Modele facture de location meublée et/ou saisonnière gratuit à télécharger : quels éléments inclure dans votre facture ?

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Un locataire vous a demandé une facture?

La galère, non?

Plein de questions vous assaillent :

  • avez vous le droit de faire une facture?
  • Comment établir votre modèle facture comme un pro ?
  • Vous avez peur d’oublier de mentionner quelques éléments indispensables ?
  • Y a-t-il une différence entre les factures adressées aux particuliers et celles adressées aux professionnels ?
  • La remise d’une facture est-elle obligatoire ou facultative ?

Pour vous aider à vous dépatouiller avec ces aspects juridiques, nous vous avons fait une petite synthèse…

… avec une facture de location saisonnière gratuite à télécharger en cadeau bonus en bas de l’article, c’est pas beau ça ? 🙂

Après avoir hébergé plus de 2 000 voyageurs, nous commençons à être rodés avec notre facture type !

Dans cet article, vous trouverez :

  • la réglementation liées aux factures de location saisonnière
  • les éléments que doivent contenir cette facture ou quittance de loyer
  • un modèle de facture gratuit que vous n’aurez plus qu’à adapter et automatiser ; 

Sondage :

Vous êtes libre de nous faire part de votre expériences, mésaventures et astuces dans les commentaires ci-dessous. Faites le dès maintenant afin de savoir si vous auriez négligé un aspect dans la création de vos factures.

Avez vous déjà édité une facture pour votre location saisonnière ?

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Après la lecture de cet article sur Eldorado Immobilier, vous pourrez éditer une facture de location saisonnière sans difficulté et répondre à toutes vos questions, notamment :

  • Comment faire une facture pour votre location saisonnière?
  • Vous recherchez un exemple gratuit à télécharger de facture pour location saisonnière?
  • Ou trouver une facture de location saisonnière gratuite à imprimer?
  • De quel modèle de facture de location saisonnière acquittée s’inspirer?

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A quoi sert une facture de location saisonnière?

Vous n’êtes pas sans savoir que la location meublée ainsi que les prestations qui lui sont annexées doivent faire l’objet de la remise d’un document faisant office de quittance de loyer ou de facture.

Le contenu des factures ou quittances de loyers varie selon la qualité du client et le montant de la prestation.

Il existe toutefois des éléments non variables qui doivent absolument y figurer.

En parlant de facturation et de chiffres, voici quelques articles sur Eldorado Immobilier qui pourraient vous intéresser:

Rentabilité locative d’une location meublée ? Tout le monde ment sur les vrais chiffres

Immobilier : 10 conseils pour réduire les frais de notaire

facture location saisonniere
Editer une facture pour votre location courte durée peut être chronophage et source d’insécurité juridique Quelle galère : ce client me demande une facture, et pour une nuit seulement ! Eldorado Immobilier vous fournit un exemple de facture de location saisonniere gratuit à télécharger

Sachez que sur le principe, la remise d’une facture est obligatoire lorsque le montant de la nuitée excède 25 € TTC.

Pour les prestations d’un montant inférieur à cette somme, la facture est remise sur la demande du client.

Pour la location saisonnière, la facture peut aussi prendre la forme d’une quittance de loyer

Facture de location saisonnière: obligatoire ?

En plus d’être un gage de votre sérieux et professionnalisme en tant qu’hôte, la facture pour votre location saisonnière est une note détaillée qui vous permet d’indiquer officiellement le loyer payé par le locataire.

En effet, le bailleur même si il s’agit d’un particulier est dans l’obligation de fournir une facture de location saisonnière à son locataire à chaque loyer payé.

Dans ce cas la facture de location saisonnière est marquée comme acquittée.

Il est recommandé d’établir une facture qui permettra aussi bien à vous qu’à votre locataire de faire le point sur le détail des paiements :

  • ceux déjà effectués,
  • ceux en cours,
  • l’échéancier des paiements…
  • etc.

