Dans le monde concurrentiel de la location saisonnière, offrir un accueil chaleureux est essentiel pour garantir une expérience positive et fidéliser vos invités.

Une lettre d’accueil de location saisonnière doit contenir l’heure d’arrivée et de départ. L’adresse exacte de la propriété et les indications détaillées pour s’y rendre. Vos coordonnées et le numéro de contact des services d’urgence locaux.

Ce que doit contenir votre lettre de bienvenue / lettre d’accueil

Une lettre d’accueil pour une location de vacances n’a pas besoin d’être longue. Cependant, il doit être bien rédigé afin de communiquer votre message le plus clairement possible.

Comment se rendre dans l’appartement

Imaginez avoir pris un long vol, avoir conduit des heures et vous retrouver dans une toute nouvelle ville… sans pouvoir ensuite trouver la porte de votre appartement (ou l’ouvrir). 

Cela peut sembler étrange pour certains hôtes, mais donner votre adresse ou des points GPS à vos invités ne suffit pas.

Assurez-vous d’écrire un topo détaillé d’instructions sur la manière de localiser le meublé de tourisme et n’hésitez pas à ajouter des photos et des cartes.

Par ailleurs, si vous ne fournissez pas le linge de maison, dites le très tôt…

WIFI

Une des premières choses que votre invité voudra faire à son arrivée sera de se connecter à votre réseau WIFI. 

Fournissez votre mot de passe et les instructions nécessaires pour réinitialiser la Box en cas de problème.

Mettez ces instructions en GROS et en GRAS 🙂

Appareils électroménagers (fonctionnement)

Il peut sembler un peu idiot d’inclure dans votre livret d’accueil des instructions et informations pratiques sur l’utilisation d’un micro-ondes de nos jours, mais souvenez-vous que vos invités viendront de différents coins du monde et ne seront pas nécessairement familiarisés avec les appareils électroménagers de votre maison.

A titre d’exemple, lorsque je reçois des locataires Suédois ou Norvégiens, ils sont complètement déboussolés par la présence d’une éponge et l’absence de brosse à récurer… (en plus, ils ne rincent pas le liquide vaisselle…)

N’oubliez surtout pas de donner des instructions relatives au fonctionnement des appareils de chauffage ou de climatisation, ainsi qu’aux appareils de cuisine peu communs, et aux systèmes audio et vidéo (comme Netflix, ou le fonctionnement d’une télé avec une box internet).

Règlement intérieur du meublé

Vous aurez probablement ces éléments énumérés dans plusieurs endroits, mais la lettre de bienvenue/ livret d’accueil est un excellent moyen de rappeler les règles de votre meublé de tourisme, et de vous assurer qu’elles sont fraîchement imprimées dans l’esprit de vos invités. 

Pensez à inclure dans cette rubrique de votre lettre d’accueil, les conseils de sécurité attachés à votre location courte durée type Airbnb.

Besoin d’aide avec le règlement intérieur pour location saisonnière?  Voici un article complet sur Eldorado Immobilier

Informations pour le départ (Check Out)

Où les clients doivent-ils laisser la clé? À quelle heure leur demandez-vous de partir? Où devraient-ils mettre leurs déchets et comment les trier?

 N’oubliez pas de décrire le processus de check out dans votre livret d’accueil (même si cela sonne un peu bizarre dit comme cela)

Vos contacts

Si vous avez bien fait votre travail, il est probable que vous n’entendrez pas vos invités pendant leur séjour car vous aurez répondu à toutes leurs questions dans votre livret d’accueil / lettre de bienvenue mais il est toujours indispensable de fournir un numéro et une adresse de messagerie où vous pouvez être joint (et n’oubliez pas de garder votre téléphone à portée de la main et allumé).

Adaptez-le à chaque invité

Une lettre d’accueil de location de vacances qui est un modèle d’emporte-pièce avec seulement le nom de l’invité remplacé semblera impersonnelle.

Cependant, écrire une nouvelle lettre à chaque fois nécessitera des tonnes de temps et d’efforts que vous n’avez tout simplement pas. 

La meilleure solution? Créez un modèle avec quelques phrases qui peuvent être remplacées à chaque fois et qui s’adressent directement à l’invité auquel la lettre est destinée.

