12 Idées Pour Gérer Votre Location Courte Durée à Distance

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Vous avez peur de gérer à distance, vous ne savez pas par où commencer ou vous vous sentez coupable et pensez être le seul dans cette situation ?

Pourtant, gérer à distance est une possibilité que tous les hôtes sont capable d’exploiter avec succès.


Sérieusement, pensez vous que si votre gîte est ravagé par les flammes (pour prendre un cas extrême), vous serez plus efficace sur place qu’à 3000 kilomètres ?
Et bien j’ai la réponse, j’ai vécu une situation similaire.

J’ai parmi mes connaissances le PDG d’un transporteur routier qui gère des milliers de camions.

Il aime bien le rugby aussi et était en Irelande pour assister au tournoi des 6 nations. Il était environ 23h30, la 3ème mi-temps était très avancée (irelande + 3e mi temps, je ne vois fais pas un dessin…)

De mon côté j’étais tranquille sur ma terrasse quand j’ai vu et entendu un feu d’artifice dantesque.

Mais ce feu d’artifice venait de la société de ce transporteur. Tout brûlait.

Le feu d’artifice provenait, ironie du sort, mais c’est véridique, de fûts de bière vides qui sous l’effet de la chaleur décompressaient et fusaient très haut dans le ciel…

J’ai été le premier à appeler le PDG pour l’informer de la situation.

Il y a eu un long blanc (oui, 3e mi temps, rugby, irelande…), puis il m’a dit qu’il appelait son assurance et son responsable sur place.

Puis, après coup, j’ai su qu’il était reparti faire la fête et avait assuré au téléphone le lendemain…

Vous pensez qu’il aurait fait mieux si il avait été sur place ?

Probablement pire : il aurait sauté de partout, se serait interposé au milieu des pompiers, aurait cherché des passe droits pour aller sur site, aurait peut être fait en malaise en voyant son entreprise dans cet état, etc…

En fait, il a probablement été plus efficace à distance car il a pu prendre du recul et se concentrer sur les vraies priorités (l’assurance, pas la bière !)

De nombreux propriétaires de locations saisonnières choisissent d’investir dans l’immobilier puis de gérer leur propriété à distance. 

D’autres investisseurs ou gestionnaires pensent qu’ils ne géreront jamais à distance, pour tout un tas de bonnes raisons (sois disant…)

Cette possibilité de gérer à distance une location convient à tous les hôtes:

  • Ceux qui souhaitent investir dans une région à forte demande touristique,
  • les propriétaires qui souhaitent louer aux voyageurs internationaux,
  • ou encore ceux qui veulent posséder une maison de vacances à l’étranger ou en bord de mer et la louer lorsqu’ils ne l’utilisent pas .

Il y a environ 10 ans, le télétravail pouvait apparaître comme un rêve utopique. 

Mais maintenant, c’est devenu de plus en plus courant, presque un élément naturel de l’environnement de travail d’une entreprise moderne. Encore plus depuis le confinement suite à la crise du coronavirus

Les statistiques révèlent que environ 3,4% de la population travaille à distance. Avant même l’épidémie de COVID-19. 

De plus, le nombre de personnes travaillant à distance a augmenté de 44% au cours des cinq dernières années.

Mais le télétravail au domicile présente de nouveaux défis pour les propriétaires de locations de vacances et les gestionnaires de conciergeries

Que vous soyez propriétaire d’une location courte durée ou responsable d’une conciergerie, continuez à lire jusqu’au bout pour en savoir plus sur la gestion à distance d’une propriété locative.

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Mais d’abord, qu’est-ce qu’une location à distance ?

Qu'est ce qu'une location à distance
Une location longue distance signifie d’abord que la maison ou l’appartement est située dans un autre département, une autre région, ou même dans un autre pays de celui où vous résidez.

Mais la gestion à distance d’une location saisonnière ne se limite pas au bien hors du commun situé loin dans l’emplacement éloigné du lieu de résidence des hôtes.

