Comment automatiser la gestion de votre location en courte durée? 16 techniques utiles

Vous n’avez plus le temps de respirer ?

Entre votre travail de salarié et la location saisonnière, vous n’avez plus de vie sociale ?

Vous vous demandez comment faire pour désencombrer votre quotidien ?

 

 

Avant de vous délivrer les moyens d’automatiser la gestion de votre location saisonnière, il serait intéressant de lister les taches récurrentes qui paraissent à première vue, faciles, futiles, rapides, mais qui, à la longue devient chronophages et paralysantes.

 

 

Location saisonnière : quelles sont les taches à gérer?

 

En tant que loueur à courte durée vous allez devoir gérer beaucoup de choses à la fois.

 

Vous comprendrez rapidement qu’il vous faudra penser à des solutions alternatives si vous souhaitez vous en sortir et ne pas devenir l’esclave de son activité.

 

automatiser gestion location courte durée

Pour ne pas sombrer dans le burn out et tout simplement vous concentrer sur les aspects stratégiques de votre activité, déléguer deviendra vite incontournable

 

Quelles solutions alternatives ?

 

  1. Demander de l’aide à vos proches :

Vos proches ne seront pas toujours disponibles, c’est donc une solution à court terme qui peut dépanner, rien de plus.

 

  1. Engager un Manager :

Cette solution est plus envisageable que la précédente, mais elle engendre des frais supplémentaires.

 

  1. Automatiser la gestion des taches à réaliser :

À l’aide de logiciel et d’une organisation intelligente, l’automatisation des tâches est possible.

 

Et dans le club VIP, je vous apprends à tout faire, sans utiliser de logiciel et donc sans aucun surcoût

Une solution durable, efficace et gratuite

 

 

Avez-vous pris le temps de compter le nombre d’actions que vous répétez sans cesse au quotidien ?

 

Faisons l’inventaire de vos missions.

 

 

  • Création et mise à jour de l’annonce de location en courte durée

 

On ne le répète jamais assez, la description de votre annonce doit être détaillée, fidèle à la réalité et doit être constamment actualisée.

Le texte de votre annonce doit remplir sa fonction principale, à savoir informer les visiteurs les potentiels locataires de :

  • La configuration du logement ;
  • La localisation du meublé ;
  • Les transports en commun à proximité ;
  • Les bons plans et les sorties à ne pas rater.

 

Vous devez aussi prendre régulièrement des photos de votre meublé de l’intérieur comme de l’extérieur, à chaque changement de saison, ou à chaque évolution du mobilier ou de la décoration de votre location saisonnière

Des photos de qualité, nettes et bien clairées… tout en étant bien cadrées

 

Voici plus d’informations pertinentes sur les critères qui mettent votre annonce Airbnb en valeur:

Airbnb 60 astuces pour une annonce parfaite : les secrets d’un expert des réservations sur Airbnb

Et un article très complet sur les techniques pour réaliser de superbes photos pour votre annonce de location saisonnière:

Location meublée : 40 conseils pour prendre de meilleures photos

 

 

  • Gestion de votre location en courte durée

 

Attention, je vais décrire votre quotidien.

  • Répondre aux demandes de disponibilités ;
  • Répondre aux interrogations des clients intéressés ;
  • Mettre à jour le calendrier de disponibilité ;
  • Rédiger des contrats de location ;
  • Encaisser les réservations en débitant les cartes bancaires ;
  • Effectuer des relances de paiements/ de confirmation de réservations ;
  • Envoyer des e-mails de remerciements suite au départ des vacanciers ;
  • Rédiger les commentaires post location pour alimenter les diverses plateformes de réservations ;
  • Alimenter vos réseaux sociaux.

 

Vous trouverez des articles très complets à ce sujet sur Eldorado Immobilier :

Quels coûts supplémentaires pour louer en courte durée? 10 frais spécifiques à la location saisonnière

5 avantages d’;être propriétaire d’une location courte durée que vous avez peut être oublié

 

 

  • Check In

 

Le moment de la remise des clés :

  • Accueillir les vacanciers ;
  • Faire visiter le logement ;
  • Faire signer le contrat de location ;
  • Procéder au paiement du séjour s’il n’a pas été fait en ligne ;
  • Faire l’état des lieux

 

Le moment de récupérer les clés, le chek out :

  • Vérifier l’état du logement ;
  • Récupérer les clés ;
  • Demander si le séjour s’est bien passé ;
  • Inviter les vacanciers à laisser leurs appréciations sous votre annonce de location pour optimiser son référencement.

