

• la réglementation liées aux factures de location saisonnière
• les éléments que doivent contenir cette facture ou quittance de loyer
• un modèle de facture gratuit que vous n’aurez plus qu’à adapter et automatiser ; 

Vous êtes libre de nous faire part de votre expériences, mésaventures et astuces dans les commentaires ci-dessous. Faites le dès maintenant afin de savoir si vous auriez négligé un aspect dans la création de vos factures.

Après la lecture de cet article sur Eldorado Immobilier, vous pourrez éditer une facture de location saisonnière sans difficulté et répondre à toutes vos questions, notamment :

• Comment faire une facture pour votre location saisonnière?
• Vous recherchez un exemple gratuit à télécharger de facture pour location saisonnière?
• Ou trouver une facture de location saisonnière gratuite à imprimer?
• De quel modèle de facture de location saisonnière acquittée s’inspirer?

A quoi sert une facture de location saisonnière?

Vous n’êtes pas sans savoir que la location meublée ainsi que les prestations qui lui sont annexées doivent faire l’objet de la remise d’un document faisant office de quittance de loyer ou de facture.

Le contenu des factures ou quittances de loyers varie selon la qualité du client et le montant de la prestation.

Il existe toutefois des éléments non variables qui doivent absolument y figurer.

En parlant de facturation et de chiffres, voici quelques articles sur Eldorado Immobilier qui pourraient vous intéresser:

Rentabilité locative d’une location meublée ? Tout le monde ment sur les vrais chiffres

Immobilier : 10 conseils pour réduire les frais de notaire

Sachez que sur le principe, la remise d’une facture est obligatoire lorsque le montant de la nuitée excède 25 € TTC.

Pour les prestations d’un montant inférieur à cette somme, la facture est remise sur la demande du client.

Pour la location saisonnière, la facture peut aussi prendre la forme d’une quittance de loyer

Pourquoi émettre une facture ?

En principe, lorsque le client est un particulier, il est facultatif de lui fournir une facture. 

En effet, l’article L441-3 du Code de commerce impose l’émission d’une facture lorsque le client est un professionnel qui achète les produits vendus ou qui a recours aux services proposés dans le cadre de son activité professionnelle. Les particuliers sont donc exclus de ces dispositions.

Toutefois, dans le cas de prestations de services, comme la location saisonnière, il est possible d’émettre une facture au client même lorsqu’il est un simple particulier, dès lors que le prix de la prestation est d’au moins 25 euros TVA comprise. 

Que doit contenir la facture d’un meublé de tourisme ?

La facture pour un séjour dans une location saisonnière doit respecter un certain formalisme et faire apparaître des informations obligatoires :

• La date de création de la facture.
• Un numéro unique de facturation qui doit suivre un ordre chronologique.
• Les coordonnées du loueur et du client.
• Le SIREN ou SIRET du bailleur si celui-ci est un professionnel, ainsi le numéro d’immatriculation au registre du commerce des sociétés (RCS).
• Si le loueur professionnel relève de la franchise de TVA, comme c’est le cas pour le loueur en meublé, la mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI » doit figurer sur la facture.
• Le nombre de locataires (adultes et enfants).
• L’adresse du bien mis en location.
• Les dates d’arrivée et de départ.
• Le nombre de nuitées pour la totalité du séjour.
• Le document doit contenir la mention « Facture de location saisonnière ».
• Le prix détaillé suivi du montant total.
• La signature du bailleur loueur.
• La TVA même si elle est de 0 %.

La facture est acquittée ou à payer. 

Lorsqu’elle est acquittée, la facture doit mentionner le mode de paiement soit par espèces, chèque, PayPal, virement ou carte bancaire. 

Dans le cas où elle est à payer, il est conseillé d’indiquer une date d’échéance pour le locataire.

La taxe de séjour doit-elle apparaître sur la facture ?

La taxe de séjour est collectée par le loueur en fonction de la ville de location et le type de location, elle est ensuite reversée à la commune. La taxe de séjour est affichée de manière distincte au reste de la facture car elle n’est pas assujettie à la TVA .

