Comment automatiser la gestion de votre location en courte durée? 16 techniques utiles

Vous n’avez plus le temps de respirer ?

Entre votre travail de salarié et la location saisonnière, vous n’avez plus de vie sociale ?

Vous vous demandez comment faire pour désencombrer votre quotidien ?

Avant de vous délivrer les moyens d’automatiser la gestion de votre location saisonnière, il serait intéressant de lister les taches récurrentes qui paraissent à première vue, faciles, futiles, rapides, mais qui, à la longue devient chronophages et paralysantes.

Voici un bref résumé des questions que vous vous posez. Vous êtes ensuite libre de lire l’article jusqu’à la fin pour découvrir ce que vous devez vraiment savoir :

Comment gérer Airbnb à distance ?

Suivez ces 5 règles sur la façon de gérer un Airbnb à distance pour gérer votre entreprise Airbnb en toute tranquillité, même en voyageant.

• Proposez l’auto-enregistrement.
• Gérer Airbnb à distance avec un logiciel de location de vacances.
• Engagez un service de nettoyage professionnel.
• Trouvez des fournisseurs d’entretien 24/7 en qui vous pouvez avoir confiance.
• Composez un livre d’or complet.

Comment fonctionnent les locations de vacances ? Le concept est simple. Si vous êtes propriétaire d’une maison, d’un appartement, d’un loft, d’un bateau, d’une villa, d’un centre de villégiature, etc., vous pouvez la louer pour de courtes périodes pour les visiteurs ou les voyageurs de passage. Les hôtes réservent généralement un séjour dans une location de vacances pour quelques jours à une semaine, bien que certains voyages puissent durer un mois ou plus.

Quel profit devez-vous tirer d’une location ? Compte tenu des paiements hypothécaires à effectuer et de la rude concurrence, il se peut que vous ne puissiez réaliser qu’un bénéfice de 160 à 330 Euros par mois sur une propriété. Cela représente 3950 Euros par an, ce qui est loin des 41 130 Euros dont on parle pour gagner sa vie. Pour atteindre cet objectif, il vous faudrait posséder plus de dix propriétés avec un profit de 330 Euros par mois.

Location saisonnière : quelles sont les taches à gérer?

En tant que loueur à courte durée vous allez devoir gérer beaucoup de choses à la fois.

Vous comprendrez rapidement qu’il vous faudra penser à des solutions alternatives si vous souhaitez vous en sortir et ne pas devenir l’esclave de son activité.

Quelles solutions alternatives ?

1. Demander de l’aide à vos proches :

Vos proches ne seront pas toujours disponibles, c’est donc une solution à court terme qui peut dépanner, rien de plus.

2. Engager un Manager :

Cette solution est plus envisageable que la précédente, mais elle engendre des frais supplémentaires.

3. Automatiser la gestion des taches à réaliser :

À l’aide de logiciel et d’une organisation intelligente, l’automatisation des tâches est possible.

Et dans le club VIP, je vous apprends à tout faire, sans utiliser de logiciel et donc sans aucun surcoût

Une solution durable, efficace et gratuite

Avez-vous pris le temps de compter le nombre d’actions que vous répétez sans cesse au quotidien ?

Faisons l’inventaire de vos missions.

• Création et mise à jour de l’annonce de location en courte durée

On ne le répète jamais assez, la description de votre annonce doit être détaillée, fidèle à la réalité et doit être constamment actualisée.

Le texte de votre annonce doit remplir sa fonction principale, à savoir informer les visiteurs les potentiels locataires de :

• La configuration du logement ;
• La localisation du meublé ;
• Les transports en commun à proximité ;
• Les bons plans et les sorties à ne pas rater.

Vous devez aussi prendre régulièrement des photos de votre meublé de l’intérieur comme de l’extérieur, à chaque changement de saison, ou à chaque évolution du mobilier ou de la décoration de votre location saisonnière

Des photos de qualité, nettes et bien clairées… tout en étant bien cadrées

Voici plus d’informations pertinentes sur les critères qui mettent votre annonce Airbnb en valeur:

Airbnb 60 astuces pour une annonce parfaite : les secrets d’un expert des réservations sur Airbnb

Et un article très complet sur les techniques pour réaliser de superbes photos pour votre annonce de location saisonnière:

Location meublée : 40 conseils pour prendre de meilleures photos

• Gestion de votre location en courte durée

Attention, je vais décrire votre quotidien.

• Répondre aux demandes de disponibilités ;
• Répondre aux interrogations des clients intéressés ;
• Mettre à jour le calendrier de disponibilité ;
• Rédiger des contrats de location ;
• Encaisser les réservations en débitant les cartes bancaires ;
• Effectuer des relances de paiements/ de confirmation de réservations ;
• Envoyer des e-mails de remerciements suite au départ des vacanciers ;
• Rédiger les commentaires post location pour alimenter les diverses plateformes de réservations ;
• Alimenter vos réseaux sociaux.