Car les hôtes vivant à proximité de leur location peuvent ne pas être en mesure de se consacrer à cette activité à plein temps ou bien ils peuvent voyager fréquemment eux-mêmes.

Comment gérer une location saisonnière à distance?

Où que vous soyez géographiquement, vous devrez toujours vous assurer de répondre à tous les besoins de vos invités et de leur offrir une expérience 5 étoiles . 

Avec le rythme rapide de croissance du nombre d’annonces de locations saisonnières, des nouvelles technologies et des offres proposées par les plates-formes de réservation en ligne sont apparues, ainsi que les channel managers, les propriétaires peuvent désormais gérer en automatique et quasiment sans intervention leur location saisonnière. 

Ces outils permettent aux hôtes de gérer efficacement leur location saisonnière sans être réellement présents physiquement. 

Cela peut même réduire la charge de travail, parfois à néant.

Jetons un coup d’œil à 12 façons de gérer votre gîte à distance:

gerer location saisonniere a distance

1. Créez un plan d’urgence et de confinement

Bien que cela puisse sembler trop catastrophique, vous ne pouvez jamais être trop préparé aux situations d’urgence catastrophiques.

Avec un plan d’urgence ou de confinement suite à un retour de flamme d’une pandémie, vous serez en mesure :

  • de réagir rapidement et efficacement
  • à différents niveaux de gravité et
  • d’ajuster vos actions en conséquence. 

Dressez la liste de vos priorités et écrivez un bref résumé de ce que vous avez l’intention de réaliser, qui vous allez appeler et à quel numéro. 

Certains objectifs prioritaires pendant une crise pourraient inclure:

  • Réduire la propagation des infections parmi votre personnel et vos invités
  • Minimisez les effets sur votre entreprise
  • Maintien de vos activités commerciales (la location et les activités connexes si vous en savez)
  • Garder votre calme et contrôler la situation
  • Assurer une communication transparente avec le personnel et les voyageurs

Vous devez également définir des attentes claires en décidant de la structure de votre équipe qui agira à distance, ainsi que des personnes de confiances à qui vous confierez le pouvoir de décision.

Cette étape est importante car elle vous aidera à savoir comment et quand activer votre plan de secours et les actions à entreprendre.

Si vous avez à réfléchir en plus à cela en situation de crise… vous êtes cuit car vous avez déjà beaucoup d’autres choses à faire et à penser.

Plus vous avez un plan d’urgence documenté, à jour et précis, plus il sera facile d’activer votre plan lorsque vous serez obligé de gérer une situation délicate à distance.

2. Utilisez un Channel Manager

Gérer plusieurs locations saisonnières à distance peut être un véritable défi. 

Cependant, grâce à l’automatisation, vous pouvez être sûr que même si vous êtes loin géographiquement de vos propriétés, vos locations sont sous contrôle.

Avec un channel manager comme l’un de ceux de ce top 50, vous pourrez surveiller et gérer vos budgets, et les affaires courantes, tout en continuant à recevoir des réservations.

3. Check in et Check out automatisés

L’arrivée et le départ automatisés dans les locations courte durée sont des concepts qui existe depuis un certain temps et un processus que de nombreux hôtes ont déjà adapté, même s’ils vivent à proximité de leur hébergement. 

La simplicité qui l’accompagne est telle que vous n’avez pas à accueillir vos invités à leur arrivée, ni à gérer leur départ. 

Voici une démonstration d’une des serrures intelligentes que nous préférons :

Pour aller plus loin, le site web de IglooHome

Que de temps gagné pour vous, mais aussi pour eux.