Les types de location concernés :

• Palace.
• Hôtel de tourisme.
• Résidence de tourisme.
• Meublé de tourisme ou location de vacances entre particuliers.
• Chambre d’hôtes.
• Village de vacances.
• Hébergement de plein air (camping, caravanage, port de plaisance, air de stationnement).
• Auberge de jeunesse

Que couvre notre modèle de facture de location saisonnière ?

Le modèle de facture de location saisonnière que nous proposons comprend toutes les informations indispensables à inclure. 

1. La première partie de la facture contient des informations sur la transaction
2. La deuxième partie de la facture doit contenir les détails de la réservation
3. La troisième partie de la facture se rapporte aux paiements, frais et taxes

Facture de location saisonnière: obligatoire ?

En plus d’être un gage de votre sérieux et professionnalisme en tant qu’hôte, la facture pour votre location saisonnière est une note détaillée qui vous permet d’indiquer officiellement le loyer payé par le locataire.

En effet, le bailleur même si il s’agit d’un particulier est dans l’obligation de fournir une facture de location saisonnière à son locataire à chaque loyer payé.

Dans ce cas la facture de location saisonnière est marquée comme acquittée.

Il est recommandé d’établir une facture qui permettra aussi bien à vous qu’à votre locataire de faire le point sur le détail des paiements :

• ceux déjà effectués,
• ceux en cours,
• l’échéancier des paiements…
• etc.

La facture est donc le pendant du contrat de location, dont vous trouverez un exemple gratuit à télécharger sur cette page :

Dans la plupart des situations, vous demandez un acompte à la réservation et le solde à l’arrivée, donc il n’y a pas trop de soucis,

Mais la situation peut être nettement plus complexe si le locataire revient régulièrement et vous a réservé plusieurs semaines (une par mois par exemple).

Dans ce cas, un échéancier de paiements peut être intéressant pour bien caler les choses et ne pas partir sur des non dits qui seraient préjudiciables dans la relation de confiance que vous devez créer avec votre locataire pour lui garantir l’expérience voyageur la meilleure possible, en toute confiance.

Ainsi, votre locataire n’aura pas de mauvaises surprises quant aux différents montants qu’il aura à vous verser.

Il est également conseillé d’établir les factures en double exemplaire.

L’originale est destinée au locataire et la copie pour le bailleur.

Contrairement aux idées reçues, il est important d’établir une facture pour une location de vacances entre particuliers car la location se faisant en direct il n’y a pas de tiers de confiance pour sécuriser la transaction.

Si, toutefois, la location passe par une conciergerie,

celle-ci doit également recevoir une copie de la facture de location.

Dans le cas de Airbnb ou des autres plateformes de réservation en ligne, le locataire dispose également d’une facture, dans un espace dédié

Pour y accéder, il vous suffit d’aller dans l’espace « voyages » de votre compte Airbnb,

puis de cliquer sur « voir les factures »

Sachez qu’une facture est irremplaçable.

Une fois qu’elle est signée par le bailleur, elle est conforme et unique de par sa référence et son numéro.

Si une erreur survient, il suffit d’établir une nouvelle facture et non pas remplacer la facture erronée.

Pour les puristes, un avoir devra être fait pour annuler la facture de location de vacances initiale. Mais entre particuliers, il ne faut peut être pas pousser le bouchon comptable trop loin.

Airbnb Master : Les 200 secrets des nouveaux millionnaires de la location courte durée

Location Courte Durée : Réglementation, fiscalité (guide complet à jour)

Quittance de loyer : combien de temps la garder ?

Une facture de location saisonnière se conserve 6 ans

La facturation est une opération récurrente et répétitive, c’est pourquoi je vous propose d’automatiser la facturation de votre location en courte durée pour gagner du temps sur certaines tâches.

A commencer par établir un modèle de facture pour location saisonnière entre particuliers et sans TVA, que vous allez pouvoir télécharger gratuitement ci-dessous. C’est gratuit, au format word, excel et pdf :

Facture pour particulier Vs facture pour professionnel

Une facture pour les particuliers

Par particulier je fais allusion aux locataires et vacanciers qui viennent séjourner le temps d’un week-end ou pour passer leurs vacances d’été, d’hiver…etc.

