26 Habitudes pour gérer votre conciergerie (a succès)

Il est trop facile de s’enliser dans les tâches quotidiennes de gestion d’une conciergerie.

Pour réussir, vous devez constamment affiner et mettre à jour vos compétences de gestionnaire de conciergerie.

Dans cet article, nous vous révélons 26 habitudes des gestionnaires de conciergerie qui réussissent le mieux.

Ces habitudes vous aideront à :

  • Améliorer votre approche de la technologie, des rapports et de la communication.
  • Créer un guide de jeu efficace pour développer votre clientèle.
  • Rester organisé et rayer les tâches de votre liste de tâches une par une.

1-Soyez communiquant

Gestionnaire de Conciergerie
Une échange amène à des bons résultats

La première étape consiste à créer des modèles pour tout.

Les modèles rationalisent le processus de communication en réduisant le besoin de refaire la même chose encore et encore.

Par exemple,

Utilisez votre site Web de conciergerie pour afficher des modèles.

Vous pouvez uploader des formulaires de demande d’entretien, afin que les locataires puissent les uploader et les soumettre chaque fois qu’ils ont une demande.

2-Ne pas procrastiner 

Les gestionnaires de conciergerie qui réussissent font les choses quand elles doivent être faites.

En même temps, ils sont suffisamment avisés et expérimentés pour savoir quelles parties de leur travail sont prioritaires par rapport à d’autres.

Si vous vous lancez dans ce secteur, il est important d’avoir de bonnes habitudes de travail.

3-Se mettre à niveau et rester à jour

Restez à jour sur des sujets tels que les changements de règles et de réglementations, les taux de loyer locaux et d’autres tendances émergentes liées à l’immobilier.

Les propriétaires veulent être sûrs que le gestionnaire avec lequel ils font affaire sait de quoi il parle, alors apprenez toujours.

Pour vous aider nous mettons à votre disposition une revue de presse chaque semaine. En un clic et un coup d’œil vous savez tout de l’actualité et des enjeux du moment :

4-Attitude positive

Gestionnaire de Conciergerie

Compte tenu de ce à quoi vous serez confronté au quotidien, vous devez conserver en permanence une attitude positive.

Non seulement vous devrez faire face aux inévitables conflits entre propriétaires et locataires, mais vous devrez également rester calme lorsque le marché ne va pas comme vous le souhaitez.

5-Développez un système pour trouver le bon locataire

Pour éviter tout problème entre propriétaire et locataire, vous devez disposer d’un système pour sélectionner et trouver des locataires de qualité.

6-Projetez vous

Grâce à la technologie, le secteur de la conciergerie évolue rapidement.

De plus en plus de solutions logicielles, mobiles et de cloud sont conçues pour rendre les processus de la conciergerie plus faciles et plus efficaces.

Pour rester dans la course, vous devez vous adapter à ces changements et y adhérer.

7-Avoir une stratégie à long terme et fixer des objectifs

Gestionnaire de Conciergerie
Ne vous laisser pas abattre par les problèmes

Vous seriez surpris du nombre de gestionnaires de conciergerie qui ne font pas cela.

Le fait d’avoir une stratégie à long terme et de fixer des objectifs vous permet de vous concentrer et de vous motiver.

Voici quelques questions que vous devez vous poser avant de définir une stratégie à long terme.

  • Quels sont les résultats de votre conciergerie en termes de locataires récurrents ?
  • Y a-t-il des procédures qui peuvent être améliorées pour mieux servir les propriétaires et les locataires ?
  • Que peut-on faire pour réduire les dépenses ?
  • Vos locataires et propriétaires sont-ils satisfaits du service que vous offrez ?
  • Recrutez-vous régulièrement de nouveaux propriétaires ?

8- Prenez des décisions

Certaines personnes prennent des décisions à l’instinct.

D’autres les prennent de manière intuitive.

Et d’autres encore font une combinaison des deux.

Quelle que soit la décision que vous prenez, tenez-vous-en à votre décision.

Toute conséquence doit être traitée au plus vite.

9- Soyez curieux

L’une des habitudes des gestionnaires de conciergerie performants est la curiosité.

Ils sont toujours à l’affût de moyens plus efficaces et plus innovants pour atteindre leurs objectifs.

10-Engagez vos clients

Gestionnaire de Conciergerie
Formez votre personnel à fournir un service cohérent et de qualité

Un gestionnaire de conciergerie performant sait qu’il est essentiel de créer des liens authentiques avec ses clients.

Apprenez à connaître vos clients personnellement.

Prenez le temps de discuter avec les personnes qui vivent dans les propriétés que vous gérez.

Vous pourriez être surpris de ce que vous obtiendrez en bavardant un peu.

Voici d’autres façons dont les gestionnaires de conciergerie peuvent améliorer l’engagement des clients :

  • Mettre en œuvre les bases de la stratégie d’engagement.
  • Viser la transparence.
  • Alignez les objectifs du centre de contact et les objectifs commerciaux.
  • Formez votre personnel à fournir un service cohérent et de qualité.

11- Visez la croissance 

Les bons gestionnaires de conciergerie sont toujours à l’affût des opportunités de croissance.