Vous trouverez des articles très complets à ce sujet sur Eldorado Immobilier :

Quels coûts supplémentaires pour louer en courte durée? 10 frais spécifiques à la location saisonnière

5 avantages d’;être propriétaire d’une location courte durée que vous avez peut être oublié

• Check In

Le moment de la remise des clés :

• Accueillir les vacanciers ;
• Faire visiter le logement ;
• Faire signer le contrat de location ;
• Procéder au paiement du séjour s’il n’a pas été fait en ligne ;
• Faire l’état des lieux

Le moment de récupérer les clés, le chek out :

• Vérifier l’état du logement ;
• Récupérer les clés ;
• Demander si le séjour s’est bien passé ;
• Inviter les vacanciers à laisser leurs appréciations sous votre annonce de location pour optimiser son référencement.

Des conseils supplémentaires sur le blog Eldorado Immobilier:

Comment créer un livret d’accueil pour votre location courte durée : exemple de livret de bienvenue gratuit a télécharger

Accueil inoubliable en location saisonnière : 5 astuces pas chères et faciles

• Ménage et entretien du meublé de tourisme

Certainement la tache la moins glamour de la location saisonnière, mais l’une les plus importantes.

• Nettoyer toutes les pièces ;
• Changer le linge de lit et les serviettes de bain ;
• Remplir au besoin les consommables (boisson si vous avez un distributeur, savon, papier toilette…etc.).

Retrouvez les meilleures techniques pour un nettoyage de qualité :

Nettoyage de printemps: comment nettoyer en profondeur votre location courte durée et assurer une propreté optimale

• Gestion du linge de maison

Vous ne souhaitez surtout pas vous retrouver en manque de draps à l’arrivée d’un locataire.

Vous devez donc nettoyer régulièrement les taies d’oreillers, les serviettes, les torchons…etc.

et de manière impeccable 🙂

Ça en fait des choses !

Avantages d’automatiser

Dans le club VIP de la location saisonnière, je vous apprends les techniques pour automatiser votre location sans gréver votre rentabilité.
Toutefois, si vous voulez externaliser en laissant un peu d’argent sur la table, le monde de la location saisonnière est en plein effervescence et les offres ne manquent pas, retrouver cet article sur les startups:

41 startup qui révolutionnent l’immobilier et la location courte durée

Déléguer la gestion de vos clefs, et donc les check in et les check out

Impossible de trouver un horaire qui arrange les deux parties surtout si vous êtes salarié ?

Dans ce cas, deux solutions s’offrent à vous, soit vous utilisez un boitier à clefs ou une serrure connectée, soit vous utilisez un service de conciergeire pour la gestion de vos clefs.

Ce que j’appelle conciergerie pour clefs, ce sont ces services qui vous permettent, après souscription, de déposer votre clé dans un point de stockage à l’aide d’un code de dépôt que vous aurez reçu au préalable.

Vous recevrez ensuite un code de retrait à usage unique que vous enverrez au locataire pour qu’il puisse l’introduire et récupérer la clé.

Les points de dépôts sont disponibles un peu partout fonctionnel 24h/24h.

Pour les serrures connectées et les boîtiers à clefs, les informations qui vont vous plaire sont ici:

Boitier à clefs contre serrure connectée, le match pour automatiser votre location courte durée

La clef du paradis pour votre location saisonniere ?

Un Channel Manager pour gérer les réservations

Un channel manager est une application qui vous permet de

• synchroniser vos calendriers de disponibilité sur toutes les plateformes (Airbnb, Booking…etc.) à votre téléphone portable
• Automatiser les messages de fidélisation ;
• Communiquer avec les clients ;
• Facturer les transactions ;
• Encaisser les paiements et les cautions

Le tout depuis votre Smartphone.

Toutefois, vous pouvez complètement réaliser les actions d’un channel manager complètement gratuitement et aussi facilement

C’est ce que j’enseigne notamment aux membres du club VIP de la location courte durée 

Google Spreadsheet pour votre comptabilité et/ou vos réservations

Google Spreadsheet, un outil simple et efficace pour gérer les finances de votre location saisonnière.

Lorsque vous recevez des réservations, vous devez mettre à jour manuellement un fichier Excel pour gérer les finances de votre location saisonnière.

Plus maintenant, grâce à Google Spreadsheet, un fichier Excel automatique, vous pouvez récupérer les réservations des sites sur lesquels vous publiez vos annonces, le pourcentage d’occupation sur un mois ou bien sur une année complète, vos revenus locatifs, les charges associées, le cash-flow généré par mois ou sur l’année.

A noter que vous pouvez également utiliser son alter ego Google Docs pour conserver des réponses types que vous pouvez simplement copier / coller pour répondre aux demandes de réservation (si vous n’appliquez pas les techniques avancées du club VIP ;))

Native Clipboard ou GMail pour des réponses préformatées pour les locataires

Une autre application qui répertorie des réponses (textes) préenregistrées pour que vous puissiez en un clic les copier afin de répondre aux questions fréquemment posées par les vacanciers.

G Mail propose un service similaire

Vous pouvez également développer un outil encore plus puissant grâce à votre site internet

Pour en savoir plus sur l’intérêt d’un site internet pour votre location saisonnière :

SITE INTERNET location saisonnière : 10 raisons INDISCUTABLES de vous lancer

Google voice ou Siri pour des réponses éclair et bluffantes

Vos mains sont occupées et vous n’avez pas une minute à perdre, ça tombe mal, vous devez envoyer un mail ou un SMS très important.

