Lettre d’Accueil Airbnb : Voici comment les réussir (cette année)

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Être un hôte Airbnb réussi ne consiste pas uniquement à attirer de nouveaux voyageurs avec une annonce en Or pour remplir le calendrier de votre appartement ou de votre maison.

Quelle est la première étape pour créer une bonne ambiance entre vous et vos invités une fois la réservation effectuée? 

Vous devriez commencer par leur envoyer un email ou laisser sur place une lettre d’accueil ou lettre de bienvenue qui sera rendra plus conviviale et efficace votre location saisonnière type Airbnb.

Voici un bref résumé des questions que vous vous posez. Vous êtes ensuite libre de lire l’article jusqu’à la fin pour découvrir ce que vous devez vraiment savoir :

Voici une check list rapide de ce qu’il faut inclure dans la lettre de bienvenue pour un invité Airbnb : un mot personnel, remerciant votre invité d’avoir réservé votre location. Les heures d’arrivée et de départ. L’adresse exacte de la propriété et les indications détaillées pour s’y rendre. Vos coordonnées et le numéro de contact des services d’urgence locaux.

Que faut-il inclure dans votre pack de bienvenue ?

1. Parler un peu de vous.
2. Numéros d’urgence.
3. Informations sur votre location.
4. Les choses à faire et à ne pas faire à l’intérieur.
5. Instructions pour le départ.
6. Informations sur les activités locales.
7. Un cadeau de bienvenue.

Comment rédiger une lettre de bienvenue ? Utilisez la première phrase pour souhaiter la bienvenue dans votre location. Ensuite, ajoutez une touche personnelle. Dites à votre nouveau voyageur pourquoi vous êtes si enthousiaste à l’idée de l’accueillir dans votre location courte durée. Vous pouvez profiter de cette occasion pour personnaliser votre lettre de bienvenue au client.

Que faut-il inclure dans un panier de bienvenue ? Remplissez votre panier avec les choses dont vous pensez que les invités pourraient avoir besoin. Vous pouvez inclure du fil dentaire, du dentifrice, des brosses à dents, du bain de bouche, des mouchoirs en papier et un sèche-cheveux. Si vous avez des échantillons non ouverts de savons ou de flacons de gel douche, de lotions et de shampoings, vous pouvez également les inclure dans votre panier.

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Qu’est-ce qu’une lettre de Bienvenue – livret d’accueil ?

Déposer une lettre de bienvenue est une pratique courante dans les chambres d’hôtel (de standing).

Cette lettre est également l’occasion de rappeler à vos visiteurs le règlement intérieur du gîte, de manière amicale.

Pourquoi chaque hôte a besoin d’une excellente lettre d’accueil pour sa location

Une lettre de bienvenue de location de vacances a un objectif principal : elle est conçue pour offrir aux clients un accueil personnel et accueillant dans leur logement.

C’est particulièrement important pour les hôtes Airbnb qui ne peuvent pas recevoir d’invités en personne.

De plus, une lettre de bienvenue de location de vacances montre que vous êtes un hôte attentionné qui se soucie vraiment du moindre détail de l’ expérience du client .

Lorsque vous utilisez un modèle de lettre de bienvenue d’invité bien rédigé , il effectue les opérations suivantes :

• Aidez à démontrer que vous souhaitez établir une bonne relation avec votre client et prouvez que vous vous engagez à fournir un excellent service
• Faites sentir aux clients qu’ils peuvent s’attendre à une expérience unique et personnalisée.
• Aidez les voyageurs à s’acclimater rapidement à leur environnement et rappelez-leur les règles qu’ils doivent suivre.

J’espère que vous appréciez la lecture de cet article.

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Quand devriez-vous l’envoyer?

Il existe différentes approches en ce qui concerne le planning d’envoi de votre lettre de bienvenue. 

Certains hôtes envoient une lettre de bienvenue automatisée qui est envoyée par un autorépondeur qui se déclenche au moment de la réservation. 

D’autres propriétaires, dont je fais partie, préfèrent envoyer la lettre de bienvenue ou le livret d’accueil au plus près de l’heure d’arrivée de leurs locataires.

Pour cela, ils ont une séquence complète d’emails, dont un qui indique quelque chose du style :

‘Merci de votre réservation, nous vous contacterons un peu avant votre arrivée pour vous donner des détails sur le fonctionnement de votre gîte”

Prévoyez donc d’envoyer votre lettre de bienvenue / livret d’accueil au moins 3 à 5 jours avant leur check in. 

