Bonus Gratuit : Guide complet des 60 meilleures astuces pour cartonner avec Airbnb et de passer au niveau supérieur
Dans le monde concurrentiel de la location saisonnière, offrir un accueil chaleureux est essentiel pour garantir une expérience positive et fidéliser vos invités.
Un message de bienvenue bien rédigé peut faire toute la différence, en aidant vos visiteurs à se sentir chez eux dès leur arrivée.
Voici une check list rapide de ce qu’il faut inclure dans la lettre de bienvenue pour un invité Airbnb un mot personnel, remerciant votre invité d’avoir réservé votre location. Les heures d’arrivée et de départ. L’adresse exacte de la propriété et les indications détaillées pour s’y rendre. Vos coordonnées et le numéro de contact des services d’urgence locaux.
Découvrez comment personnaliser votre message de bienvenue pour maximiser les avis positifs et démarquer votre propriété.
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Qu’est-ce qu’une lettre de Bienvenue – livret d’accueil ?
Déposer une lettre de bienvenue est une pratique courante dans les chambres d’hôtel (de standing).
En effet, une lettre de bienvenue est une est un excellent moyen de montrer aux voyageurs qu’ils sont uniques et que vous êtes soucieux de leur séjour afin qu’il qu’il soit le plus agréable possible.
Habituellement, les lettres de bienvenue s’apparent à des livrets d’accueil et font entre 1 et 3 pages. Elles couvrent un large éventail de sujets liés à votre location courte durée :
- comment utiliser les appareils ménagers,
- où acheter une savoureuse baguette
- ou un sandwich délicieux dans le quartier.
Cette lettre est également l’occasion de rappeler à vos visiteurs le règlement intérieur du gîte, de manière amicale.
Pourquoi les hôtes ont besoin d’une bonne Lettre d’Accueil ?
Une lettre de bienvenue de location de vacances a un objectif principal : elle est conçue pour offrir aux clients un accueil personnel et accueillant dans leur logement.
C’est particulièrement important pour les hôtes Airbnb qui ne peuvent pas recevoir d’invités en personne.
De plus, une lettre de bienvenue de location de vacances montre que vous êtes un hôte attentionné qui se soucie vraiment du moindre détail de l’ expérience du client .
Lorsque vous utilisez un modèle de lettre de bienvenue d’invité bien rédigé , il effectue les opérations suivantes :
- Aidez à démontrer que vous souhaitez établir une bonne relation avec votre client et prouvez que vous vous engagez à fournir un excellent service
- Faites sentir aux clients qu’ils peuvent s’attendre à une expérience unique et personnalisée.
- Aidez les voyageurs à s’acclimater rapidement à leur environnement et rappelez-leur les règles qu’ils doivent suivre.
Quand devriez-vous l’envoyer?
Il existe différentes approches en ce qui concerne le planning d’envoi de votre lettre de bienvenue.
Certains hôtes envoient une lettre de bienvenue automatisée qui est envoyée par un autorépondeur qui se déclenche au moment de la réservation.
D’autres propriétaires, dont je fais partie, préfèrent envoyer la lettre de bienvenue ou le livret d’accueil au plus près de l’heure d’arrivée de leurs locataires.
Pour cela, ils ont une séquence complète d’emails, dont un qui indique quelque chose du style :
‘Merci de votre réservation, nous vous contacterons un peu avant votre arrivée pour vous donner des détails sur le fonctionnement de votre gîte »
Si vous ne souhaitez pas envoyer votre lettre de bienvenue par courrier électronique à l’avance, nous vous conseillons quand même de ne pas le faire en toute dernière minute.
En effet, de nombreux locataires de meublés de tourisme type Airbnb voyagent et, n’ont pas toujours accès à une connexion internet fiable avant l’arrivée dans votre appartement ou votre maison (c’est pour cela qu’ils se précipitent avidement sur le code wifi avant m^me d’avoir déposé leurs bagages).
Prévoyez donc d’envoyer votre lettre de bienvenue / livret d’accueil au moins 3 à 5 jours avant leur check in.
Certains hôtes aiment également imprimer une copie et la placer dans le couloir ou à l’entrée afin que les invités puissent relire la lettre de bienvenue quand ils arrivent et s’y référer quand ils essaient de se retrouver dans la maison ou l’appartement.
A noter que je ne conseille pas le livret d’accueil digital disponible en ligne (sur votre site web ou un site web spécialisé), ni autre QR Code, pour cette même raison. Le bon vieux PDF téléchargeable reste la meilleure option et la plus fiable.