Que faire dans ce cas ?

Utilisez Google Voice ou Siri pour écrire vos messages et vos mails, vous n’aurez qu’à dicter le contenu pour que celui-ci se transcrive dans la boite de dialogue.

Et je vais vous dire un secret : prenez l’habitude ds maintenant car la reconnaissance vocale s’annonce comme incontournable dans les années à venir pour les recherches sur Internet

D’ailleurs, nous livrons des astuces secrètes à ce sujet dans cet article sur Eldorado Immo:

5 outils pour tripler votre productivité sans efforts et vous éviter le burn out

Formulaire d’enregistrement électronique

Prenez le temps de créer un formulaire destiné au client qu’il renseigne lui-même pour compléter le Check-In.

L’utilisation de votre site internet sera probablement le plus efficace pour cela.

Ajoutez le lien de ce formulaire au mail de confirmation de la réservation que vous envoyez habituellement et demandez au vacancier de vous renvoyer le formulaire une fois qu’il l’aura complété.

Vous pouvez aussi accompagner le formulaire du contrat de location dans son format PDF pour que le client le signe depuis chez lui.

Vous disposerez ainsi d’un maximum d’éléments pour déployer un marketing efficace auprès de vos locataires

TPE virtuel pour des paiements sans soucis

Le TPE virtuel est terminal de paiement électronique virtuel qui vous permet de saisir les données de la carte bancaire de votre client afin de le débiter du montant de la réservation.

Ce moyen et très utile dans le cas où vous possédez votre propre plateforme de réservation en ligne sur votre site interner ou quand un client réserve par téléphone sans passer par des sites comme Booking, Aribnb ou Tripadvisor.

Check-list pour les Check-out

Lorsqu’on fait les choses dans la précipitation, on a tendance à louper certains détails.

Il faut être réaliste, quelques minutes ne suffisent pas pour faire le tour des lieux.

« Prenez votre temps me diriez-vous », volontiers, mais il n’est pas possible de consacrer quotidiennement 20 minutes pour le Check-Out.

La solution ? Établir une liste, une Check-list, des choses les plus importantes à vérifier avant le départ du vacancier.

Il ne vous restera plus qu’à cocher les éléments de la liste.

Une autre solution ?

Zappez le check out 😉

SuperBudget pour vous faciliter la compta

Décidément la version Excel de Google est très pratique.

SuperBudget vous permettra de gérer les finances de la location saisonnière via le Spreadsheet.

Programmez des calculs automatiques dans la feuille, entrez des données sur votre activité, et la mise à jour de la feuille se fera automatiquement.

Votre feuille de calcul doit contenir :

• vos sources de revenus,
• vos dépenses récurrentes ainsi
• que vos dépenses occasionnelles.

Expensify, pour aller encore plus loin pour gérer votre budget

Encore plus efficace que le SuperBudget, l’application Expensify.

Cette application va vous permettre de gagner du temps dans la gestion des factures et dépenses pour votre location saisonnière.

Il vous suffit juste de prendre votre facture, suite à une dépense, en photo via l’application pour que tout se numérise automatiquement :

• prix détaillé,
• montant total
• et nature de l’achat,
• tout est archivé. 

Zervant pour les locataires qui veulent des factures

Connaissez-vous Zervant ?

Un logiciel gratuit, doté d’un service premium payant, qui vous permet d’éditer vos factures en un rien de temps.

Vous n’aurez qu’un ajouter un client depuis votre liste de donnée, enregistrer et l’envoyer par mail à votre client.

Par facture, on entend quittance de loyer car en tant que particulier vous ne pouvez pas éditer de facture… mais cela reste similaire!

Evernote ou Trello comme pense bêtes pour votre location saisonnière

Oubliez les Post-its jaunes qui se perdent sans arrêt, utiliser Evernote pour noter vos idées, vos rendez-vous, établir votre To-do-list ou encore votre liste de course pour le meublé.

Au moins vous êtes certain de l’avoir sous la main.

Vous pouvez partager vos notes avec les autres via un réseau Wifi, utile pour envoyer à vos clients la liste des lieux à visiter.

Trello est une application alternative à Evernote, encore plus “basique” d’utilisation, il suffit de taper un mot et c’est enregistré dans une liste : on adore !

Dropbox

Entre votre ordinateur de bureau, votre PC et votre smartphone, vous ne savez plus où sont vos fichiers.

Dropbox est votre ami

Utilisez cette plateforme pour synchroniser tous les documents relatifs à votre location saisonnière.

Ainsi quel que soit le support où ils sont enregistrés, vous pouvez les consulter depuis votre compte Dropbox, et ce, même à l’autre bout du monde.

Une fonction recherche vous permet de retrouver facilement tout document, pour peu que vous ayez mis un intitulé parlant

Hootsuite

Les réseaux sociaux sont un excellent moyen pour promouvoir votre location saisonnière, mais ça prend du temps pour alimenter tous vos profils.

Automatiser la publication sur vos réseaux sociaux grâce à l’application Hootsuite qui vous propose de gérer gratuitement 3 de vos profils.

Si vous souhaitez une gestion totale, vous allez devoir basculer vers la formule payante.

