Lettre d’Accueil Airbnb : Voici comment les réussir (en 2020)

Être un hôte Airbnb réussi ne consiste pas uniquement à attirer de nouveaux voyageurs avec une annonce en Or pour remplir le calendrier de votre appartement ou de votre maison.

Vous devez également de satisfaire les invités avant, pendant et après leur séjour.

Cette notion est généralement appelée Expérience Voyageurs.

Quelle est la première étape pour créer une bonne ambiance entre vous et vos invités une fois la réservation effectuée? 

Vous devriez commencer par leur envoyer un email ou laisser sur place une lettre d’accueil ou lettre de bienvenue qui sera rendra plus conviviale et efficace votre location saisonnière type Airbnb.

Qu’est-ce qu’une lettre de Bienvenue – livret d’accueil ?

Déposer une lettre de bienvenue est une pratique courante dans les chambres d’hôtel (de standing).

En effet, une lettre de bienvenue est une est un excellent moyen de montrer aux voyageurs qu’ils sont uniques et que vous êtes soucieux de leur séjour afin qu’il qu’il soit le plus agréable possible. 

Habituellement, les lettres de bienvenue s’apparent à des livrets d’accueil et font entre 1 et 3 pages. Elles couvrent un large éventail de sujets liés à votre location courte durée :

  • comment utiliser les appareils ménagers,
  • où acheter une savoureuse baguette
  • ou un sandwich délicieux dans le quartier.

Cette lettre est également l’occasion de rappeler à vos visiteurs le règlement intérieur du gîte, de manière amicale.

Un cadeau à leur arrivée est apprécié des voyageurs, mais cela devient un grand classique... une lettre, c'est beaucoup plus original
Un cadeau à leur arrivée est apprécié des voyageurs, mais cela devient un grand classique… une lettre, c’est beaucoup plus original

Quand devriez-vous l’envoyer?

Il existe différentes approches en ce qui concerne le planning d’envoi de votre lettre de bienvenue. 

Certains hôtes envoient une lettre de bienvenue automatisée qui est envoyée par un autorépondeur qui se déclenche au moment de la réservation. 

D’autres propriétaires, dont je fais partie, préfèrent envoyer la lettre de bienvenue ou le livret d’accueil au plus près de l’heure d’arrivée de leurs locataires.

Pour cela, ils ont une séquence complète d’emails, dont un qui indique quelque chose du style :

‘Merci de votre réservation, nous vous contacterons un peu avant votre arrivée pour vous donner des détails sur le fonctionnement de votre gîte”

Si vous ne souhaitez pas envoyer votre lettre de bienvenue par courrier électronique à l’avance, nous vous conseillons quand même de ne pas le faire en toute dernière minute.

En effet, de nombreux locataires de meublés de tourisme type Airbnb voyagent et, n’ont pas toujours accès à une connexion internet fiable avant l’arrivée dans votre appartement ou votre maison (c’est pour cela qu’ils se précipitent avidement sur le code wifi avant m^me d’avoir déposé leurs bagages).

Prévoyez donc d’envoyer votre lettre de bienvenue / livret d’accueil au moins 3 à 5 jours avant leur check in

Certains hôtes aiment également imprimer une copie et la placer dans le couloir ou à l’entrée afin que les invités puissent relire la lettre de bienvenue quand ils arrivent et s’y référer quand ils essaient de se retrouver dans la maison ou l’appartement.

A noter que je ne conseille pas le livret d’accueil digital disponible en ligne (sur votre site web ou un site web spécialisé), ni autre QR Code, pour cette même raison. Le bon vieux PDF téléchargeable reste la meilleure option et la plus fiable.

Quelle est votre préférence ? Dites le moi dans les commentaires ci-dessous

Ce que doit contenir votre lettre de bienvenue / lettre d’accueil

Comment se rendre dans l’appartement

Imaginez avoir pris un long vol, avoir conduit des heures et vous retrouver dans une toute nouvelle ville… sans pouvoir ensuite trouver la porte de votre appartement (ou l’ouvrir). 

Cela peut sembler étrange pour certains hôtes, mais donner votre adresse ou des points GPS à vos invités ne suffit pas.

Assurez-vous d’écrire un topo détaillé d’instructions sur la manière de localiser le meublé de tourisme et n’hésitez pas à ajouter des photos et des cartes.

Une des principales plaintes des locataires, après le ménage, et d'avoir des difficultés à entrer dans la location saisonnière... c'est bien dommage car c'est leur première impression de leur séjour chez vous...
Une des principales plaintes des locataires, après le ménage airbnb, est d’avoir des difficultés à entrer dans la location saisonnière… c’est bien dommage car c’est leur première impression de leur séjour chez vous…

Par ailleurs, si vous ne fournissez pas le linge de maison, dites le très tôt…

le WIFI

Une des premières choses que votre invité voudra faire à son arrivée sera de se connecter à votre réseau WIFI. 