Incluez votre adresse exacte

Assurez-vous que votre modèle inclut l’adresse exacte de votre propriété au cas où vos invités l’oublieraient. 

Cela aidera à éviter tout problème avec les invités qui reviennent dans votre propriété après être allés explorer la région.

Rendez votre livret d’accueil personnel

Aussi tentant qu’il soit de considérer la location saisonnière type Airbnb comme une transaction commerciale entre deux étrangers, il est important de se rappeler que la raison pour laquelle beaucoup de personnes choisissent de séjourner dans un appartement loué entre particuliers est parce qu’elles veulent se connecter avec un vrai habitant et avoir le sentiment qu’elles vivent une expérience unique. 

Exemples concrets de messages de bienvenue

1. Familles :

2. Couples :

3. Voyageurs d’affaires :

4. Pour une maison de campagne :

5. Pour un appartement en centre-ville :

Bonjour [Nom des invités],

Bienvenue dans notre appartement en plein cœur de la ville! Pour rendre votre séjour plus confortable, nous avons préparé une liste des meilleurs restaurants, cafés, et lieux culturels situés à quelques pas de l’appartement. Nous vous conseillons également de visiter [Nom du lieu] pour une expérience typique de notre ville.

En cas de besoin, vous trouverez les instructions pour utiliser le système de chauffage et la télévision dans le livret d’accueil. Le code WIFI est également bien visible sur la première page.

Profitez de la ville et de votre séjour,

[Votre prénom]

6. Pour une villa au bord de la mer :

Cher(e) [Nom des invités],

Bienvenue dans notre villa! Nous sommes ravis de vous accueillir dans ce cadre idyllique. Pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre séjour, nous avons laissé des équipements de plage à votre disposition. Pour plus de commodité, le chemin pour accéder à la plage privée est détaillé dans le livret d’accueil.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute question concernant les équipements ou pour des recommandations sur les activités nautiques locales.

Profitez bien de votre séjour en bord de mer,

[Votre prénom]

Pour aller plus loin, voici un exemple de livret d’accueil / modèle de livret d’accueil pour pourrait bien vous dépanner !

Conseils pratiques pour améliorer votre lettre accueil

Pour offrir une expérience inoubliable à vos invités, l’amélioration constante de votre accueil est essentielle.

Voici quelques stratégies pratiques pour affiner et personnaliser votre approche.

Utilisation des outils digitaux

Les outils digitaux jouent un rôle crucial dans la gestion moderne des locations saisonnières.

Ils permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de personnaliser l’accueil pour chaque invité, renforçant ainsi leur satisfaction.

1. Automatisation des Messages de Bienvenue : Utilisez des plateformes comme Airbnb, Booking.com ou des logiciels de gestion de propriété (PMS) pour automatiser l’envoi de messages de bienvenue. Vous pouvez programmer l’envoi de messages personnalisés qui incluent des informations spécifiques à l’arrivée de chaque invité.

2. Personnalisation via CRM : Intégrer un système de gestion de la relation client (CRM) dans votre gestion locative vous permet de conserver des notes sur les préférences de vos invités récurrents.

3. Utilisation d’Applications de Localisation et d’Accès : Des applications comme Google Maps, Waze, ou encore des systèmes de serrure connectée (smart lock) permettent de faciliter l’arrivée de vos invités. En intégrant des liens directs vers ces outils dans votre lettre de bienvenue, vous offrez à vos invités une expérience fluide dès leur arrivée.

4. QR Codes pour Informations Rapides : Intégrez des QR codes dans votre lettre de bienvenue qui redirigent vers des pages spécifiques de votre livret d’accueil digital, comme les instructions pour utiliser les appareils électroménagers, ou une liste des restaurants locaux. Cela permet aux invités d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, sans avoir à chercher dans de longs documents.

Feedback et Adaptation :

Le retour des invités est une mine d’or pour perfectionner votre message de bienvenue et votre processus d’accueil.

Voici comment en tirer parti.

1. Sollicitation Active de Feedback : À la fin du séjour, envoyez un message demandant aux invités de donner leur avis sur le processus d’accueil. Posez des questions spécifiques sur la clarté des instructions d’arrivée, la pertinence des informations fournies, et la qualité générale de l’accueil. Des plateformes comme Typeform ou Google Forms peuvent être utilisées pour créer des sondages simples et efficaces.