Déléguer quelques tâches

Comme vous l’aurez remarqué, il ne s’agit pas d’un outil d’automatisation, mais d’une option qui vous permet de gagner du temps en confiant quelques tâches à d’autres personnes.

À titre d’exemple, déléguer le Check-In et le Check-Out ainsi que le ménage et l’entretien du meublé.

L’idée c’est d’automatiser un maximum est de déléguer un minimum, pour ne pas engendrer des frais supplémentaires.

Par où commencer ? (automatisation)

Voici ce que vous devez faire pour franchir ce cap de l’automatisation : faire le point sur ce qui n’est vraiment pas négociable de faire vous même, et ce que vous voulez vraiment conserver.

La suite viendra ensuite toute seule et naturellement. Le plus dur est de faire le premier pas dans la mise en place votre système d’automatisation pour votre location courte durée ou votre hôtel également.

Déterminer ce que vous refusez d’automatiser est aussi important que de déterminer ce que vous voulez déléguer ou ne plus gérer en direct.

Les choses non-négociables pour vous en séparer seront différentes pour chaque propriétaire de location saisonnière: vous connaissez mieux vos forces (et vos faiblesses) que personne.

Mais en règle générale, sur Eldorado Immobilier, nous suggérons que vous refusiez d’automatiser les activités humaines qui sont le plus directement corrélées à votre résultat rentablité

On a rassemblé quelques points que vous pouvez considérer comme non-négociables.

Chacun est nuancé, alors choisissez les composants qui correspondent à vos besoins.

Nous avons également ajouté quelques exemples ainsi que des outils «hybrides» pour démontrer que la technologie peut (et doit) encore être utilisée pour compléter le processus, mais pas forcément comme courroie de transmission unique laissée complètement à elle-même. 

1. Valider les Réservations

Comme il s’agit sans doute du moment le plus crucial du processus de réservation, nous devons utiliser notre:

• personnalité
• charme
• perspicacité
• professionnalisme

pour démontrer pourquoi nous sommes le meilleur hébergement où séjourner et nous devons le faire légèrement différemment à chaque fois. 

2. L’arrivée des voyageurs

Parce que nos relations avec les clients sont si importantes, nous devons interagir avec chacun d’eux directement et de manière unique.

La chance de regarder quelqu’un dans les yeux ou d’entendre sa voix nous donne l’assurance qu’il passera un excellent séjour (et leur faire savoir que nous sommes en charge).   

C’est vraiment un moment où le choix de ne pas le faire en direct est un VRAI choix, engageant.

3. Personnalisation

Les gestes et petites attentions de début et de fin d’un séjour sont ceux qui restent le plus longtemps dans l’esprit du client.

Nous devons donc personnaliser la réservation avec des touches spéciales ou des cadeaux en fonction des informations que nous apprenons sur l’invité pour atteindre ce facteur «Whaoouu».

Un petit cadeau ou une note manuscrite est probablement l’assurance d’une réservation en direct à venir, c’est à dire la moins chère que vous puissiez générer.  

4. Service client

Nous sommes fiers de notre capacité, en tant que petite entreprise, à intervenir et à prendre soin des clients en cas de problème.

Nous refusons de confier cela à un chatbot ou à un centre d’appels (un autre type d’automatisation plus proche de l’externalisation).

Au lieu de cela, nous préférons déléguer à un centre d’appel spécialisé par téléphone 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et nous encourageons les clients à nous contacter si quelque chose les préoccupe. 

5. Tarification dynamique

Nous connaissons tous les incroyables outils dynamiques de tarification et d’analyse de données (et nous pouvons même les utiliser pour la recherche), mais nous savons que nous pouvons faire un meilleur travail en ajustant manuellement la tarification qu’un algorithme. 

Oui, cela prend plus de temps et d’énergie. Mais vu le retour sur investissement, ça vaut le coup. 

Automatiser la communication pour le ménage

C’est un casse-tête sans cesse renouvelé que d’essayer de tenir votre femme de ménage informée de chaque check in et de chaque départ, et ce pour chaque réservation.

Avec des nouveaux clients qui arrivent tout le temps en dernière minute, cette charge de travail qui peut vite s’accumuler et c’est super facile à oublier, avec des conséquences désastreuses pour vos commentaires…

Si vous louez votre location courte durée à la nuitée ou même pour des périodes de deux nuits, vous pourriez devoir envoyer jusqu’à 14 messages par semaine!

Mon ancienne méthode consistait à taper manuellement chaque message de rappel deux jours avant l’arrivée et 24 heures avant le départ.

C’était un souci constant dans ma tête. Et il va sans dire que j’oublie plus souvent que je ne voudrais l’admettre.

Du coup, je me suis dit qu’il y avait sûrement une astuce pour éviter cette prise de tête.

Vous avez ci-dessous une présentation des différentes possibilités, et ensuite un guide pas à pas pour mettre en place l’option d’automatisation pour  le ménage que vous aurez retenue. 

Rappels des dates ménage

Commencez par vous simplifier la vie  

Au lieu d’envoyer un message à pour chaque arrivée et pour chaque départ, envoyez uniquement un message pour les départs.