 

location courte durée stocker ses clés

Ah, les clefs ! Une des premières choses à automatiser dans votre location saisonnière

 

Des conseils supplémentaires sur le blog Eldorado Immobilier:

Comment créer un livret d’accueil pour votre location courte durée : exemple de livret de bienvenue gratuit a télécharger

Comment créer une entrée accueillante pour votre location courte durée

 

 

  • Ménage et entretien du meublé de tourisme

 

Certainement la tache la moins glamour de la location saisonnière, mais l’une les plus importantes.

  • Nettoyer toutes les pièces ;
  • Changer le linge de lit et les serviettes de bain ;
  • Remplir au besoin les consommables (boisson si vous avez un distributeur, savon, papier toilette…etc.).

 

Retrouvez les meilleures techniques pour un nettoyage de qualité :

Nettoyage de printemps: comment nettoyer en profondeur votre location courte durée et assurer une propreté optimale

 

 

  • Gestion du linge de maison

 

Vous ne souhaitez surtout pas vous retrouver en manque de draps à l’arrivée d’un locataire.

Vous devez donc nettoyer régulièrement les taies d’oreillers, les serviettes, les torchons…etc.

et de manière impeccable 🙂

 

Ça en fait des choses !

 

 

 

 

Gagnez du temps et louez plus grâce à la gestion automatisée de votre location en courte durée

 

Dans le club VIP de la location saisonnière, je vous apprends les techniques pour automatiser votre location sans gréver votre rentabilité.
Toutefois, si vous voulez externaliser en laissant un peu d’argent sur la table, le monde de la location saisonnière est en plein effervescence et les offres ne manquent pas, retrouver cet article sur les startups:

41 startup qui révolutionnent l’immobilier et la location courte durée

Déléguer la gestion de vos clefs, et donc les check in et les check out

 

Impossible de trouver un horaire qui arrange les deux parties surtout si vous êtes salarié ?

Dans ce cas, deux solutions s’offrent à vous, soit vous utilisez un boitier à clefs ou une serrure connectée, soit vous utilisez un service de conciergeire pour la gestion de vos clefs.

Ce que j’appelle conciergerie pour clefs, ce sont ces services qui vous permettent, après souscription, de déposer votre clé dans un point de stockage à l’aide d’un code de dépôt que vous aurez reçu au préalable.

Vous recevrez ensuite un code de retrait à usage unique que vous enverrez au locataire pour qu’il puisse l’introduire et récupérer la clé.

Les points de dépôts sont disponibles un peu partout fonctionnel 24h/24h.

 

Pour les serrures connectées et les boîtiers à clefs, les informations qui vont vous plaire sont ici:

Boitier à clefs contre serrure connectée, le match pour automatiser votre location courte durée

La clef du paradis pour votre location saisonniere ?

 

Un Channel Manager pour gérer les réservations

Un channel manager est une application qui vous permet de

  • synchroniser vos calendriers de disponibilité sur toutes les plateformes (Airbnb, Booking…etc.) à votre téléphone portable
  • Automatiser les messages de fidélisation ;
  • Communiquer avec les clients ;
  • Facturer les transactions ;
  • Encaisser les paiements et les cautions

Le tout depuis votre Smartphone.

 

Toutefois, vous pouvez complètement réaliser les actions d’un channel manager complètement gratuitement et aussi facilement

C’est ce que j’enseigne notamment aux membres du club VIP de la location courte durée

 

 

Google Spreadsheet pour votre comptabilité et/ou vos réservations

 

Google Spreadsheet, un outil simple et efficace pour gérer les finances de votre location saisonnière.

Lorsque vous recevez des réservations, vous devez mettre à jour manuellement un fichier Excel pour gérer les finances de votre location saisonnière.

Plus maintenant, grâce à Google Spreadsheet, un fichier Excel automatique, vous pouvez récupérer les réservations des sites sur lesquels vous publiez vos annonces, le pourcentage d’occupation sur un mois ou bien sur une année complète, vos revenus locatifs, les charges associées, le cash-flow généré par mois ou sur l’année.

A noter que vous pouvez également utiliser son alter ego Google Docs pour conserver des réponses types que vous pouvez simplement copier / coller pour répondre aux demandes de réservation (si vous n’appliquez pas les techniques avancées du club VIP ;))

 

Native Clipboard ou GMail pour des réponses préformatées pour les locataires

Une autre application qui répertorie des réponses (textes) préenregistrées pour que vous puissiez en un clic les copier afin de répondre aux questions fréquemment posées par les vacanciers.