La facture est donc le pendant du contrat de location, dont vous trouverez un exemple gratuit à télécharger sur cette page :

Dans la plupart des situations, vous demandez un acompte à la réservation et le solde à l’arrivée, donc il n’y a pas trop de soucis,

Mais la situation peut être nettement plus complexe si le locataire revient régulièrement et vous a réservé plusieurs semaines (une par mois par exemple).

Dans ce cas, un échéancier de paiements peut être intéressant pour bien caler les choses et ne pas partir sur des non dits qui seraient préjudiciables dans la relation de confiance que vous devez créer avec votre locataire pour lui garantir l’expérience voyageur la meilleure possible, en toute confiance.

Ainsi, votre locataire n’aura pas de mauvaises surprises quant aux différents montants qu’il aura à vous verser.

Il est également conseillé d’établir les factures en double exemplaire.

L’originale est destinée au locataire et la copie pour le bailleur.

Contrairement aux idées reçues, il est important d’établir une facture pour une location de vacances entre particuliers car la location se faisant en direct il n’y a pas de tiers de confiance pour sécuriser la transaction.

confiance locataire proprietaire facture
La facture est un élément de confiance qui lie le propriétaire et le locataire
Elle vous permet de démontrer votre sérieux et le cas échéant votre réactivité
C’est important pour les locataires en déplacement professionnels notamment, d’autant plus qu’ils seront probablement amenés à repasser dans votre région régulièrement

Si, toutefois, la location passe par une conciergerie,

celle-ci doit également recevoir une copie de la facture de location.

Dans le cas de Airbnb ou des autres plateformes de réservation en ligne, le locataire dispose également d’une facture, dans un espace dédié

Pour y accéder, il vous suffit d’aller dans l’espace “voyages” de votre compte Airbnb,

puis de cliquer sur “voir les factures”

airbnb facture location saisonniere
Les grandes plateformes de mise en relation entre propriétaires et voyageurs, comme Airbnb, mettent des factures automatiquement à disposition des locataires, conformément à la réglementation

Sachez qu’une facture est irremplaçable.

Une fois qu’elle est signée par le bailleur, elle est conforme et unique de par sa référence et son numéro.

Si une erreur survient, il suffit d’établir une nouvelle facture et non pas remplacer la facture erronée.

Pour les puristes, un avoir devra être fait pour annuler la facture de location de vacances initiale. Mais entre particuliers, il ne faut peut être pas pousser le bouchon comptable trop loin.

Quels délais de conservation d’une facture de location saisonnière ou quittance de loyer ?

Une facture de location saisonnière se conserve 6 ans

La facturation est une opération récurrente et répétitive, c’est pourquoi je vous propose d’automatiser la facturation de votre location en courte durée pour gagner du temps sur certaines tâches.

A commencer par établir un modèle de facture pour location saisonnière entre particuliers et sans TVA, que vous allez pouvoir télécharger gratuitement ci-dessous. C’est gratuit, au format word, excel et pdf :

facture de location saisonnière
La facture est une note détaillée qui vous permet d’indiquer le loyer payé par le locataire, mais c’est également un gage de professionnalisme et de sérieux et l’équivalent d’une quittance de loyer pour une location classique à l’année

Facture pour particulier Vs facture pour professionnel

Une facture pour les particuliers

Par particulier je fais allusion aux locataires et vacanciers qui viennent séjourner le temps d’un week-end ou pour passer leurs vacances d’été, d’hiver…etc.

Bref, logiquement la plupart des locataires de votre location en courte durée 🙂

Cet article vous fournit justement un exemple de facture de location saisonniere entre particuliers (word, excel et pdf).

La facture qui leur est adressée doit comporter diverses mentions telles que :

  • Le nom du loueur et du client ;
  • La date, le lieu de réalisation de la location ;
  • Un décompte détaillé du prix de la location

Sachez que pour les locations soumises à TVA (au niveau de la para hôtellerie…) , vous devez mentionner :

  • Le montant hors taxe du loyer ;
  • Le taux de TVA ;
  • Le montant de la TVA et le montant TTC.