Vous n’aurez plus à les attendre 1h sous la pluie car ils sont dans les bouchons, et ils n’auront plus à se disputer car l’un des deux a choisi un rallongi qui leur fait penser que personne ne sera plus là à leur arrivée…

Serrure connectée ou boitier à code, à vous de voir le système que vous préférez

Il existe plusieurs moyens sécurisés pour permettre à vos invités d’accéder eux-mêmes à votre appartement ou à votre maison : 

Si vous préférez vous en tenir à la méthode traditionnelle de “la clef sous la grosse pierre à gauche de la porte d’entrée”, il vous faudra assumer une sécurité un peu moins grande… 

Egalement, vous pouvez confier à vos voisins ou amis la clé de votre location (mais ça risque de vite les gaver).

Il vous sera utile de lire ces articles sur les boîtes à clés. Cela vous apportera plus d’aide :

Installer Votre Boîte à Clé dans une Copropriété (et être malin)

Automatiser la remise des clés airbnb (sans stress en 2020) 

4. Systèmes domotiques de “maison intelligente”

Le marché actuel offre aux propriétaires de locations saisonnières des possibilités de tout gérer dans le détail sans avoir à être jamais présents.

Comme pour les check in automatisés, vous pouvez installer des systèmes domotiques qui vous permettront de surveiller et de contrôler :

  • la climatisation
  • les thermostats
  • l’éclairage , etc.

Quant à la lutte contre le bruit dans votre appartement ou votre maison, des applications telles que NoiseAware ou Party Squasher vous informeront si vos invités font la fête.

En cas de bruit excessif, vous recevrez une alerte sur votre téléphone portable et vous pourrez prendre des mesures immédiatement, ce qui évitera tout problème avec les voisins (limitera les problèmes au moins).

Grâce à ces systèmes domotiques, vos nouveaux invités recevront un accueil agréable dans une maison bien éclairée et déjà chauffée ou climatisée. 

Certains propriétaires attentifs vont même jusqu’à activer un diffuser de parfum lorsque la porte d’entrée s’ouvre…

De plus, vous pouvez également vous assurer que tout est éteint après le départ des voyageurs et éviter de payer des factures d’électricité et de chauffage excessives (comme cela nous est arrivé au début du confinement).

Que vous souhaitiez économiser de l’énergie ou que vous souhaitiez créer une atmosphère agréable pour accueillir et améliorer l’expérience de vos invités, ces outils domotiques sont extrêmement utiles.

5. Sécurisez votre location

La sécurité de votre location est extrêmement importante, en particulier lorsque vous gérez à distance. 

Votre location peut être vide entre les deux séjours, pendant plus ou moins longtemps, et des mesures de sécurité doivent donc être mises en place pendant cette absence.

Sécurité de votre domicile
Sécuriser votre location est encore plus essentiel lorsque vous gérez à distance

Certains systèmes de sécurité clés sont:

Beaucoup de ces systèmes peuvent être connectés à votre téléphone portable ou à votre ordinateur. 

Si une alarme est déclenchée, vous recevrez immédiatement une notification sur votre smartphone et pourrez vérifier les caméras en direct.

Cependant, certains locataires peuvent ne pas aimer la présence d’une caméra de surveillance et s’inquiéter de la confidentialité et de la protection de leur données (et ébâts) . 

Assurez-vous d’informer vos invités à l’avance des systèmes en place dans votre location pour qu’ils ne soient pas surpris.

Apprenez à connaître vos invités avant d’accepter la réservation et ne leur donnez l’adresse exacte qu’une fois la réservation effectuée et le paiement reçu. 

Après tout, vous voulez éviter les invités gênants , surtout lorsque vous n’êtes pas dans la région.

6. Gardez une liste d’artisans de qualité (et réactifs)

Faites des recherches dans la zone où se situe votre location et prenez contact avec plusieurs artisans locaux :

  • un plombier
  • un électricien
  • ou un bricoleur.

Expliquez-leur votre situation, que vous avez une location mais que vous n’habitez pas à proximité, et demandez-leur s’ils peuvent être votre point de contact si quelque chose devait se produire lorsque vos invités sont dans la propriété. 