Fournissez votre mot de passe et les instructions nécessaires pour réinitialiser la Box en cas de problème.

Mettez ces instructions en GROS et en GRAS 🙂

Appareils électroménagers (fonctionnement)

Il peut sembler un peu idiot d’inclure dans votre livret d’accueil des instructions et informations pratiques sur l’utilisation d’un micro-ondes de nos jours, mais souvenez-vous que vos invités viendront de différents coins du monde et ne seront pas nécessairement familiarisés avec les appareils électroménagers de votre maison.

A titre d’exemple, lorsque je reçois des locataires Suédois ou Norvégiens, ils sont complètement déboussolés par la présence d’une éponge et l’absence de brosse à récurer… (en plus, ils ne rincent pas le liquide vaisselle…)

N’oubliez surtout pas de donner des instructions relatives au fonctionnement des appareils de chauffage ou de climatisation, ainsi qu’aux appareils de cuisine peu communs, et aux systèmes audio et vidéo (comme Netflix, ou le fonctionnement d’une télé avec une box internet).

Règlement intérieur du meublé

Vous aurez probablement ces éléments énumérés dans plusieurs endroits, mais la lettre de bienvenue/ livret d’accueil est un excellent moyen de rappeler les règles de votre meublé de tourisme, et de vous assurer qu’elles sont fraîchement imprimées dans l’esprit de vos invités. 

Pensez à inclure dans cette rubrique de votre lettre d’accueil, les conseils de sécurité attachés à votre location courte durée type Airbnb.

Besoin d’aide avec le règlement intérieur pour location saisonnière?  Voici un article complet sur Eldorado Immobilier

Informations pour le départ (Check Out)

Où les clients doivent-ils laisser la clé? À quelle heure leur demandez-vous de partir? Où devraient-ils mettre leurs déchets et comment les trier?

 N’oubliez pas de décrire le processus de check out dans votre livret d’accueil (même si cela sonne un peu bizarre dit comme cela)

Comment vous contacter

Si vous avez bien fait votre travail, il est probable que vous n’entendrez pas vos invités pendant leur séjour car vous aurez répondu à toutes leurs questions dans votre livret d’accueil / lettre de bienvenue mais il est toujours indispensable de fournir un numéro et une adresse de messagerie où vous pouvez être joint (et n’oubliez pas de garder votre téléphone à portée de la main et allumé).

Rendez votre livret d’accueil personnel

Aussi tentant qu’il soit de considérer la location saisonnière type Airbnb comme une transaction commerciale entre deux étrangers, il est important de se rappeler que la raison pour laquelle beaucoup de personnes choisissent de séjourner dans un appartement loué entre particuliers est parce qu’elles veulent se connecter avec un vrai habitant et avoir le sentiment qu’elles vivent une expérience unique. 

Pour cette raison, essayez de rendre votre lettre d’accueil pour votre locataire aussi personnelle que possible. 

Partagez quelque chose sur vous-même et pourquoi vous aimez vivre là où vous vivez.

Proposez des «conseils d’initiés» sur le quartier: qu’il s’agisse de votre espace vert préféré pour une promenade en soirée ou du café qui sert le meilleur café.

Si des événements se déroulent dans votre ville pendant leur séjour, assurez-vous de les mentionner. Cela leur donnera de bonnes idées.

D’une manière générale, pensez à rédiger votre lettre d’accueil avec toutes les informations utiles, astuces et conseils qui permettent aux locataires de gagner du temps.

C’est un moyen formidable d’accueillir vos locataires et de faire savoir à vos invités que vous voulez qu’ils passent le meilleur séjour possible et que vous leur accordez de la valeur.

Pour aller plus loin, voici un exemple de livret d’accueil / modèle de livret d’accueil pour pourrait bien vous dépanner !

Que faites vous pour accueillir les voyageurs, et que pensez vous que vous pourriez faire de mieux ?

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Pierre

Pierre est ingénieur agronome spécialisé dans l'aménagement du territoire (INA ENSA A), et urbaniste. Investisseur immobilier dans la location meublée courte et longue durée, il est passionné pour aider les propriétaires au quotidien. Il est l'auteur du Best Seller "Airbnb Master : les 200 secrets des nouveaux millionnaires de la location courte durée" et collabore avec de nombreux médias (Capital de M6, Le Monde, Le Parisien, Le Petit Futé...) Surtout, Pierre est à votre disposition pour échanger sur vos difficultés, laissez un commentaire !

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