Pour en savoir plus sur le lien entre TVA et location en courte durée , voici l’article qui fait référence :

Location meublée et TVA. 9 infos à connaître sur le lien entre TVA, location meublée et para hôtellerie

Si vous exercez l’activité de loueur en meublé en étant souscrit à un Centre de Gestion Agréé, vous devez indiquer la mention suivante :

« Acceptant les règlements par chèque en tant que membre d’un Centre de Gestion Agrée »

Quant aux loueurs non assujettit à la TVA, vous devez indiquer la mention suivante :

« Article 293 B du Code Général des Impôts TVA non applicable »

Une facture de votre location meublée courte durée pour les professionnels

Pour commencer, je tiens à préciser que la législation impose la délivrance d’une facture de location saisonnière pour les prestations réalisées entre professionnels ou redevables de la TVA.

Or, même en LMNP, vous disposez d’un numéro de SIRET / SIREN,

alors c’est vrai que le statut de loueur en meublée est un peu à cheval entre plusieurs systèmes,

nous pouvons considérer que les loueurs en meublé entrent dans cette catégorie.

S’ajoutent aux mentions obligatoires préalablement citées :

  • Le numéro de facture ;
  • Les modalités de paiement ;
  • Les mentions relatives à la TVA

Comme vous pouvez le voir, cela n’entraîne pas beaucoup de mentions supplémentaires

Il me semble donc logique d’inclure l’ensemble des mentions dans chacune des factures

D’autant plus qu’une fois que vous avez le modèle de base de facture, que vous pouvez télécharger gratuitement ci-dessous, il vous suffit de le dupliquer, c’est vraiment très simple

Les éléments indispensables pour établir un exemple de facture de location saisonnière

Une facture, trois parties

Une facture de location saisonnière établie en bonne et due forme est généralement divisée en trois parties distinctes résumées comme suit :

modele facture location saisonniere gratuite imprimer
Créer une facture pour votre location saisonniere est un exercice codifié et encadré, vous ne pouvez pas faire n’importe quoi 🙂

 

 

1. La première partie de la facture de location saisonnière

La première partie du modèle facture de location saisonnière comprend généralement :

  • Un entête
  • Les informations concernant le bailleur
  • Les informations concernant le locataire
  • La date de la facturation (bien détailler si la facturation s’effectue à la fin de la location saisonnière)
  • La modalité de paiement (ici, vous mentionnez simplement : par chèque, en espèces ou par virement bancaire)
  • L’adresse du bien immobilier mis en location
  • Le numéro de la facture.

Attention : Votre numéro de facture ne doit pas être choisi à la légère.

Il doit en effet, suivre une séquence chronologique continue.

Que vous devez pouvoir justifier en cas de contrôle de l’administration fiscale

2. La deuxième partie de la facture de location saisonnière

La deuxième partie du modèle facture de location saisonnière concerne le prix de la location.

Ce dernier est composé du prix lui-même et de la TVA.

À ce propos, quel taux de TVA faut-il inscrire sur votre facture ?

Et êtes vous assujetti à la TVA?

C’est une question qui revient fréquemment

La réponse est dans cet article sur la différence entre la location meublée et la para hôtellerie

En résumé, cela dépend du type de prestation que vous fournissez à vos locataires : location meublée ou location meublée avec prestations parahôtelières (linge, nettoyage, petit-déjeuner…etc.).

Pensez à détailler la durée du séjour, et ce, que la facturation soit journalière ou établie qu’à la fin de la location.

Les deux sont possibles, mais vous comprenez bien qu’on ne va pas s’embêter à faire des factures à la journée 🙂

3. La troisième partie de la facture de location saisonnière

location meublée
Les mentions concernant le propriétaire du bien meublée à louer saisonnièrement sont importantes. Elles servent à identifier le bailleur en tant que vendeur en acte commercial.