Ces opportunités impliquent de tirer parti de tous les moyens possibles pour développer votre activité.

La première étape pour donner un coup de fouet à la croissance de votre activité consiste à parcourir les groupes d’investisseurs en ligne, les réseaux d’agents immobiliers et toutes les autres endroits ou des annonces immobilières sont publiées.

12-Présenter une propriété bien préparée, propre et rangée

Comme le dit le dicton, la première impression est la plus durable.

La façon dont vous présentez votre activité sur votre site web peut faire la différence entre un client qui dit « Oui » et un autre qui dit « Je passe ».

13-Soyez autonome

Gestionnaire de Conciergerie
Faites des recherches

Les gestionnaires de conciergerie qui réussissent ont un fort désir de réussir.

Ils évitent les distractions et se préoccupent surtout de se développer et de s’améliorer en tant que professionnels.

Ils se surpassent pour s’assurer qu’ils atteignent leurs objectifs.

En tant que gestionnaire de conciergerie, vous devriez :

  • Vous consacrer à la découverte de solutions innovantes.
  • Adhérer à des associations.
  • Effectuer des recherches.
  • Suivre des formations

14-Effectuer des inspections trimestrielles

Les gestionnaires de conciergerie procèdent à des inspections approfondies et régulières des biens qu’ils gèrent.

Ne pas le faire peut conduire à des clients mécontents.

Voici d’autres raisons de procéder à des inspections régulières des biens locatifs loués en courte durée :

  • Préserver et augmenter la valeur de la propriété
  • Identifier les zones qui ont besoin de réparations et d’entretien
  • Confirmer qu’aucune activité illégale ne se déroule dans les locaux.
  • Augmenter la rétention des locataires

Dans l’idéal, les inspections doivent être enregistrées et réalisées tous les trois mois.

C’est aussi une bonne idée d’engager un inspecteur professionnel.

15-Mettez vos papiers en ordre

En tant que gestionnaire de conciergerie, vous devez gérer de la paperasse au quotidien tout en vous tenant au courant des dernières tendances du secteur.

16-Trouver des opportunités là où les autres voient des obstacles

Gestionnaire de Conciergerie
Proposez des réductions

L’un des secrets de la réussite est d’être capable de résoudre des problèmes que les autres ne peuvent pas résoudre.

C’est particulièrement vrai dans la conciergerie.

Il est important d’avoir une attitude proactive à tout moment.

Par exemple, vous pouvez attirer plus de propriétaires en montrant les avantages de la conciergerie par rapport aux propriétés autogérées.

17-Apprenez, à partir de vos erreurs, de vos collègues et de votre réseau

Pour réussir en tant que gestionnaire de conciergerie, vous devez connaître beaucoup de choses.

Vous n’avez pas besoin d’être un expert dans tous les domaines, mais vous devez avoir une compréhension de base des éléments essentiels.

Par exemple,

Il ne suffit pas de savoir comment gérer une propriété.

Vous devez également avoir une connaissance pratique du marketing en ligne, de la comptabilité et d’autres domaines liés à l’immobilier.

Plus vous êtes polyvalent, plus vous pouvez vous vendre et mieux vous vous porterez dans ce que vous faites.

18- Soyez organisé

Avec un bon sens de l’organisation, vous pouvez faire face à tout ce qui se présente à vous.

Heureusement, les dernières technologies facilitent le travail.

Selon une enquête, 81 % des propriétaires ont déclaré que les gestionnaires de conciergerie devaient utiliser la technologie.

Grâce à la technologie, ils peuvent, par exemple, trouver de bons locataires, s’occuper des problèmes d’entretien et suivre les litiges entre propriétaires et locataires.

Voici des conseils d’organisation et de planification pour les professionnels de la conciergerie.

  • Créez un protocole de communication avec le propriétaire.
  • Sachez quelles sont les tâches que vous devez externaliser, et celles que vous ne devez pas externaliser.
  • Ayez toujours un plan d’urgence.
  • Réduisez la paperasserie autant que possible.

19- Avoir des attentes clairement définies

Gestionnaire de Conciergerie
Trouver la bonne attitude

Tous les gestionnaires de conciergerie souhaitent avoir une bonne relation avec les voyageur.

Pour y parvenir, vous devez établir des limites avec les locataires.

Une attitude trop stricte peut créer des tensions, tandis qu’une attitude trop décontractée peut être mal perçue.

20- La gestion du temps est la clé

Avec les clients et les autres problèmes à gérer, la gestion de votre temps est importante.

Lorsque vous savez comment utiliser et ne pas utiliser votre temps, vous devenez plus productif et efficace.

Pour gérer votre temps, créez une routine et respectez-la.

Faites une grande liste visuelle des choses à faire et préparez votre poste de travail pour le lendemain.

Mais évitez la tentation de rester collé à votre bureau à répondre aux e-mails H-24, 7 jours sur 7.

Découpez plutôt votre journée en tranches consacrées à une seule tâche à la fois.

21- Les investisseurs qui réussissent agissent avec intégrité

Agir avec intégrité vous permettra de vous forger une réputation positive dans le secteur.