Bref, logiquement la plupart des locataires de votre location en courte durée 🙂

Cet article vous fournit justement un exemple de facture de location saisonniere entre particuliers (word, excel et pdf).

La facture qui leur est adressée doit comporter diverses mentions telles que :

• Le nom du loueur et du client ;
• La date, le lieu de réalisation de la location ;
• Un décompte détaillé du prix de la location

Sachez que pour les locations soumises à TVA (au niveau de la para hôtellerie…) , vous devez mentionner :

• Le montant hors taxe du loyer ;
• Le taux de TVA ;
• Le montant de la TVA et le montant TTC.

Pour en savoir plus sur le lien entre TVA et location en courte durée , voici l’article qui fait référence :

Location meublée et TVA. 9 infos à connaître sur le lien entre TVA, location meublée et para hôtellerie

Si vous exercez l’activité de loueur en meublé en étant souscrit à un Centre de Gestion Agréé, vous devez indiquer la mention suivante :

« Acceptant les règlements par chèque en tant que membre d’un Centre de Gestion Agrée »

Quant aux loueurs non assujettit à la TVA, vous devez indiquer la mention suivante :

« Article 293 B du Code Général des Impôts TVA non applicable »

Facturation pour locations meublées courtes : pro

Pour commencer, je tiens à préciser que la législation impose la délivrance d’une facture de location saisonnière pour les prestations réalisées entre professionnels ou redevables de la TVA.

Or, même en LMNP, vous disposez d’un numéro de SIRET / SIREN,

alors c’est vrai que le statut de loueur en meublée est un peu à cheval entre plusieurs systèmes,

nous pouvons considérer que les loueurs en meublé entrent dans cette catégorie.

S’ajoutent aux mentions obligatoires préalablement citées :

• Le numéro de facture ;
• Les modalités de paiement ;
• Les mentions relatives à la TVA

Comme vous pouvez le voir, cela n’entraîne pas beaucoup de mentions supplémentaires

Il me semble donc logique d’inclure l’ensemble des mentions dans chacune des factures

D’autant plus qu’une fois que vous avez le modèle de base de facture, que vous pouvez télécharger gratuitement ci-dessous, il vous suffit de le dupliquer, c’est vraiment très simple

Les éléments indispensables pour une facture de location saisonnière

Une facture, trois parties

Une facture de location saisonnière établie en bonne et due forme est généralement divisée en trois parties distinctes résumées comme suit :

1. La première partie de la facture de location saisonnière

La première partie du modèle facture de location saisonnière comprend généralement :

• Un entête
• Les informations concernant le bailleur
• Les informations concernant le locataire
• La date de la facturation (bien détailler si la facturation s’effectue à la fin de la location saisonnière)
• La modalité de paiement (ici, vous mentionnez simplement : par chèque, en espèces ou par virement bancaire)
• L’adresse du bien immobilier mis en location
• Le numéro de la facture.

Attention : Votre numéro de facture ne doit pas être choisi à la légère.

Il doit en effet, suivre une séquence chronologique continue.

Que vous devez pouvoir justifier en cas de contrôle de l’administration fiscale

2. La deuxième partie de la facture de location saisonnière

La deuxième partie du modèle facture de location saisonnière concerne le prix de la location.

Ce dernier est composé du prix lui-même et de la TVA.

À ce propos, quel taux de TVA faut-il inscrire sur votre facture ?

Et êtes vous assujetti à la TVA?

C’est une question qui revient fréquemment

La réponse est dans cet article sur la différence entre la location meublée et la para hôtellerie

En résumé, cela dépend du type de prestation que vous fournissez à vos locataires : location meublée ou location meublée avec prestations parahôtelières (linge, nettoyage, petit-déjeuner…etc.).

Pensez à détailler la durée du séjour, et ce, que la facturation soit journalière ou établie qu’à la fin de la location.

Les deux sont possibles, mais vous comprenez bien qu’on ne va pas s’embêter à faire des factures à la journée 🙂

3. La troisième partie de la facture de location saisonnière

La troisième partie du modèle facture de location saisonnière concerne :

• le pied de page
• ainsi que des informations supplémentaires sur le propriétaire bailleur (vous!)

