Dans le monde concurrentiel de la location saisonnière, offrir un mot d’accueil est essentiel pour garantir une expérience positive et fidéliser vos invités.
Une lettre d’accueil de location saisonnière doit contenir l’heure d’arrivée et de départ.
L’adresse exacte de la propriété et les indications détaillées pour s’y rendre.
Vos coordonnées et le numéro de contact des services d’urgence locaux.
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Ce que doit contenir votre lettre de bienvenue / lettre d’accueil
Une lettre d’accueil pour une location de vacances n’a pas besoin d’être longue.
Cependant, il doit être bien rédigé afin de communiquer votre message le plus clairement possible.
Pour garantir un message clair et sans fautes, utilisez un outil comme ce correcteur de paragraphe en ligne qui simplifie la rédaction.
Comment se rendre dans l’appartement
Imaginez avoir pris un long vol, avoir conduit des heures et vous retrouver dans une toute nouvelle ville… sans pouvoir ensuite trouver la porte de votre appartement (ou l’ouvrir).
Cela peut sembler étrange pour certains hôtes, mais donner votre adresse ou des points GPS à vos invités ne suffit pas.
Assurez-vous d’écrire un topo détaillé d’instructions sur la manière de localiser le meublé de tourisme et n’hésitez pas à ajouter des photos et des cartes.
Par ailleurs, si vous ne fournissez pas le linge de maison, dites le très tôt…
WIFI
Une des premières choses que votre invité voudra faire à son arrivée sera de se connecter à votre réseau WIFI.
Fournissez votre mot de passe et les instructions nécessaires pour réinitialiser la Box en cas de problème.
Mettez ces instructions en GROS et en GRAS 🙂
Appareils électroménagers (fonctionnement)
Il peut sembler un peu idiot d’inclure dans votre livret d’accueil des instructions et informations pratiques sur l’utilisation d’un micro-ondes de nos jours, mais souvenez-vous que vos invités viendront de différents coins du monde et ne seront pas nécessairement familiarisés avec les appareils électroménagers de votre maison.
A titre d’exemple, lorsque je reçois des locataires Suédois ou Norvégiens, ils sont complètement déboussolés par la présence d’une éponge et l’absence de brosse à récurer… (en plus, ils ne rincent pas le liquide vaisselle…)
N’oubliez surtout pas de donner des instructions relatives au fonctionnement des appareils de chauffage ou de climatisation, ainsi qu’aux appareils de cuisine peu communs, et aux systèmes audio et vidéo (comme Netflix, ou le fonctionnement d’une télé avec une box internet).
Règlement intérieur du meublé
Vous aurez probablement ces éléments énumérés dans plusieurs endroits, mais la lettre de bienvenue/ livret d’accueil est un excellent moyen de rappeler les règles de votre meublé de tourisme, et de vous assurer qu’elles sont fraîchement imprimées dans l’esprit de vos invités.
Pensez à inclure dans cette rubrique de votre lettre d’accueil, les conseils de sécurité attachés à votre location courte durée type Airbnb.
Besoin d’aide avec le règlement intérieur pour location saisonnière? Voici un article complet sur Eldorado Immobilier
Informations pour le départ (Check Out)
Où les clients doivent-ils laisser la clé? À quelle heure leur demandez-vous de partir? Où devraient-ils mettre leurs déchets et comment les trier?
N’oubliez pas de décrire le processus de check out dans votre livret d’accueil (même si cela sonne un peu bizarre dit comme cela)
Vos contacts
Si vous avez bien fait votre travail, il est probable que vous n’entendrez pas vos invités pendant leur séjour car vous aurez répondu à toutes leurs questions dans votre livret d’accueil / lettre de bienvenue mais il est toujours indispensable de fournir un numéro et une adresse de messagerie où vous pouvez être joint (et n’oubliez pas de garder votre téléphone à portée de la main et allumé).
Adaptez-le à chaque invité
Une lettre d’accueil de location de vacances qui est un modèle d’emporte-pièce avec seulement le nom de l’invité remplacé semblera impersonnelle.