G Mail propose un service similaire

Vous pouvez également développer un outil encore plus puissant grâce à votre site internet

 

location courte durée réponse automatisée

location courte durée réponse automatisée

Pour en savoir plus sur l’intérêt d’un site internet pour votre location saisonnière :

SITE INTERNET location saisonnière : 10 raisons INDISCUTABLES de vous lancer

Google voice ou Siri pour des réponses éclair et bluffantes

 

Vos mains sont occupées et vous n’avez pas une minute à perdre, ça tombe mal, vous devez envoyer un mail ou un SMS très important.

Que faire dans ce cas ?

 

Utilisez Google Voice ou Siri pour écrire vos messages et vos mails, vous n’aurez qu’à dicter le contenu pour que celui-ci se transcrive dans la boite de dialogue.

Et je vais vous dire un secret : prenez l’habitude ds maintenant car la reconnaissance vocale s’annonce comme incontournable dans les années à venir pour les recherches sur Internet

 

D’ailleurs, nous livrons des astuces secrètes à ce sujet dans cet article sur Eldorado Immo:

5 outils pour tripler votre productivité sans efforts et vous éviter le burn out

 

Formulaire d’enregistrement électronique

 

Prenez le temps de créer un formulaire destiné au client qu’il renseigne lui-même pour compléter le Check-In.

L’utilisation de votre site internet sera probablement le plus efficace pour cela.

 

Ajoutez le lien de ce formulaire au mail de confirmation de la réservation que vous envoyez habituellement et demandez au vacancier de vous renvoyer le formulaire une fois qu’il l’aura complété.

Vous pouvez aussi accompagner le formulaire du contrat de location dans son format PDF pour que le client le signe depuis chez lui.

Vous disposerez ainsi d’un maximum d’éléments pour déployer un marketing efficace auprès de vos locataires

 

TPE virtuel pour des paiements sans soucis

 

Le TPE virtuel est terminal de paiement électronique virtuel qui vous permet de saisir les données de la carte bancaire de votre client afin de le débiter du montant de la réservation.

Ce moyen et très utile dans le cas où vous possédez votre propre plateforme de réservation en ligne sur votre site interner ou quand un client réserve par téléphone sans passer par des sites comme Booking, Aribnb ou Tripadvisor.

 

Check-list pour les Check-out

Lorsqu’on fait les choses dans la précipitation, on a tendance à louper certains détails.

Il faut être réaliste, quelques minutes ne suffisent pas pour faire le tour des lieux.

 

« Prenez votre temps me diriez-vous », volontiers, mais il n’est pas possible de consacrer quotidiennement 20 minutes pour le Check-Out.

 

La solution ? Établir une liste, une Check-list, des choses les plus importantes à vérifier avant le départ du vacancier.

Il ne vous restera plus qu’à cocher les éléments de la liste.

 

location courte durée checklist

Les chek list ou to do lists sont devenues des incontournables de l’organisation… à juste titre

 

Une autre solution ?

Zappez le check out 😉

 

 

SuperBudget pour vous faciliter la compta

 

Décidément la version Excel de Google est très pratique.

SuperBudget vous permettra de gérer les finances de la location saisonnière via le Spreadsheet.

 

Programmez des calculs automatiques dans la feuille, entrez des données sur votre activité, et la mise à jour de la feuille se fera automatiquement.

Votre feuille de calcul doit contenir :

  • vos sources de revenus,
  • vos dépenses récurrentes ainsi
  • que vos dépenses occasionnelles.

 

Expensify, pour aller encore plus loin pour gérer votre budget

 

Encore plus efficace que le SuperBudget, l’application Expensify.

Cette application va vous permettre de gagner du temps dans la gestion des factures et dépenses pour votre location saisonnière.

 

Il vous suffit juste de prendre votre facture, suite à une dépense, en photo via l’application pour que tout se numérise automatiquement :

  • prix détaillé,
  • montant total
  • et nature de l’achat,
  • tout est archivé.

 

Zervant pour les locataires qui veulent des factures

 

Connaissez-vous Zervant ?

 

Un logiciel gratuit, doté d’un service premium payant, qui vous permet d’éditer vos factures en un rien de temps.

 

Vous n’aurez qu’un ajouter un client depuis votre liste de donnée, enregistrer et l’envoyer par mail à votre client.

Par facture, on entend quittance de loyer car en tant que particulier vous ne pouvez pas éditer de facture… mais cela reste similaire!

 

Evernote ou Trello comme pense bêtes pour votre location saisonnière

 

Oubliez les Post-its jaunes qui se perdent sans arrêt, utiliser Evernote pour noter vos idées, vos rendez-vous, établir votre To-do-list ou encore votre liste de course pour le meublé.

Au moins vous êtes certain de l’avoir sous la main.