2. Analyse des Avis et Commentaires : Examinez régulièrement les avis laissés sur les plateformes de réservation. Les commentaires concernant l’accueil, même s’ils ne sont pas formulés comme des critiques directes, peuvent révéler des points d’amélioration.

3. Adaptation Continue du Message : Utilisez les retours pour ajuster continuellement votre lettre de bienvenue. Si plusieurs invités suggèrent des ajouts ou des modifications, considérez-les sérieusement.

4. Suivi des Améliorations : Gardez une trace des modifications apportées à votre lettre de bienvenue et comparez les retours avant et après ces ajustements. Cela vous permettra de voir si les changements ont eu un impact positif et d’affiner encore davantage votre approche.

Qu’est-ce qu’une lettre de Bienvenue – livret d’accueil ?

Déposer une lettre de bienvenue est une pratique courante dans les chambres d’hôtel (de standing).

Cette lettre est également l’occasion de rappeler à vos visiteurs le règlement intérieur du gîte, de manière amicale.

Pourquoi un message de bienvenue est essentiel pour vos invités ?

Une lettre de bienvenue de location de vacances a un objectif principal : elle est conçue pour offrir aux clients un accueil personnel et accueillant dans leur logement.

C’est particulièrement important pour les hôtes Airbnb qui ne peuvent pas recevoir d’invités en personne.

De plus, une lettre de bienvenue de location de vacances montre que vous êtes un hôte attentionné qui se soucie vraiment du moindre détail de l’ expérience du client .

Lorsque vous utilisez un modèle de lettre de bienvenue d’invité bien rédigé , il effectue les opérations suivantes :

• Aidez à démontrer que vous souhaitez établir une bonne relation avec votre client et prouvez que vous vous engagez à fournir un excellent service
• Faites sentir aux clients qu’ils peuvent s’attendre à une expérience unique et personnalisée.
• Aidez les voyageurs à s’acclimater rapidement à leur environnement et rappelez-leur les règles qu’ils doivent suivre.

Quand devriez-vous l’envoyer?

Il existe différentes approches en ce qui concerne le planning d’envoi de votre lettre de bienvenue. 

Certains hôtes envoient une lettre de bienvenue automatisée qui est envoyée par un autorépondeur qui se déclenche au moment de la réservation. 

D’autres propriétaires, dont je fais partie, préfèrent envoyer la lettre de bienvenue ou le livret d’accueil au plus près de l’heure d’arrivée de leurs locataires.

Pour cela, ils ont une séquence complète d’emails, dont un qui indique quelque chose du style :

‘Merci de votre réservation, nous vous contacterons un peu avant votre arrivée pour vous donner des détails sur le fonctionnement de votre gîte »

Prévoyez donc d’envoyer votre lettre de bienvenue / livret d’accueil au moins 3 à 5 jours avant leur check in. 

Certains hôtes aiment également imprimer une copie et la placer dans le couloir ou à l’entrée afin que les invités puissent relire la lettre de bienvenue quand ils arrivent et s’y référer quand ils essaient de se retrouver dans la maison ou l’appartement.

A noter que je ne conseille pas le livret d’accueil digital disponible en ligne (sur votre site web ou un site web spécialisé), ni autre QR Code, pour cette même raison. Le bon vieux PDF téléchargeable reste la meilleure option et la plus fiable.

Conclusion

Une note de bienvenue pour les invités à un objectif principal. Il offre à vos invités un moment d’accueil personnalisé lors de leur arrivée dans le logement et leur fournit toutes les informations essentielles.

C’est particulièrement important pour les hôtes Airbnb qui ne peuvent pas accueillir personnellement leurs voyageurs. Dans ce cas, vous devez vous assurer que votre lettre de bienvenue est complète et informative. Soyez bref et pas ennuyeux.

Une lettre de bienvenue Airbnb parfaite montre que vous êtes un hôte attentionné qui se soucie vraiment du moindre détail.

N’oubliez pas de l’écrire du fond du cœur, et vos invités apprécieront vos efforts et publieront un avis positif sur leur séjour dans votre propriété.

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Que faites vous pour accueillir les voyageurs, et que pensez vous que vous pourriez faire de mieux ?

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