Cependant, écrire une nouvelle lettre à chaque fois nécessitera des tonnes de temps et d’efforts que vous n’avez tout simplement pas.
La meilleure solution? Créez un modèle avec quelques phrases qui peuvent être remplacées à chaque fois et qui s’adressent directement à l’invité auquel la lettre est destinée.
Incluez votre adresse exacte
Assurez-vous que votre modèle inclut l’adresse exacte de votre propriété au cas où vos invités l’oublieraient.
Cela aidera à éviter tout problème avec les invités qui reviennent dans votre propriété après être allés explorer la région.
Rendez votre livret d’accueil personnel
Aussi tentant qu’il soit de considérer la location saisonnière type Airbnb comme une transaction commerciale entre deux étrangers, il est important de se rappeler que la raison pour laquelle beaucoup de personnes choisissent de séjourner dans un appartement loué entre particuliers est parce qu’elles veulent se connecter avec un vrai habitant et avoir le sentiment qu’elles vivent une expérience unique.
Pour cette raison, essayez de rendre votre lettre d’accueil pour votre locataire aussi personnelle que possible.
Partagez quelque chose sur vous-même et pourquoi vous aimez vivre là où vous vivez.
Proposez des «conseils d’initiés» sur le quartier: qu’il s’agisse de votre espace vert préféré pour une promenade en soirée ou du café qui sert le meilleur café.
Si des événements se déroulent dans votre ville pendant leur séjour, assurez-vous de les mentionner. Cela leur donnera de bonnes idées.
D’une manière générale, pensez à rédiger votre lettre d’accueil avec toutes les informations utiles, astuces et conseils qui permettent aux locataires de gagner du temps.
C’est un moyen formidable d’accueillir vos locataires et de faire savoir à vos invités que vous voulez qu’ils passent le meilleur séjour possible et que vous leur accordez de la valeur.
Exemples concrets de messages de bienvenue
1. Familles :
Chers [Nom des invités],
Bienvenue dans notre maison! Nous espérons que votre séjour sera agréable et que vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour vous sentir à l’aise.
Si vous avez des enfants, nous avons préparé quelques jeux et livres pour eux dans le salon. N’oubliez pas de visiter le parc [Nom du parc] à proximité, parfait pour une journée en famille.
Si vous avez besoin de quoi que ce soit, n’hésitez pas à nous contacter à tout moment.
Passez un merveilleux séjour,
[Votre prénom]
2. Couples :
Chers [Nom des invités],
Bienvenue dans notre petit coin de paradis! Nous sommes ravis de vous accueillir et espérons que vous passerez un séjour relaxant et romantique. Pour votre confort, nous avons préparé une bouteille de vin local et quelques gourmandises que vous trouverez dans la cuisine. Pour une soirée spéciale, nous vous recommandons le restaurant [Nom du restaurant], situé à quelques minutes à pied.
Nous restons à votre disposition pour toute question,
[Votre prénom]
3. Voyageurs d’affaires :
Bonjour [Nom des invités],
Bienvenue dans notre propriété! Nous comprenons l’importance de pouvoir travailler efficacement même en déplacement, c’est pourquoi nous avons préparé un espace bureau équipé et un accès rapide au WIFI.
Pour toute assistance technique, veuillez consulter le guide dans le livret d’accueil. Si vous avez un moment de libre, le café [Nom du café] au coin de la rue est parfait pour une petite pause entre deux réunions.
Bon séjour et bon travail,
[Votre prénom]
4. Pour une maison de campagne :
Cher(e) [Nom des invités],
Bienvenue dans notre maison située en pleine nature! Nous espérons que vous apprécierez la tranquillité de l’endroit.
Pour vous aider à vous repérer, nous avons inclus dans cette lettre un plan détaillé pour trouver les meilleurs sentiers de randonnée autour de la propriété.
N’oubliez pas de profiter du coin cheminée pour des soirées cosy.