Ainsi, le ménage est fait dès qu’un locataire part et votre meublé de tourisme est prêt pour le locataire suivant, peu importe qu’il arrive dans l’après-midi même ou dans une semaine.

Cela fait deux fois moins de rappels à envoyer.

C’est un premier pas vers l’automatisation.

Les 3 techniques suivantes vous permettent d’aller encore beaucoup plus loin.

Ajoutez votre personnel de ménage comme co-hôte à votre compte Airbnb

Avantage: Le plus facile à mettre en place.

Inconvénient: Permet à votre nettoyeur d’accéder à tous les détails de vos gains, etc.

Synchroniser votre Calendrier et Programmez des emails 

Avantage: Plutôt simple à mettre en place.

Inconvénient : Nécessite que votre femme de ménage soit un peu calée en nouvelles technologies (à moins que vous ne le configuriez pour elle/lui), et qu’elle/il soit familier avec Google Agenda.

Faire suivre les rappels Airbnb sur le Gmail à votre nettoyeur

Avantage : Ne nécessite pratiquement aucun travail de configuration pour votre femme de ménage.

Le personnel de nettoyage n’a aucunement besoin d’avoir la moindre notion en informatique, tant qu’il utilise un courrier électronique.

Inconvénient : Plus difficile à configurer pour vous (l’hôte)

Vous voulez choisir votre channel manager :

– facilement

-rapidement

– sans vous tromper ?

Téléchargez immédiatement la liste complète des channel managers :

CLIQUEZ ICI MAINTENANT !

Planification du ménage  (guides)

Ajouter votre femme de ménage Cleaner comme co-hôte à votre compte Airbnb

Pour ajouter votre personnel de ménage en tant que co-hôte de votre annonce :

Dans mon compte Airbnb

Allez dans Gérer mes annonces sur votre tableau de bord Airbnb.

Sélectionnez Gérer mon annonce et le calendrier de l’annonce que vous allez modifier.

Survolez le côté gauche de la page pour ouvrir le menu et sélectionnez « Co-Hôtes ».

Et c’est tout.

Un mot d’avertissement pour cette configuration

En le mettant au niveau de co-hôte, vous donnez des privilèges à votre femme de ménage pour accéder à pratiquement tous les aspects de votre annonce, de la réponse aux questions que vous faites aux locataires, aux commentaires ou encore à la fixation des prix, etc.

La seule chose à laquelle ils n’ont pas accès est le côté bancaire de Airbnb.

C’est pourquoi je n’utilise pas personnellement cette méthode.

Je préfère garder le contrôle sur ces aspects de la gestion de mes locations et ne pas transmettre d’informations inutiles au personnel de ménage.

Mais si vous avez une relation de confiance étroite avec la personne qui fait le ménage pour vous et que vous pensez qu’elle pourrait vous aider dans ces domaines, alors banco, c’est parti.

Synchroniser un Agenda Google avec Airbnb

Si vous n’avez pas encore de Google Agenda, installez-le et configurer tranquillement un calendrier.

Voici un guide de base pour configurer votre Google Calendar si vous avez des difficultés.

Très bien, votre Google Agenda est configuré, vous voulez maintenant le synchroniser avec votre Agenda Airbnb pour importer toutes vos réservations.

Depuis votre tableau de bord Airbnb, allez dans « Calendrier ».

Mettre en place et synchroniser un Agenda Google avec Airbnb

Ensuite, en haut à droite, cliquez sur « Paramètres de disponibilité » puis sur « Exporter le calendrier » dans le paragraphe Synchronisation des calendriers

Cela générera votre URL unique

URL unique

Copiez cette URL et rendez-vous sur votre Google Agenda (Calendar)

Tout d’abord, cliquez sur « Autres calendriers », puis sur la flèche vers le bas.

Puis « A partir de l’URL ».

Puis cliquez sur « Autres calendriers », puis sur la flèche vers le bas

Collez l’ URL générée par Airbnb dans la boîte de dialogue et appuyez sur « Sauvegarder ».

C’est tout.

Votre Google Agenda est maintenant synchronisé avec votre calendrier Airbnb, et toutes les futures réservations seront également synchronisées.

La prochaine étape consiste à partager ce calendrier avec la personne qui fait le ménage dans votre appartement ou votre maison.

PS : Votre femme de ménage devra avoir configuré un Google Agenda pour pouvoir accéder à l’Agenda ainsi créé.

Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de votre nouvel Agenda Airbnb sur le côté gauche.

Cliquez sur « Paramètres et partages ».

Puis cliquez sur « Paramètres et partages »

Ajoutez l’adresse e-mail de votre femme de ménage.

Cliquez sur « Partager avec des personnes en particulier ».

C’est fait.

Pour terminer ce processus, votre femme de ménage devra mettre en place des rappels programmés.

Pour ce faire, nous devons suivre des étapes très similaires à celles décrites ci-dessus.

 Mais cette fois, nous allons cliquer sur « Modifier les notifications ».

Puis cliquer sur « Modifier les notifications »

Fixez le calendrier de notification à « 2 jours avant l’événement ».

Sauvegardez.

Et c’est tout.

C’est un peu compliqué, je sais. 

Vous pouvez télécharger IMMÉDIATEMENT un modèle GRATUIT de facture de location saisonnière à copier

CLIQUEZ ICI MAINTENANT !