De cette façon, ils seront réactifs et capables de réparer quelque chose en cas d’urgence (fuite, inondation, panne de courant, etc.)

Il se peut que cela vous coûte un peu plus cher que si vous étiez sur place… ou pas…

7. Trouvez une femme de ménage ou un service de nettoyage fiable

En plus des artisans, il est très important, que dis-je, absolument essentiel, d’engager un service de nettoyage professionnel pour gérer les tâches de routine telles que la désinfection et le nettoyage et la gestion du ménage après le départ de chaque voyageur.

Rien n’est plus important que de présenter vos gîtes de la meilleure façon possible et cela commence par avoir des espaces propres. 

L’argent que vous investissez dans un bon ménage sera l’un des meilleurs investissements que vous ferez pour votre location saisonnière. 

Les mauvais commentaires sur une location mal entretenue et sale sont incroyablement difficiles à surmonter.

Trouvez un service de Netoyage
Engager un service de nettoyage professionnel pour gérer les tâches courantes ne se discute même pas

De plus, un service de nettoyage pro fera en sorte que les endroits fréquemment négligés et difficiles à atteindre seront quand même propres, garantissent que votre location de vacances soit impeccable. 

Vous pouvez même leur fournir une check list pour que le ménage soit réalisé avec les protocoles que vous souhaitez.

Je me suis fait décalquer dans un commentaire parce qu’une locataire était montée sur une armoire de la salle de bains, avait démonté la ventilation et avait trouvé une serviette hygiénique dedans.

Oui, oui, ILS sont capables de TOUT ! D’abord, quel locataire a bien pu avoir l’idée de mettre une serviette hygiénique dans une ventilation ??? et ensuite, quelle idée d’aller fouiller là dedans…

8. Pensez à passer par une conciergerie

L’une des pratiques les plus courantes pour les propriétaires de locations courte durée qui gèrent à distance est de recourir à une conciergerie, que l’on appelle aussi un gestionnaire immobilier . 

Cela a tendance à être l’option la plus populaire et la plus pratique. 

Chaque entreprise de conciergerie propose un type de service différent. 

Certains gestionnaires immobiliers s’occupent du nettoyage et du remplacement des équipements, et agissent en tant que contact d’urgence pour les clients pendant leur séjour. 

Un gestionnaire immobilier peut également être présent pour le check in et le check out. 

Certaines conciergeries Airbnb proposent même un service de conciergerie “classique”, avec une personne qui répond aux besoins des locataires 24/7.

Selon la conciergerie et les prestations, le coût peut être situé de 10 à 20% par réservation, parfois plus. 

Bien que vous puissiez toujours vous occuper du marketing et des réservations, une conciergerie digne de ce nom s’occupera de tout ce qui concerne les clients et prendra soin de la propriété elle-même.

9. Boostez le marketing de votre propriété

La bonne nouvelle d’avoir une location à distance est que vous n’avez rien à changer quand il s’agit de promouvoir votre propriété. 

Il existe de nombreuses façons de faire la publicité pour votre location:

  • avoir votre propre site Web 
  • SEO et réferencement naturel
  • référencement sur les plateformes de réservation
  • des campagnes par e – mail 
  • des réseaux sociaux ,
  • de la publicité en ligne
  • etc.

La valorisation constante de votre location est un must pour garantir un taux d’occupation élevé toute l’année.

10. Gardez votre site Web et vos annonces à jour

Il est important de proposer des informations à jour sur votre site Web et dans vos annonces publiées sur les plateformes de réservation. 

Assurez-vous que votre site Web et vos photos soient à jour et répondez à tous les messages et commentaires de vos locataires. 

Ces tâches peuvent prendre du temps sans l’utilisation d’un logiciel de location de vacances tout-en-un, dit channel manager.

De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel, mais vous pouvez aussi faire sans…

11. Fournissez un livret d’accueil utile

Comme vous ne serez pas présent à l’arrivée des locataires, vous pouvez toujours accueillir vos invités en leur fournissant un livret de bienvenue . 