Certains hôtes aiment également imprimer une copie et la placer dans le couloir ou à l’entrée afin que les invités puissent relire la lettre de bienvenue quand ils arrivent et s’y référer quand ils essaient de se retrouver dans la maison ou l’appartement.

A noter que je ne conseille pas le livret d’accueil digital disponible en ligne (sur votre site web ou un site web spécialisé), ni autre QR Code, pour cette même raison. Le bon vieux PDF téléchargeable reste la meilleure option et la plus fiable.

Quelle est votre préférence ? Dites le moi dans les commentaires ci-dessous

Ce que doit contenir votre lettre de bienvenue / lettre d’accueil

Une lettre d’accueil pour une location de vacances n’a pas besoin d’être longue. Cependant, il doit être bien rédigé afin de communiquer votre message le plus clairement possible.

Comment se rendre dans l’appartement

Imaginez avoir pris un long vol, avoir conduit des heures et vous retrouver dans une toute nouvelle ville… sans pouvoir ensuite trouver la porte de votre appartement (ou l’ouvrir). 

Cela peut sembler étrange pour certains hôtes, mais donner votre adresse ou des points GPS à vos invités ne suffit pas.

Assurez-vous d’écrire un topo détaillé d’instructions sur la manière de localiser le meublé de tourisme et n’hésitez pas à ajouter des photos et des cartes.

Par ailleurs, si vous ne fournissez pas le linge de maison, dites le très tôt…

le WIFI

Une des premières choses que votre invité voudra faire à son arrivée sera de se connecter à votre réseau WIFI. 

Fournissez votre mot de passe et les instructions nécessaires pour réinitialiser la Box en cas de problème.

Mettez ces instructions en GROS et en GRAS 🙂

Appareils électroménagers (fonctionnement)

Il peut sembler un peu idiot d’inclure dans votre livret d’accueil des instructions et informations pratiques sur l’utilisation d’un micro-ondes de nos jours, mais souvenez-vous que vos invités viendront de différents coins du monde et ne seront pas nécessairement familiarisés avec les appareils électroménagers de votre maison.

A titre d’exemple, lorsque je reçois des locataires Suédois ou Norvégiens, ils sont complètement déboussolés par la présence d’une éponge et l’absence de brosse à récurer… (en plus, ils ne rincent pas le liquide vaisselle…)

N’oubliez surtout pas de donner des instructions relatives au fonctionnement des appareils de chauffage ou de climatisation, ainsi qu’aux appareils de cuisine peu communs, et aux systèmes audio et vidéo (comme Netflix, ou le fonctionnement d’une télé avec une box internet).

Règlement intérieur du meublé

Vous aurez probablement ces éléments énumérés dans plusieurs endroits, mais la lettre de bienvenue/ livret d’accueil est un excellent moyen de rappeler les règles de votre meublé de tourisme, et de vous assurer qu’elles sont fraîchement imprimées dans l’esprit de vos invités. 

Pensez à inclure dans cette rubrique de votre lettre d’accueil, les conseils de sécurité attachés à votre location courte durée type Airbnb.

Besoin d’aide avec le règlement intérieur pour location saisonnière?  Voici un article complet sur Eldorado Immobilier

Informations pour le départ (Check Out)

Où les clients doivent-ils laisser la clé? À quelle heure leur demandez-vous de partir? Où devraient-ils mettre leurs déchets et comment les trier?

 N’oubliez pas de décrire le processus de check out dans votre livret d’accueil (même si cela sonne un peu bizarre dit comme cela)

Comment vous contacter

Si vous avez bien fait votre travail, il est probable que vous n’entendrez pas vos invités pendant leur séjour car vous aurez répondu à toutes leurs questions dans votre livret d’accueil / lettre de bienvenue mais il est toujours indispensable de fournir un numéro et une adresse de messagerie où vous pouvez être joint (et n’oubliez pas de garder votre téléphone à portée de la main et allumé).

Adaptez-le à chaque invité

Une lettre d’accueil de location de vacances qui est un modèle d’emporte-pièce avec seulement le nom de l’invité remplacé semblera impersonnelle.

Cependant, écrire une nouvelle lettre à chaque fois nécessitera des tonnes de temps et d’efforts que vous n’avez tout simplement pas. 

La meilleure solution? Créez un modèle avec quelques phrases qui peuvent être remplacées à chaque fois et qui s’adressent directement à l’invité auquel la lettre est destinée.