La troisième partie du modèle facture de location saisonnière concerne :

  • le pied de page
  • ainsi que des informations supplémentaires sur le propriétaire bailleur (vous!)

C’est également dans cette partie-là que le loueur peut mentionner ses identités fiscales.

Voici quelques articles sur Eldorado Immobilier qui compléteront votre lecture :

Combien de temps faut il pour gérer avec succès une location saisonnière rentable ?

Location meublée saisonnière : RSI ou régime général pour les cotisations sociales de votre meublé de tourisme ?

Loueurs en location meublée, voici votre facture détaillée – La Synthèse

Les mentions concernant le propriétaire de la location saisonnière

Voici le résumé du modele de facture de location saisonniere ideal. Vous pouvez télécharger ce modèle gratuit ci-après..

Les mentions concernant le propriétaire du bien à louer saisonnièrement sont importantes.

Elles servent à identifier le bailleur en tant que vendeur en acte commercial.

  • Les informations concernant le bailleur

Cela inclut :

  • Nom et prénom
  • Son adresse commerciale ou personnelle
  • Ses coordonnées téléphoniques et électroniques
  • Son numéro Siren, Siret
  • Son numéro d’immatriculation au registre du commerce des sociétés s’il y en a (cas du LMP)
  • pour le LMP, cf Etes vos éligible au statut LMP, loueur en meublé professionnel?
  • La signature du bailleur

Sans la signature manuelle du bailleur, la facture n’est qu’un document ordinaire et sans importance.

Cet émargement est la preuve que le propriétaire du bien immobilier a bel et bien reçu la somme du loyer

La signature électronique, ou scannée peut faire l’affaire généralement

  • Les mentions concernant le bien en location saisonnière

Les termes de la location saisonnière sont obligatoires dans une facture.

Elles définissent les caractéristiques du bien mis en location contre la somme d’argent qui y ait inscrit.

  • La date de la facture

La date de la facture est postérieure à la période de location.

En effet, une facture est créée lorsque la prestation est réalisée, donc après le séjour de votre locataire dans votre LCD

  • Le type de location

Le type de location doit figurer dans la facture.

À ce propos, le document va porter la mention suivante : « facture de location saisonnière ».

En tant que propriétaire d’un meublé, vous devez préciser le type du bien immobilier mis en location saisonnière. Est-ce ?

  • Un appartement
  • Une maison
  • Un studio…etc.
  • L’emplacement du bien mis en location

En établissant votre facture, n’oubliez pas de préciser l’emplacement du bien immobilier en question.

Mentionnez l’adresse exacte en partant du lotissement, du quartier jusqu’à la ville.

  • Le prix de la location saisonnière

Dans une facture, le prix de la location saisonnière est le détail le plus important.

C’est l’objet même de la facturation 🙂

Bien évidemment, la facture de location saisonnière doit mettre en avant le prix de la location selon la période contractée, à savoir : un mois, une semaine ou encore un week-end.

Important : Précisez dans la facture si le prix est hors taxe ou toute taxe comprise, car certains petits malins pourraient s’amuser à frauder la TVA sur la base de votre facture et cela vous attirerait des ennuis potentiels inutiles

  • Le délai de paiement

Le délai de paiement d’une facture n’est pas une mention obligatoire et est généralement sans objet pour la location saisonnière

Mettez simplement la mention “facture de location saisonnière acquittée”

  • Modalités de paiement

Précisez les moyens de paiements utilisés sur la facture de location de vacances : Virement bancaire, Espèces, PayPal, Chèque vacances, chèque bancaire…etc.

  • Les mentions concernant le locataire du meublé

Tout aussi importantes, mais pas aussi nombreuses, les mentions concernant le locataire se résument à ses données identitaires et ses coordonnées personnelles.

facture location
Vous pouvez également préciser : – La date d’arrivée ainsi que la date du départ – Le nombre de personnes : adultes, enfants, animaux

Pour résumer en quelques mots, votre facture de location meublée et/ou saisonnière doit contenir, principalement, les éléments suivants :

  •  Nom complet, adresses et coordonnées du loueur
  • Nom complet, adresse et coordonnées du locataire
  • Date et numéro de facture
  • La durée du séjour
  • Le montant exact avec et/ou sans TVA
  • Les modalités ainsi que les délais de paiement

Et pour officialiser votre document, n’oubliez pas votre signature.