Vous pouvez vraiment faire bonne impression auprès de vos invités en faisant des efforts et de la créativité dans un petit cadeau et dans le manuel d’utilisation de la location.

Voici quelques idées que vous pouvez inclure dans votre livret d’accueil :

  • Activités dans la région (beaux sentiers de randonnée, plages spéciales, points de vue, pistes cyclables, points d’intérêt, etc.)
  • Recommandations de restaurants et bars
  • Informations utiles sur le quartier (parkings, distributeurs automatiques de billets, supermarchés, pharmacies)
  • Informations sur les transports en commun

Fournir les bons services à vos clients dès le moment où ils entrent dans votre location de vacances peut vraiment faire une différence et pourrait améliorer grandement votre pourcentage de clients réguliers.

12. Communiquez avec vos invités

Faites savoir à vos invités que même si vous ne vivez pas dans la région, ils peuvent vous contacter s’ils rencontrent des problèmes ou ne sont pas satisfaits.

Communiquez avec vos invités
Communiquez avec vos invités avant, pendant et après leur séjour

N’oubliez pas non plus de leur fournir un contact d’urgence pendant leur séjour, qu’il s’agisse d’un ami ou d’un gestionnaire immobilier. 

Si vous voulez des exemples concrets, allez à Marrakech !

La plupart des Riads sont gérés depuis chez eux par des français, suisses et australiens, tous hyper réactifs…

Si vous êtes la personne à contacter en urgence, informez-les qu’ils peuvent vous contacter par

  • e-mail
  • téléphone
  • ou SMS.

Que devez vous (vraiment) retenir ?

Gérer votre location saisonnière à distance peut sembler un défi au premier coup d’œil, mais une fois que vous avez examiné tous les aspects en jeu, ce n’est pas aussi difficile que cela peut paraître. 

Pensez à toutes les personnes dans le monde qui ont des maisons de vacances à l’étranger et les louent quand elles ne les utilisent pas elles-mêmes.

Lorsque l’emplacement exact de votre investissement locatif n’est pas un facteur déterminant, vous pouvez rechercher les sites où la demande et le potentiel sont les plus forts et vous apporteront le plus de bénéfices.

Comme vous pouvez le voir, il n’est pas obligatoire d’être là vous-même pour offrir aux clients une expérience positive dans votre location courte durée. 

Des techniques tels que le check in automatisé et l’évolution de la technologie peuvent minimiser la charge de travail et en même temps vous permettre de gérer votre location où que vous soyez.

Avec les derniers outils technologiques et les nouvelles façons de gérer, les propriétaires n’ont plus besoin d’être présents pour gérer leur location. 

Au contraire, la présence des ces technologies de pointe rendra votre propriété plus attrayante, plus sûre et peut-être même plus rentable sur le long terme.



Qu’en pensez vous ?

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Pierre

Pierre est ingénieur agronome spécialisé dans l'aménagement du territoire (INA ENSA A), et urbaniste. Investisseur immobilier dans la location meublée courte et longue durée, il est passionné pour aider les propriétaires au quotidien. Il est l'auteur du Best Seller "Airbnb Master : les 200 secrets des nouveaux millionnaires de la location courte durée" et collabore avec de nombreux médias (Capital de M6, Le Monde, Le Parisien, Le Petit Futé...) Surtout, Pierre est à votre disposition pour échanger sur vos difficultés, laissez un commentaire !

2 commentaires

  1. Bonjour à tous,
    Merci à Pierre pour cette liste d’idées.
    En effet, même si l’hébergement est à proximité du domicile du propriétaire, il est toujours bon de prévoir d’avoir à intervenir à distance pour les cas où les propriétaires seraient en voyage.
    Il y a aussi une autre solution : les propriétaires ne voyagent qu’en dehors de la haute saison. 😉
    Bonnes réservations

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