Si vous avez besoin d’aide pour faire fonctionner le chauffage ou la cheminée, référez-vous au livret d’accueil ou contactez-nous directement.
Profitez bien de votre séjour,
[Votre prénom]
5. Pour un appartement en centre-ville :
Bonjour [Nom des invités],
Bienvenue dans notre appartement en plein cœur de la ville! Pour rendre votre séjour plus confortable, nous avons préparé une liste des meilleurs restaurants, cafés, et lieux culturels situés à quelques pas de l’appartement. Nous vous conseillons également de visiter [Nom du lieu] pour une expérience typique de notre ville.
En cas de besoin, vous trouverez les instructions pour utiliser le système de chauffage et la télévision dans le livret d’accueil. Le code WIFI est également bien visible sur la première page.
Profitez de la ville et de votre séjour,
[Votre prénom]
6. Pour une villa au bord de la mer :
Cher(e) [Nom des invités],
Bienvenue dans notre villa! Nous sommes ravis de vous accueillir dans ce cadre idyllique. Pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre séjour, nous avons laissé des équipements de plage à votre disposition. Pour plus de commodité, le chemin pour accéder à la plage privée est détaillé dans le livret d’accueil.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute question concernant les équipements ou pour des recommandations sur les activités nautiques locales.
Profitez bien de votre séjour en bord de mer,
[Votre prénom]
Pour aller plus loin, voici un exemple de livret d’accueil / modèle de livret d’accueil pour pourrait bien vous dépanner !
Conseils pratiques pour améliorer votre lettre accueil
Pour offrir une expérience inoubliable à vos invités, l’amélioration constante de votre accueil est essentielle.
Voici quelques stratégies pratiques pour affiner et personnaliser votre approche.
Utilisation des outils digitaux
Les outils digitaux jouent un rôle crucial dans la gestion moderne des locations saisonnières.
Ils permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de personnaliser l’accueil pour chaque invité, renforçant ainsi leur satisfaction.
1. Automatisation des Messages de Bienvenue : Utilisez des plateformes comme Airbnb, Booking.com ou des logiciels de gestion de propriété (PMS) pour automatiser l’envoi de messages de bienvenue. Vous pouvez programmer l’envoi de messages personnalisés qui incluent des informations spécifiques à l’arrivée de chaque invité.
2. Personnalisation via CRM : Intégrer un système de gestion de la relation client (CRM) dans votre gestion locative vous permet de conserver des notes sur les préférences de vos invités récurrents.
3. Utilisation d’Applications de Localisation et d’Accès : Des applications comme Google Maps, Waze, ou encore des systèmes de serrure connectée (smart lock) permettent de faciliter l’arrivée de vos invités. En intégrant des liens directs vers ces outils dans votre lettre de bienvenue, vous offrez à vos invités une expérience fluide dès leur arrivée.
4. QR Codes pour Informations Rapides : Intégrez des QR codes dans votre lettre de bienvenue qui redirigent vers des pages spécifiques de votre livret d’accueil digital, comme les instructions pour utiliser les appareils électroménagers, ou une liste des restaurants locaux. Cela permet aux invités d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, sans avoir à chercher dans de longs documents.
Feedback et Adaptation :
Le retour des invités est une mine d’or pour perfectionner votre message de bienvenue et votre processus d’accueil.
Voici comment en tirer parti.
1. Sollicitation Active de Feedback : À la fin du séjour, envoyez un message demandant aux invités de donner leur avis sur le processus d’accueil. Posez des questions spécifiques sur la clarté des instructions d’arrivée, la pertinence des informations fournies, et la qualité générale de l’accueil. Des plateformes comme Typeform ou Google Forms peuvent être utilisées pour créer des sondages simples et efficaces.
2. Analyse des Avis et Commentaires : Examinez régulièrement les avis laissés sur les plateformes de réservation. Les commentaires concernant l’accueil, même s’ils ne sont pas formulés comme des critiques directes, peuvent révéler des points d’amélioration.