Incluez votre adresse exacte

Assurez-vous que votre modèle inclut l’adresse exacte de votre propriété au cas où vos invités l’oublieraient. 

Cela aidera à éviter tout problème avec les invités qui reviennent dans votre propriété après être allés explorer la région.

Rendez votre livret d’accueil personnel

Aussi tentant qu’il soit de considérer la location saisonnière type Airbnb comme une transaction commerciale entre deux étrangers, il est important de se rappeler que la raison pour laquelle beaucoup de personnes choisissent de séjourner dans un appartement loué entre particuliers est parce qu’elles veulent se connecter avec un vrai habitant et avoir le sentiment qu’elles vivent une expérience unique. 

Pour aller plus loin, voici un exemple de livret d’accueil / modèle de livret d’accueil pour pourrait bien vous dépanner !

J’espère que vous appréciez la lecture de cet article.

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Conclusion

Une note de bienvenue pour les invités à un objectif principal. Il offre à vos invités un moment d’accueil personnalisé lors de leur arrivée dans le logement et leur fournit toutes les informations essentielles.

C’est particulièrement important pour les hôtes Airbnb qui ne peuvent pas accueillir personnellement leurs voyageurs. Dans ce cas, vous devez vous assurer que votre lettre de bienvenue est complète et informative. Soyez bref et pas ennuyeux.

Une lettre de bienvenue Airbnb parfaite montre que vous êtes un hôte attentionné qui se soucie vraiment du moindre détail.

N’oubliez pas de l’écrire du fond du cœur, et vos invités apprécieront vos efforts et publieront un avis positif sur leur séjour dans votre propriété.

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Que faites vous pour accueillir les voyageurs, et que pensez vous que vous pourriez faire de mieux ?

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Peut-on se faire arnaquer sur Airbnb ?

Bien qu’Airbnb ne communique pas publiquement le pourcentage exact d’inscriptions frauduleuses sur son site, elle affirme que les questions frauduleuses “sont incroyablement rares” parmi les 2 millions de personnes qui s’enregistrent sur un Airbnb chaque nuit.

Comment savoir si un Airbnb est légitime ?

Regardez si la Airbnb a vérifié qu’ils ont téléchargé une véritable carte d’identité gouvernementale ou leur a donné un badge “Superhost”, ce qui signifie qu’ils ont maintenu une note globale élevée de la part des invités. Il y a de fortes chances que vous ne soyez pas victime d’une escroquerie si l’un ou l’autre de ces éléments figure sur un profil.

Puis-je faire confiance à un Airbnb sans avis ?

Cela peut sembler évident, mais certains endroits peuvent certainement vous tenter avec des photos étonnantes et un prix bon marché. S’il n’y a pas de critiques, il s’agit d’une nouvelle annonce. Comme il est fort probable que vous ne resterez pas longtemps dans un endroit, il ne vaut pas la peine de prendre le risque que cette annonce ne soit pas aussi bonne qu’elle le semble.

Quel est le pourcentage de faux commentaire sur Airbnb ?

Il n’y a pas de fausses critiques dans Airbnb. Vous ne pouvez passer en revue qu’après avoir effectué une vraie réservation. Comment peut-on éviter les escroqueries d’Airbnb et trouver des locations de vacances légitimes en ligne ? Quel pourcentage de séjours Airbnb se transforme en client à problèmes ?

Que faut-il inclure dans un panier de bienvenue ?

Remplissez votre panier avec les choses dont vous pensez que les invités pourraient avoir besoin. Vous pouvez inclure du fil dentaire, du dentifrice, des brosses à dents, du bain de bouche, des mouchoirs en papier et un sèche-cheveux. Si vous avez des échantillons non ouverts de savons ou de flacons de gel douche, de lotions et de shampoings, vous pouvez également les inclure dans votre panier.

Que faut-il inclure dans votre pack de bienvenue ?

1. Parler un peu de vous.
2. Numéros d’urgence.
3. Informations sur votre location.
4. Les choses à faire et à ne pas faire à l’intérieur.
5. Instructions pour le départ.
6. Informations sur les activités locales.
7. Un cadeau de bienvenue.

Comment rédiger une lettre de bienvenue ?

Utilisez la première phrase pour souhaiter la bienvenue dans votre location. Ensuite, ajoutez une touche personnelle. Dites à votre nouveau voyageur pourquoi vous êtes si enthousiaste à l’idée de l’accueillir dans votre location courte durée. Vous pouvez profiter de cette occasion pour personnaliser votre lettre de bienvenue au client.