Quelle est votre préférence ? Dites le moi dans les commentaires ci-dessous
Ce que doit contenir votre lettre de bienvenue / lettre d’accueil
Une lettre d’accueil pour une location de vacances n’a pas besoin d’être longue. Cependant, il doit être bien rédigé afin de communiquer votre message le plus clairement possible.
Comment se rendre dans l’appartement
Imaginez avoir pris un long vol, avoir conduit des heures et vous retrouver dans une toute nouvelle ville… sans pouvoir ensuite trouver la porte de votre appartement (ou l’ouvrir).
Cela peut sembler étrange pour certains hôtes, mais donner votre adresse ou des points GPS à vos invités ne suffit pas.
Assurez-vous d’écrire un topo détaillé d’instructions sur la manière de localiser le meublé de tourisme et n’hésitez pas à ajouter des photos et des cartes.
Par ailleurs, si vous ne fournissez pas le linge de maison, dites le très tôt…
le WIFI
Une des premières choses que votre invité voudra faire à son arrivée sera de se connecter à votre réseau WIFI.
Fournissez votre mot de passe et les instructions nécessaires pour réinitialiser la Box en cas de problème.
Mettez ces instructions en GROS et en GRAS 🙂
Appareils électroménagers (fonctionnement)
Il peut sembler un peu idiot d’inclure dans votre livret d’accueil des instructions et informations pratiques sur l’utilisation d’un micro-ondes de nos jours, mais souvenez-vous que vos invités viendront de différents coins du monde et ne seront pas nécessairement familiarisés avec les appareils électroménagers de votre maison.
A titre d’exemple, lorsque je reçois des locataires Suédois ou Norvégiens, ils sont complètement déboussolés par la présence d’une éponge et l’absence de brosse à récurer… (en plus, ils ne rincent pas le liquide vaisselle…)
N’oubliez surtout pas de donner des instructions relatives au fonctionnement des appareils de chauffage ou de climatisation, ainsi qu’aux appareils de cuisine peu communs, et aux systèmes audio et vidéo (comme Netflix, ou le fonctionnement d’une télé avec une box internet).
Règlement intérieur du meublé
Vous aurez probablement ces éléments énumérés dans plusieurs endroits, mais la lettre de bienvenue/ livret d’accueil est un excellent moyen de rappeler les règles de votre meublé de tourisme, et de vous assurer qu’elles sont fraîchement imprimées dans l’esprit de vos invités.
Pensez à inclure dans cette rubrique de votre lettre d’accueil, les conseils de sécurité attachés à votre location courte durée type Airbnb.
Besoin d’aide avec le règlement intérieur pour location saisonnière? Voici un article complet sur Eldorado Immobilier
Informations pour le départ (Check Out)
Où les clients doivent-ils laisser la clé? À quelle heure leur demandez-vous de partir? Où devraient-ils mettre leurs déchets et comment les trier?
N’oubliez pas de décrire le processus de check out dans votre livret d’accueil (même si cela sonne un peu bizarre dit comme cela)
Comment vous contacter
Si vous avez bien fait votre travail, il est probable que vous n’entendrez pas vos invités pendant leur séjour car vous aurez répondu à toutes leurs questions dans votre livret d’accueil / lettre de bienvenue mais il est toujours indispensable de fournir un numéro et une adresse de messagerie où vous pouvez être joint (et n’oubliez pas de garder votre téléphone à portée de la main et allumé).
Adaptez-le à chaque invité
Une lettre d’accueil de location de vacances qui est un modèle d’emporte-pièce avec seulement le nom de l’invité remplacé semblera impersonnelle.
Cependant, écrire une nouvelle lettre à chaque fois nécessitera des tonnes de temps et d’efforts que vous n’avez tout simplement pas.
La meilleure solution? Créez un modèle avec quelques phrases qui peuvent être remplacées à chaque fois et qui s’adressent directement à l’invité auquel la lettre est destinée.
Incluez votre adresse exacte
Assurez-vous que votre modèle inclut l’adresse exacte de votre propriété au cas où vos invités l’oublieraient.
Cela aidera à éviter tout problème avec les invités qui reviennent dans votre propriété après être allés explorer la région.