3. Adaptation Continue du Message : Utilisez les retours pour ajuster continuellement votre lettre de bienvenue. Si plusieurs invités suggèrent des ajouts ou des modifications, considérez-les sérieusement.
4. Suivi des Améliorations : Gardez une trace des modifications apportées à votre lettre de bienvenue et comparez les retours avant et après ces ajustements. Cela vous permettra de voir si les changements ont eu un impact positif et d’affiner encore davantage votre approche.
Qu’est-ce qu’une lettre de Bienvenue – livret d’accueil ?
Déposer une lettre de bienvenue est une pratique courante dans les chambres d’hôtel (de standing).
En effet, une lettre de bienvenue est une est un excellent moyen de montrer aux voyageurs qu’ils sont uniques et que vous êtes soucieux de leur séjour afin qu’il qu’il soit le plus agréable possible.
Habituellement, les lettres de bienvenue s’apparent à des livrets d’accueil et font entre 1 et 3 pages. Elles couvrent un large éventail de sujets liés à votre location courte durée :
- comment utiliser les appareils ménagers,
- où acheter une savoureuse baguette
- ou un sandwich délicieux dans le quartier.
Cette lettre est également l’occasion de rappeler à vos visiteurs le règlement intérieur du gîte, de manière amicale.
Pourquoi un message de bienvenue est essentiel pour vos invités ?
Une lettre de bienvenue de location de vacances a un objectif principal : elle est conçue pour offrir aux clients un accueil personnel et accueillant dans leur logement.
C’est particulièrement important pour les hôtes Airbnb qui ne peuvent pas recevoir d’invités en personne.
De plus, une lettre de bienvenue de location de vacances montre que vous êtes un hôte attentionné qui se soucie vraiment du moindre détail de l’ expérience du client .
Lorsque vous utilisez un modèle de lettre de bienvenue d’invité bien rédigé , il effectue les opérations suivantes :
- Aidez à démontrer que vous souhaitez établir une bonne relation avec votre client et prouvez que vous vous engagez à fournir un excellent service
- Faites sentir aux clients qu’ils peuvent s’attendre à une expérience unique et personnalisée.
- Aidez les voyageurs à s’acclimater rapidement à leur environnement et rappelez-leur les règles qu’ils doivent suivre.
Quand devriez-vous l’envoyer?
Il existe différentes approches en ce qui concerne le planning d’envoi de votre lettre de bienvenue.
Certains hôtes envoient une lettre de bienvenue automatisée qui est envoyée par un autorépondeur qui se déclenche au moment de la réservation.
D’autres propriétaires, dont je fais partie, préfèrent envoyer la lettre de bienvenue ou le livret d’accueil au plus près de l’heure d’arrivée de leurs locataires.
Pour cela, ils ont une séquence complète d’emails, dont un qui indique quelque chose du style :
‘Merci de votre réservation, nous vous contacterons un peu avant votre arrivée pour vous donner des détails sur le fonctionnement de votre gîte »
Si vous ne souhaitez pas envoyer votre lettre de bienvenue par courrier électronique à l’avance, nous vous conseillons quand même de ne pas le faire en toute dernière minute.
En effet, de nombreux locataires de meublés de tourisme type Airbnb voyagent et, n’ont pas toujours accès à une connexion internet fiable avant l’arrivée dans votre appartement ou votre maison (c’est pour cela qu’ils se précipitent avidement sur le code wifi avant m^me d’avoir déposé leurs bagages).
Prévoyez donc d’envoyer votre lettre de bienvenue / livret d’accueil au moins 3 à 5 jours avant leur check in.
Certains hôtes aiment également imprimer une copie et la placer dans le couloir ou à l’entrée afin que les invités puissent relire la lettre de bienvenue quand ils arrivent et s’y référer quand ils essaient de se retrouver dans la maison ou l’appartement.
A noter que je ne conseille pas le livret d’accueil digital disponible en ligne (sur votre site web ou un site web spécialisé), ni autre QR Code, pour cette même raison. Le bon vieux PDF téléchargeable reste la meilleure option et la plus fiable.