L’intégrité signifie essentiellement que ce que vous faites correspond à ce que vous dites.

N’oubliez jamais que le nom de votre activité est en jeu.

Une bonne réputation est une recette pour plus d’affaires.

22- Soyez proactif

Gestionnaire de Conciergerie
Anticipez tout

Lorsque vous avez toujours une longueur d’avance, vous avez plus de chances d’éviter les problèmes.

Envoyez des enquêtes de satisfaction.

Anticipez les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

23- Soyez confiant

Devenir un gestionnaire de conciergerie prospère demande beaucoup de travail.

Il faut beaucoup de temps pour maîtriser le métier.

Mais une fois que vous êtes devenu un expert de confiance dans votre secteur, vous avez le droit d’être fier de vous.

24- Évitez de tomber dans le piège de la complaisance

Le secteur de la conciergerie évolue chaque jour.

Vous devez vous tenir au courant des dernières tendances pour ne pas tomber dans le piège de la complaisance.

En faisant cela, vous serez mieux armé pour faire face à toute éventualité.

25- Soyez fiable et disponible

Gestionnaire de Conciergerie
Donnez de l’importance à vos clients malgré vos occupations

Il est essentiel d’être disponible lorsque les clients ont besoin de vous.

Répondez aux courriels et aux appels téléphoniques en temps utile.

Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement, faites-le leur savoir et présentez vos plus sincères excuses.

Quoi qu’il en soit, montrez-leur que vous tenez sincèrement à résoudre leur problème le plus rapidement possible.

La conciergerie est un créneau très concurrentiel qui évolue rapidement.

Il est donc important d’avoir des compétences et des aptitudes qui vous permettent de rester en tête du peloton.

Avec l’autodiscipline et la détermination, ces habitudes amélioreront votre vie professionnelle et personnelle.

26- Privilégier la mobilité

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, on s’attend à ce que vous puissiez travailler de n’importe où.

L’utilisation de logiciels tels que Excel, ainsi que des processus encombrants basés sur le papier, rendent presque impossible la conduite des affaires si vous n’êtes pas au bureau, ce qui vous empêche de faire votre travail efficacement et de servir vos clients.

En donnant la priorité à la mobilité et en adoptant les nouvelles technologies, vous pouvez traiter n’importe quelle demande et prendre le pouls de votre activité, qu’elle soit au bureau, sur le terrain ou à la maison.

Le succès vient à ceux qui planifient et s’efforcent de réaliser de nouvelles efficacités et opportunités.

En tirant le meilleur parti des secrets partagés ci-dessus et en sortant de votre zone de confort, vous pouvez amener votre conciergerie vers de nouveaux sommets.

Si vous êtes prêt à adopter des outils modernes et à mettre la technologie au service de la rationalisation et du développement de votre activité.



J’espère que vous appréciez la lecture de cet article

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Qu’est-ce qui fait l’excellence d’un gestionnaire de conciergerie ?

Un gestionnaire de conciergerie doit être capable d’écouter et de communiquer, ainsi que d’être proactif et impliqué, à jour et bien informé.
Il ou elle doit également être équilibré(e) et plein(e) de ressources, avoir de la personnalité et s’exprimer clairement.
Pour tous les gestionnaires de conciergerie qui s’efforcent d’exceller, la liste des conditions à remplir est longue.

Comment puis-je devenir un meilleur gestionnaire de conciergerie ?

Conseils pour devenir un meilleur gestionnaire de conciergerie :

– La communication est essentielle
– Restez positif
– Tenez-vous au courant
– Ne vous concentrez pas uniquement sur le moment présent
– N’ignorez pas les inspections de propriété nécessaires
– Apprenez de vous-même et des autres
– Organisez vos idées et vos tâches

Qu’attend-on d’une conciergerie ?

La conciergerie couvre un large éventail de tâches, allant de la recherche de bons locataires et de l’optimisation des revenus locatifs à la garantie d’un état optimal de la propriété.
Cela signifie qu’il faut superviser les questions financières, les aspects juridiques et même le budget d’entretien.

Qu’est-ce qu’une conciergerie efficace ?

Une conciergerie efficace exige une relation de travail étroite entre les locataires, les investisseurs et les gestionnaires.
Cela renforce la capacité à satisfaire les besoins de chaque partie tout en améliorant le NOI (Net Operating Income), le ROI (Return On Investment), et la propriété elle-même.
Objectifs d’amélioration de la valeur et de l’esthétique d’une propriété.

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Pierre

Pierre est ingénieur agronome spécialisé dans l'aménagement du territoire (INA ENSA A), et urbaniste. Investisseur immobilier dans la location meublée courte et longue durée, il est passionné pour aider les propriétaires au quotidien. Il est l'auteur du Best Seller "Airbnb Master : les 200 secrets des nouveaux millionnaires de la location courte durée" et collabore avec de nombreux médias (Capital de M6, Le Monde, Le Parisien, Le Petit Futé...) Surtout, Pierre est à votre disposition pour échanger sur vos difficultés, laissez un commentaire !

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