C’est également dans cette partie-là que le loueur peut mentionner ses identités fiscales.

Voici quelques articles sur Eldorado Immobilier qui compléteront votre lecture :

Combien de temps faut il pour gérer avec succès une location saisonnière rentable ?

Location meublée saisonnière : RSI ou régime général pour les cotisations sociales de votre meublé de tourisme ?

Loueurs Meublés : Synthèse de Votre Facture

• Mentions obligatoires pour les propriétaires de saisonnières

Voici le résumé du modele de facture de location saisonniere ideal. Vous pouvez télécharger ce modèle gratuit ci-après..

Les mentions concernant le propriétaire du bien à louer saisonnièrement sont importantes.

Elles servent à identifier le bailleur en tant que vendeur en acte commercial.

• Les informations concernant le bailleur

Cela inclut :

• Nom et prénom
• Son adresse commerciale ou personnelle
• Ses coordonnées téléphoniques et électroniques
• Son numéro Siren, Siret
• Son numéro d’immatriculation au registre du commerce des sociétés s’il y en a (cas du LMP)
• pour le LMP, cf ?
• La signature du bailleur

Sans la signature manuelle du bailleur, la facture n’est qu’un document ordinaire et sans importance.

Cet émargement est la preuve que le propriétaire du bien immobilier a bel et bien reçu la somme du loyer

La signature électronique, ou scannée peut faire l’affaire généralement

• Les mentions concernant le bien en location saisonnière

Les termes de la location saisonnière sont obligatoires dans une facture.

Elles définissent les caractéristiques du bien mis en location contre la somme d’argent qui y ait inscrit.

• La date de la facture

La date de la facture est postérieure à la période de location.

En effet, une facture est créée lorsque la prestation est réalisée, donc après le séjour de votre locataire dans votre LCD.

• Le type de location

Le type de location doit figurer dans la facture.

À ce propos, le document va porter la mention suivante : « facture de location saisonnière ».

En tant que propriétaire d’un meublé, vous devez préciser le type du bien immobilier mis en location saisonnière. Est-ce ?

• Un appartement
• Une maison
• Un studio…etc.
• L’emplacement du bien mis en location

En établissant votre facture, n’oubliez pas de préciser l’emplacement du bien immobilier en question.

Mentionnez l’adresse exacte en partant du lotissement, du quartier jusqu’à la ville.

• Le prix de la location saisonnière

Dans une facture, le prix de la location saisonnière est le détail le plus important.

C’est l’objet même de la facturation 🙂

Bien évidemment, la facture de location saisonnière doit mettre en avant le prix de la location selon la période contractée, à savoir : un mois, une semaine ou encore un week-end.

Important : Précisez dans la facture si le prix est hors taxe ou toute taxe comprise, car certains petits malins pourraient s’amuser à frauder la TVA sur la base de votre facture et cela vous attirerait des ennuis potentiels inutiles

• Le délai de paiement

Le délai de paiement d’une facture n’est pas une mention obligatoire et est généralement sans objet pour la location saisonnière

Mettez simplement la mention « facture de location saisonnière acquittée »

• Modalités de paiement

Précisez les moyens de paiements utilisés sur la facture de location de vacances : Virement bancaire, Espèces, PayPal, Chèque vacances, chèque bancaire…etc.

• Les mentions concernant le locataire du meublé

Tout aussi importantes, mais pas aussi nombreuses, les mentions concernant le locataire se résument à ses données identitaires et ses coordonnées personnelles.

Pour résumer en quelques mots, votre facture de location meublée et/ou saisonnière doit contenir, principalement, les éléments suivants :

•  Nom complet, adresses et coordonnées du loueur
• Nom complet, adresse et coordonnées du locataire
• Date et numéro de facture
• La durée du séjour
• Le montant exact avec et/ou sans TVA
• Les modalités ainsi que les délais de paiement

Et pour officialiser votre document, n’oubliez pas votre signature.

Indiquez moi sur quel mail je dois envoyer le modèle gratuit de facture de location saisonnière?

PS : n’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous pour tout souci/remarque, je suis à votre disposition pour vous aider

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J’espère que vous appréciez la lecture de cet article.

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