 Et cette méthode nécessite que votre femme de ménage soit au moins ouverte à l’utilisation d’un calendrier numérique.

 Mais une fois votre installation terminée, vous serez content du résultat et de son efficacité.

Comment faire suivre les rappels de Gmail à femme de ménage

OK.

Donc, voici la troisième et dernière méthode.

Qui se trouve être ma méthode préférée, car c’est celle que je contrôle le plus (ok, je suis parfois un maniaque du contrôle…)

Allez sur votre compte Gmail lié à Airbnb.

Cliquez sur l’icône « Roue crantée » en haut à droite, puis sur « Paramètres ».

Dans la page des paramètres, sélectionnez « Transfert et POP/IMAP ».

Nous allons maintenant ajouter l’adresse électronique de votre personnel de ménage pour faire suivre vos rappels de notifications pour les dates de ménage.

Puis ajouter l’adresse électronique de votre personnel de ménage

Ensuite,

Puis Ajouter une adresse de transfert

Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Votre femme de ménage recevra un courriel lui demandant d’accepter vos messages transférés.  Une fois qu’ils ont validé, nous sommes prêts à nous lancer.

Presque…

La dernière étape consiste à créer un ensemble de règles pour que Gmail transmettre les bons messages à votre femme de ménage et pas seulement tout ce qui arrive dans votre boîte de réception (ce qui pourrait être encore plus délicat que de partager vos données de Co Hôte Airbnb…)

Tout d’abord, allez dans « Filtres et adresses bloquées » dans vos paramètres Gmail, et sélectionnez « Créer un nouveau filtre ».

Cliquez sur « Sauvegarder »

Puis Cliquez sur « Sauvegarder »

Nous allons maintenant créer les règles qui permettront de filtrer exactement les messages à transmettre à votre femme de ménage.

Nous voulons que tous les messages dont l’objet est « Rappel de réservation » soient transmis.

Pour configurer cela, copiez exactement les étapes de l’image ci-dessous.

Puis copiez exactement les étapes de l’image ci-dessous

Et hop là, nous avons fini.

C’est un peu galère je le reconnais, mais c’est gratuit, et une fois que c’est mis en place, vous pouvez l’oublier.

Un autorépondeur pour une location saisonnière de qualité

1. Ne soyez pas générique

Un e-mail automatisé peut ne pas être aussi personnalisé qu’un message direct de votre part, mais cela ne signifie pas qu’il doit être froid ou impersonnel.

Les champs intelligents vous permettent d’insérer un texte personnalisé dans votre e-mail sans avoir à modifier individuellement chaque champ personnalisé.

Par exemple, incluez leur prénom dans la salutation et mentionnez le nom de la propriété dans la ligne d’objet ou dans l’introduction.

Certains logiciels d’automatisation de messagerie, comme Getresponse que j’utilise depuis des années(et mettre lien affilié), vous permettent également d’ajouter des informations personnalisées afin que vous puissiez intégrer des détails sur votre propriété, les règles de la maison ou les procédures de check in.

2. Montrez votre gratitude

La personnalisation de votre modèle d’e-mail est un petit pas en avant pour que vos invités se sentent spéciaux plutôt que “juste une autre demande”.

Dire “merci” est une façon de montrer aux clients que vous voulez qu’ils apprécient leur expérience avec votre location saisonnière dès le début.

3. Inclure les détails de la réservation

Gardez les choses simples pour vous et vos invités en incluant leurs détails de réservation dans votre autorépondeur.

En utilisant les mêmes champs intelligents mentionnés ci-dessus, vous pouvez confirmer des détails tels que:

• Nom et adresse de la propriété

• Durée du séjour

• Dates d’arrivée et de départ

• Numéro d’identification de la location

• Nom et prénom de l’invité

• Coordonnées de l’invité

Cela permet non seulement à vous et à vos invités de trouver plus facilement les informations plus tard, mais c’est aussi l’occasion pour eux de revoir les informations qu’ils ont soumises et de vous faire savoir s’ils découvrent des erreurs.

4. Des contacts Utiles

Que vous gériez vous-même la propriété sur place ou que vous utilisiez une conciergerie, n’obligez pas les clients à rechercher les bonnes informations de contact.

Incluez:

• votre adresse e-mail
• votre numéro de téléphone
• et l’URL de votre site Web

dans votre autorépondeur, ainsi que les coordonnées de votre responsable sur site et / ou de toute autre personne à contacter lors de leur visite.

5. Tenez les au courant

Que vous soyez loin de votre ordinateur ou que vous surveilliez activement votre courrier électronique, indiquez un délai précis pour votre réponse.

Cela permet de définir les attentes des clients afin qu’ils ne se demandent pas quand ils vous répondront.

L’essentiel, alors, est que vous planifiez également votre emploi du temps pour répondre à ces attentes.

6. Testez-le!

Faites un essai de votre configuration d’automatisation et demandez l’avis de vos amis. Profitez-en pour demander:

• Le message automatisé est-il envoyé quand il est censé le faire?

• Quel est le ton du message?

• Si vous avez utilisé des champs intelligents pour personnaliser votre message, fonctionnent-ils comme prévu?