Conclusion
Une note de bienvenue pour les invités à un objectif principal. Il offre à vos invités un moment d’accueil personnalisé lors de leur arrivée dans le logement et leur fournit toutes les informations essentielles.
C’est particulièrement important pour les hôtes Airbnb qui ne peuvent pas accueillir personnellement leurs voyageurs. Dans ce cas, vous devez vous assurer que votre lettre de bienvenue est complète et informative. Soyez bref et pas ennuyeux.
Une lettre de bienvenue Airbnb parfaite montre que vous êtes un hôte attentionné qui se soucie vraiment du moindre détail.
N’oubliez pas de l’écrire du fond du cœur, et vos invités apprécieront vos efforts et publieront un avis positif sur leur séjour dans votre propriété.
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Que faites vous pour accueillir les voyageurs, et que pensez vous que vous pourriez faire de mieux ?
Vous êtes libre de laisser un commentaire ci-dessous, nous adorons partager et échanger avec vous
Comment rédiger un message de bienvenue pour une location saisonnière ?
Pour rédiger un message de bienvenue efficace, commencez par un accueil chaleureux, incluez des informations pratiques sur la propriété et ajoutez des touches personnelles. Mentionnez les points d’intérêt locaux et les règles de la maison pour assurer un séjour agréable à vos invités
Quelles informations inclure dans un message de bienvenue ?
Un bon message de bienvenue doit contenir :Salutations personnalisées
Informations sur le WiFi et autres commodités
Directives pour l’arrivée et le départ
Recommandations locales
Règles de la maison et contacts d’urgence
Comment personnaliser un message de bienvenue pour les invités ?
Utilisez le nom des invités, mentionnez des événements ou des occasions spéciales, et adaptez les recommandations locales en fonction du profil des voyageurs (familles, couples, voyageurs d’affaires) pour une touche personnelle unique
Pourquoi est-il important d'envoyer un message de bienvenue avant l'arrivée des invités ?
Envoyer un message de bienvenue avant l’arrivée aide à préparer les invités et à réduire le stress lié au voyage. Ce message peut inclure des instructions pour l’arrivée, des rappels de règles importantes, et des astuces pour faciliter l’installation
Quels exemples de messages de bienvenue sont recommandés pour les locations saisonnières ?
Exemple pour une famille : « Bienvenue à notre maison ! Nous espérons que vous passerez un excellent séjour avec votre famille. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question. »
Exemple pour un couple : « Félicitations pour votre anniversaire ! Nous sommes ravis de vous accueillir et espérons que vous apprécierez votre séjour romantique dans notre maison »
Comment intégrer le message de bienvenue dans le guide d'accueil ?
Le message de bienvenue peut être inclus dans le livret d’accueil, soit sous forme imprimée soit numérique. Cela permet aux invités d’avoir toutes les informations nécessaires à portée de main et de se sentir bienvenus dès leur arrivée
Que faut-il faire après l'arrivée des invités pour assurer un bon accueil ?
Envoyez un message de suivi pour vérifier que tout se passe bien et rappeler où trouver les informations importantes comme le code WiFi et les règles de la maison. Cela montre que vous êtes attentif et disponible pour aider en cas de besoin.
Quels sont les avantages d'un message de bienvenue bien rédigé ?
Un message de bienvenue bien rédigé améliore l’expérience des invités, augmente la probabilité de recevoir des avis positifs, et aide à fidéliser les clients pour des réservations futures. C’est une partie essentielle de l’accueil et de l’expérience client
bonjour,
j’ai tenté d’obtenir le livret d’accueil type que vous proposez. Je n’ai malheureusement rien reçu. Pourriez vous me l’adresser sur debrigode.family@sfr.fr.
D’avance merci.
Bonjour
Merci pour votre message et votre intérêt
Vous l’avez reçu dans le message intitulé « Ressources »
Regardez dans vos spams ?
A très vite