 

Vous pouvez partager vos notes avec les autres via un réseau Wifi, utile pour envoyer à vos clients la liste des lieux à visiter.

location courte durée ne rien oublier

Pour ne rien oublier dans la gestion de votre location courte durée : Evernote ou Trello

Trello est une application alternative à Evernote, encore plus « basique » d’utilisation, il suffit de taper un mot et c’est enregistré dans une liste : on adore !

 

 

 

Dropbox

 

Entre votre ordinateur de bureau, votre PC et votre smartphone, vous ne savez plus où sont vos fichiers.

Dropbox est votre ami

Utilisez cette plateforme pour synchroniser tous les documents relatifs à votre location saisonnière.

Ainsi quel que soit le support où ils sont enregistrés, vous pouvez les consulter depuis votre compte Dropbox, et ce, même à l’autre bout du monde.

 

Une fonction recherche vous permet de retrouver facilement tout document, pour peu que vous ayez mis un intitulé parlant

 

Hootsuite

 

Les réseaux sociaux sont un excellent moyen pour promouvoir votre location saisonnière, mais ça prend du temps pour alimenter tous vos profils.

Automatiser la publication sur vos réseaux sociaux grâce à l’application Hootsuite qui vous propose de gérer gratuitement 3 de vos profils.

Si vous souhaitez une gestion totale, vous allez devoir basculer vers la formule payante.

 

Déléguer quelques tâches

 

Comme vous l’aurez remarqué, il ne s’agit pas d’un outil d’automatisation, mais d’une option qui vous permet de gagner du temps en confiant quelques tâches à d’autres personnes.

 

À titre d’exemple, déléguer le Check-In et le Check-Out ainsi que le ménage et l’entretien du meublé.

 

location courte durée déléguer

Souvent devenir un propriétaire performant consiste à constituer une équipe, et donc à apprendre à déléguer efficacement…

 

L’idée c’est d’automatiser un maximum est de déléguer un minimum, pour ne pas engendrer des frais supplémentaires.

 

Conclusion 

 

Désormais, vous avez en main quelques outils vous permettant d’automatiser la gestion de votre location saisonnière pour gagner du temps sans perdre de client.

 

 

Connaissiez-vous l’un des moyens énoncés en amont ?

Quels sont les outils que vous utilisez au quotidien pour alléger vos tâches ?

 

4 Commentaires

  1. Bonjour,
    Merci pour cette to-do liste où il est nécessaire aussi d’ajouter :
    -tonte du gazon, taille des haies et des arbres,
    – entretien de la piscine surtout lorsque des algues moutarde commencent à apparaître,
    – « menues réparations » de toutes sortes (lampe ou tube néon qui ne fonctionnent plus, réparer une chaise cassée par le fait qu’elle a été utilisée comme escabeau….
    – nettoyer le mobilier extérieur qui a reçu le sable de couleur ocre qui a traversé la Méditerrannée …
    – arroser les plantes pour qu’elles puissent tenir une semaine…ou réparer les arrosages automatiques qui ont cessé de fonctionner…
    – faire des photos lorsque les locataires sont absents et à différentes heures de la journée pour minimiser l’effet des ombres surtout pour les photos extérieures.
    – repeindre les volets, table et chaises extérieures.
    – repeindre les murs intérieurs
    – nettoyer les murs extérieurs des traces de pollution déposées par la pluie…
    – mettre à jour les annonces et le site internet créé par le propriétaire en suivant les suggestions fort judicieuses de eldorado-immobilier ;-).
    Le plus important est l’accueil et la propreté des lieux.
    Comme il est difficile de tout faire en 6h (départ 10:00 – arrivée 16:00), il est nécessaire de faire des compromis…
    C’est la raison pour laquelle la location du gîte est par semaine pour pouvoir continuer notre activité de salarié qui est bien plus lucrative et dont les revenus sont stables au fil des saisons…
    Le plus important est de continuer à conserver une heure par jour pour soi afin de continuer à avoir du plaisir à exercer cette activité annexe.
    Bon courage

  2. Rah excellent article! J’ai beau me creuser les méninges je ne sais pas quoi proposer en plus!
    Quelque chose de tout bête, envoyer un mail au client le lendemain du séjour pour demander ce qui pourrait être améliorer via un sondage google form + le lier au site Zapier dans Trello pour avoir un beau tableau qui se complète tout seul.
    Bonne journée!

    • Oui,c’est une très bonne idée d’automatisation

      peut etre réserver ce sondage pour les locataires qui vous ont semblé potentiellement mécontents pour qu’ils se défoulent dessus, et demander directement un bon commentaire aux autres 😉

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