Rendez votre livret d’accueil personnel
Aussi tentant qu’il soit de considérer la location saisonnière type Airbnb comme une transaction commerciale entre deux étrangers, il est important de se rappeler que la raison pour laquelle beaucoup de personnes choisissent de séjourner dans un appartement loué entre particuliers est parce qu’elles veulent se connecter avec un vrai habitant et avoir le sentiment qu’elles vivent une expérience unique.
Pour cette raison, essayez de rendre votre lettre d’accueil pour votre locataire aussi personnelle que possible.
Partagez quelque chose sur vous-même et pourquoi vous aimez vivre là où vous vivez.
Proposez des «conseils d’initiés» sur le quartier: qu’il s’agisse de votre espace vert préféré pour une promenade en soirée ou du café qui sert le meilleur café.
Si des événements se déroulent dans votre ville pendant leur séjour, assurez-vous de les mentionner. Cela leur donnera de bonnes idées.
D’une manière générale, pensez à rédiger votre lettre d’accueil avec toutes les informations utiles, astuces et conseils qui permettent aux locataires de gagner du temps.
C’est un moyen formidable d’accueillir vos locataires et de faire savoir à vos invités que vous voulez qu’ils passent le meilleur séjour possible et que vous leur accordez de la valeur.
Pour aller plus loin, voici un exemple de livret d’accueil / modèle de livret d’accueil pour pourrait bien vous dépanner !
J’espère que vous appréciez la lecture de cet article.
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Conclusion
Une note de bienvenue pour les invités à un objectif principal. Il offre à vos invités un moment d’accueil personnalisé lors de leur arrivée dans le logement et leur fournit toutes les informations essentielles.
C’est particulièrement important pour les hôtes Airbnb qui ne peuvent pas accueillir personnellement leurs voyageurs. Dans ce cas, vous devez vous assurer que votre lettre de bienvenue est complète et informative. Soyez bref et pas ennuyeux.
Une lettre de bienvenue Airbnb parfaite montre que vous êtes un hôte attentionné qui se soucie vraiment du moindre détail.
N’oubliez pas de l’écrire du fond du cœur, et vos invités apprécieront vos efforts et publieront un avis positif sur leur séjour dans votre propriété.
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Que faites vous pour accueillir les voyageurs, et que pensez vous que vous pourriez faire de mieux ?
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Pour rédiger un message de bienvenue efficace, commencez par un accueil chaleureux, incluez des informations pratiques sur la propriété et ajoutez des touches personnelles. Mentionnez les points d’intérêt locaux et les règles de la maison pour assurer un séjour agréable à vos invités
Un bon message de bienvenue doit contenir :Salutations personnalisées
Informations sur le WiFi et autres commodités
Directives pour l’arrivée et le départ
Recommandations locales
Règles de la maison et contacts d’urgence
Utilisez le nom des invités, mentionnez des événements ou des occasions spéciales, et adaptez les recommandations locales en fonction du profil des voyageurs (familles, couples, voyageurs d’affaires) pour une touche personnelle unique
Envoyer un message de bienvenue avant l’arrivée aide à préparer les invités et à réduire le stress lié au voyage. Ce message peut inclure des instructions pour l’arrivée, des rappels de règles importantes, et des astuces pour faciliter l’installation
Exemple pour une famille : « Bienvenue à notre maison ! Nous espérons que vous passerez un excellent séjour avec votre famille. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question. »
Exemple pour un couple : « Félicitations pour votre anniversaire ! Nous sommes ravis de vous accueillir et espérons que vous apprécierez votre séjour romantique dans notre maison »
Le message de bienvenue peut être inclus dans le livret d’accueil, soit sous forme imprimée soit numérique. Cela permet aux invités d’avoir toutes les informations nécessaires à portée de main et de se sentir bienvenus dès leur arrivée
Envoyez un message de suivi pour vérifier que tout se passe bien et rappeler où trouver les informations importantes comme le code WiFi et les règles de la maison. Cela montre que vous êtes attentif et disponible pour aider en cas de besoin
Un message de bienvenue bien rédigé améliore l’expérience des invités, augmente la probabilité de recevoir des avis positifs, et aide à fidéliser les clients pour des réservations futures. C’est une partie essentielle de l’accueil et de l’expérience client
bonjour,
j’ai tenté d’obtenir le livret d’accueil type que vous proposez. Je n’ai malheureusement rien reçu. Pourriez vous me l’adresser sur debrigode.family@sfr.fr.
D’avance merci.
Bonjour
Merci pour votre message et votre intérêt
Vous l’avez reçu dans le message intitulé « Ressources »
Regardez dans vos spams ?
A très vite