• Si vous configurez une séquence de messages, sont-ils envoyés comme prévu?

• Y a-t-il des informations que vous pouvez ajouter à un message pour le rendre plus utile?

Exemples de messages d’auto répondeurs pour location saisonnière

Exemple 1 : Remerciement rapide

Sujet : [nom_de_la_propriété] – Merci de votre demande

Merci de votre demande de renseignements sur le {{nom de la propriété}}. Il s’agit d’une réponse automatique.

J’essaie de répondre à toutes les demandes dans les 3 heures. En attendant, si vous souhaitez en savoir plus sur cette maison, veuillez consulter notre site internet de notre location saisonnière pour obtenir des informations détaillées sur la maison, une vaste bibliothèque de photos et un guide touristique  mettant en évidence les attractions et les événements.

Je vous recontacterai sous peu.

Site Web : {url du site web}

Salutations

Pierre

{nom de la propriété}

{{Site Web}}

Exemple 2 : Mettre en évidence les principales caractéristiques

Salut!

Merci de vous être renseigné sur ma location. J’essaie de répondre rapidement aux demandes de renseignements, mais comme je ne peux pas toujours le faire immédiatement, j’ai configuré ce autorépondeur pour m’assurer que vous disposez d’un lien vers le site Web de mon domicile à l’adresse {url du site web} où il y a beaucoup de photos et informations.

Ne manquez pas le garage que nous avons converti en salle de jeux pour enfants, avec Nintendo Wii, une table de console d’arcade classique et une mini table de billard. 

À l’intérieur, nous avons une télévision à écran plasma 3D avec de nombreux films 3D pour enfants, comme les trois films Toy Story, Cars 2 et le roi Lion. Assurez-vous également de consulter l’onglet “ Informations locales ”, où j’ai beaucoup d’informations sur les restaurants et les événements locaux.

Peut-être y aura-t-il de bonnes affaires lorsque vous serez en ville !

Veuillez noter que ma location n’est pas autorisée aux fumeurs et aux animaux

A bientôt !

Jonathan

{nom de la propriété}

{Site Web}

Exemple 3 : Questions fréquemment posées

Il s’agit d’un exemple légèrement modifié de la communauté HomeAway.

Bonjour!

Merci de vous renseigner sur notre location saisonnière. Nous répondrons à votre demande dans les 24 heures. 

En attendant, veuillez visiter notre site Web à l’adresse {url du site web} pour voir nos équipements, des photos supplémentaires, un guide de la région avec nos activités et restaurants préférés dans la région. N’oubliez pas de consulter nos questions fréquemment posées ci-dessous.

Q. Quand ont lieu le check in et le départ?

R. Le check in s’effectue à 16h00 et le départ à midi.

Q. À quelle distance la maison est-elle de la plage?

R. La plage est à environ 1,5 km, soit 20 minutes à pied ou 5 minutes en voiture.

Q. Comment vais-je obtenir les clés?

R. Nous avons un clavier électronique sur la porte. Un code vous sera fourni lors du paiement final.

Q. Les draps et serviettes sont-ils fournis ou dois-je apporter les miens?

R. Pas besoin d’apporter vos propres draps et serviettes. Notre femme de ménage fournira des draps et des serviettes propres au début de votre séjour.

Q. Y a-t-il une cuisine équipée?

R. Oui, la cuisine est bien équipée et nous vous encourageons à préparer vos propres repas à moins, bien sûr, que la cuisine ne soit pas votre activité de vacances idéale. Notre ville compte également de nombreux excellents restaurants.

Q. Y a-t-il un accès Internet?

R. Oui, nous avons Internet sans fil haut débit dans toute notre maison. Nous avons également deux ordinateurs portables que vous pourrez utiliser pendant votre séjour si vous ne souhaitez pas apporter le vôtre.

Q. Autorisez-vous les animaux domestiques?

R. Les animaux domestiques sont acceptés, mais il y a des frais non remboursables de 200 € par animal.

Q. Y a-t-il un service de ménage quotidien?

R. Il n’y a pas de service de ménage quotidien. Cependant, si vous êtes intéressé, cela peut être fourni moyennant des frais supplémentaires.

Nous vous recontacterons sous peu!

Merci

Amandine

0600000000

{Nom de la propriété}

{Site Web}

Exemple 4 : Nouvelle demande ( pas une réservation instantanée )

Objet : [Nom de la propriété ] Merci pour votre demande!

Salut { Prénom },

Merci d’avoir choisi {nom de la propriété} pour votre visite à {location}! Je vous répondrai dans les trois prochaines heures pour confirmer la disponibilité. D’ici là, pouvez-vous confirmer que les détails de votre demande sont corrects?

Durée du séjour: {{durée du séjour}}

Date d’arrivée: {{date d’arrivée}}

Date de départ: {{date de départ}}

Nom du client {{Prénom}} {{Nom}}

Courriel du client: {{adresse mail}}

Numéro de téléphone du client:{{numéro de téléphone}}

{Nom de la propriété} est un excellent choix car {info_propriété_personnalisée}. Pour en savoir plus sur la région et commencer à planifier votre séjour, visitez notre site Web à {url du site web}. Vous trouverez des informations détaillées sur la maison, une collection de photos et un guide touristique  qui met en évidence nos attractions, restaurants et magasins locaux préférés.