Indiquez moi sur quel mail je dois envoyer le modèle gratuit de facture de location saisonnière?

PS : n’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous pour tout souci/remarque, je suis à votre disposition pour vous aider

Pierre

11 commentaires

  1. Bonjour,
    Je propose un appartement en location saisonnière et déclare mes revenus en micro bic et n’ai donc pas de numéro d’enregistrement.
    J’ai un locataire par Trip Advisor qui me demande une facture. Je pensais que c’était à Trip Advisor, qui a reçu le paiement, de proposer une facture, comme vous le dites dans votre article. Mais le site me contacte pour me demander d’établir la facture. Voici un extrait de leur mail :
    “…..
    Merci d’indiquer les informations essentielles suivantes :

    Nom et adresse complets du locataire qui a payé (si vous l’avez)
    Votre numéro de TVA (si applicable)
    Votre adresse postal
    La date du paiement
    Les dates du séjour
    Le montant total réglé par le locataire, y compris :
    Notre commission et toute taxe éventuelle (vous trouverez ces informations sur la facture que nous vous avons envoyée pour cette réservation sur votre page Suivre les paiements)
    Les frais de réservation réglés par le locataire (vous trouverez cette information dans votre onglet Réservations, non loin de la référence de réservation indiquée ci-dessus)

    Remarque : la facture que nous vous envoyons n’inclut pas les frais de réservation, car ils nous sont payés par le voyageur directement et séparément du paiement que vous recevez pour la location.
    …”

    Que dois-je faire ?
    Merci pour votre précieuse réponse,
    Cordialement,
    Loïc

    • Bonjour Loïc,

      Attention ce n’est pas par ce que vous êtes en micro BIC que vous n’avez pas besoin de numéro d’enregistrement !

      Donnez les informations nécessaires à tripadvisor, car ce sont effectivement des informations qui doivent figurer sur une facture

      Cordialement

  2. Bonjour,
    je commence en LMNP et je propose le ménage de fin de séjour et le linge de maison en option mais tarifé.
    1/ est-ce que dans ma facture je dissocie ces prestations des nuitées et les service sont-ils soumis à TVA et si oui quel taux ?
    2/ la taxe de séjour que je récupère et reverse à la ville doit-elle apparaitre sur la facture ou pas ?
    j’effectue ma 1ère facture, j’aimerai donc une réponse rapide svp
    Un grand merci à vous.
    Cdt
    SOSO

    • Bonjour Solène,

      Merci pour votre message et votre passage… bonne chance pour votre lancement 🙂

      Pour la TVA elle s’applique sur tout ou sur rien . La question que vous devez vous poser est celle de savoir si vous fournissez suffisamment de services pour relever de la parahotellerie et donc appliquer la TVA (mais du coup vous ne relèverez pas du Régime de loueur en meublé…)

      Quand à la taxe de sejour elle fait partie du prix

      Cela vous éclaire par rapport à vos interrogations ?

  3. Merci pour ce modèle vierge, pas facile à trouver gratuitement sur le net. Très utile pour les novices comme moi 😉

  4. Super article très complet !
    C’est une très bonne idée de garder un modèle pour le compléter en amont dès la réservation du client, cela évite de le faire à l’arrache au dernier moment si le client le demande (gain de temps et évite les erreurs) 🙂

  5. Super article très complet !
    C’est toujours bien d’avoir un modèle vierge que l’on remplit dès la réservation comme ça si le client le demande on l’a déjà et on est quitte de la faire à l’arrache à la demande du client au dernier moment où cela facilite les erreurs et donc une perte de temps 🙂

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