Je vous contacterai sous peu.

Sincèrement,

Stephane 

{Nom de la propriété}

{Site Web}

Exemple 5 : Absent du bureau ( message transmis au gestionnaire immobilier )

Objet : [Nom de la propriété ] Merci pour votre demande!

Salut { Prénom },

Merci d’avoir choisi {nom de la propriété} pour votre visite à {location}! Je suis actuellement indisponible, mais votre message a été transféré au {gestionnaire_de_propriété}qui vous contactera dans les six prochaines heures.

D’ici là, pouvez-vous confirmer que les détails de votre demande sont corrects?

Durée du séjour: {{durée du séjour}}

Date d’arrivée: {{date d’arrivée}}

Date de départ: {{date de départ}}

Nom du client {{Prénom}} {{Nom}}

Courriel du client: {{adresse mail}}

Numéro de téléphone du client:{{numéro de téléphone}}

{Nom de la propriété} est un excellent choix pour votre séjour car {info_propriété_personnalisée}. Pour en savoir plus sur la région et commencer à planifier votre séjour, visitez notre site Web à {url du site web}. Vous trouverez des informations détaillées sur la maison, une collection de photos et unguide touristique qui met en évidence nos attractions, restaurants et magasins locaux préférés.

{gestionnaire_de_propriété} vous contactera sous peu.

Sincèrement,

Marie

{Nom de la propriété}

{Site Web}

Trouvez ici : Marketing location saisonnière : 14 leçons ETONNANTES apprises de nos CONCURRENTS

Exemple 6: Questions reçues pendant le séjour d’un client

Salut {Prénom},

J’espère que vous appréciez votre séjour à {nom de la propriété}! Je répondrai à votre question dans les trois prochaines heures; s’il s’agit d’une urgence sur place, veuillez appeler {nom du contact}au {numéro téléphone}.

En attendant, visitez notre site Web à {url du site web}pour des informations détaillées sur la propriété et un guide touristique qui met en évidence nos attractions, restaurants et magasins locaux préférés. Ou peut-être que l’une de ces questions fréquemment posées vous aidera:

Q. Où puis-je garer ma voiture?

R.{{Fournissez des indications pertinentes pour trouver votre place de stationnement, le stationnement dans la rue ou les parkings à proximité.}}

Q. Comment puis-je entrer dans la maison?

R.{{Expliquez tous les détails pertinents tels que l’emplacement du coffre, les codes d’accès, les codes d’alarme, etc..}}

Q. Comment accéder au WiFi?

R.{{Partagez le nom et le mot de passe du serveur.}}

Q. Quand ont lieu le check in et le départ?

R.{{Le check in se fait à tout moment après 15 heures, le départ avant 11 heures.}}

Q. Où puis-je acheter des produits d’épicerie?

R.{{Expliquez comment vous rendre à l’épicerie la plus proche. Ajoutez un lien vers une carte Google Map, ou vers votre guide touristique si celui-ci comporte une carte.}}

Q. Où puis-je acheter d’autres articles essentiels?

R.{{Expliquez comment vous rendre au magasin général le plus proche. Ajoutez un lien vers une carte Google Map, ou vers votre guide touristique  si vous y avez inclus une carte.}}

{{…ajoutez tout autre détail important, comme des informations sur le ramassage des ordures ou le nettoyage des rues, le règlement intérieur et d’autres questions fréquemment posées..}}

Je vous contacterai sous peu.

Sincèrement,

Fred

{Nom de la propriété}

{Site Web}

J’espère que vous appréciez la lecture de cet article

Envie de devenir entrepreneur Airbnb ?

Vous ne possédez pas bien ?

Vous n’arrivez pas à convaincre les propriétaires ?

Aucun problème! 

Nous avons mis en place des modèles d’emails basés sur des stratégies psychologiques très puissantes.

Nous les avons testé encore et encore, améliorés et vous pouvez les retrouver dans le nouveau programme :

Conclusion 

Désormais, vous avez en main quelques outils vous permettant d’automatiser la gestion de votre location saisonnière pour gagner du temps sans perdre de client.

Il y a tellement de technologie aujourd’hui qui peut automatiser tant de tâches, il peut être tentant de se gaver et d’en oublier l’essentiel.

Mais cela vous débarrasserait de ce qui vous rend spécial. Déterminer ce que vous refusez d’automatiser est aussi important que de déterminer ce que vous voulez.

Et pour ce faire, créer une liste ferme de choses négociables à ne pas faire vous même apporte une grande clarté.

Si vous n’avez pas cette liste en place, vous risquez de dévaler la pente, de courir vers le bas, de sombrer dans l’oubli … etc.

Mais si vous avez cette liste à portée de main, elle devient un prisme à travers lequel vous pouvez regarder pour prendre vos décisions d’automatisation / d’externalisation.

Comme dans une relation, connaître vos limites est nécessaire pour suivre votre propre chemin. Oubliez de le faire et vous risquez d’être tiré dans toutes les directions.

Qu’en pensez vous ?

Vous êtes libre de laisser un commentaire ci-dessous :